Chargé(e) de gestion administrative et financière

La France s'est fixée pour priorité d'assurer sa souveraineté sanitaire. Pour y arriver,

elle doit regagner son leadership européen et accélérer la transition de son industrie

(bio)pharmaceutique. Seule une action collective, permettra de relever ces défis.

Polepharma structure la filière industrielle (bio)pharmaceutique française et

accompagne sa transformation depuis 20 ans. Ses 3 fortes valeurs s'articulent autour

de : #AUDACE #FIERTÉ et #COOPÉRATION.

L'AUDACE de notre mission commune : faire de la France le meilleur endroit au

monde où développer; produire des médicaments.

La FIERTÉ de fabriquer en France des traitements de qualité dans les meilleures

conditions et de sécuriser la santé publique, de contribuer à l'emploi et aux

économies locales.

La COOPÉRATION industrielle entre territoires et laboratoires, fournisseurs, écoles,

collectifs, experts, talents, …

Contexte :

Au sein de Polepharma, vous serez référent(e) administratif(ve) et financier(ère)

chargé(e) de la bonne exécution des opérations internes et du pilotage de nos

conventions territoriales. Vous travaillerez en liaison directe avec la direction, les

partenaires institutionnels et les équipes de terrain.

Missions principales :

Gestion administrative et financière (appui)

 Assurer le suivi administratif des budgets de fonctionnement et

d'investissement (tableaux de suivi, mise à jour des données, alertes sur les

échéances).

 Participer à la préparation et au suivi des conventions de partenariat avec les

territoires (classement, mise à jour, suivi des échéances et des livrables).

 Contribuer à la préparation des bilans financiers, annexes techniques et

documents de reporting.

 Veiller au respect des procédures internes et à la qualité des documents

produits en lien avec le cabinet comptable.

 Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de subvention

complexes (Feder, PIA France 2030)

 Assurer le support administratif et juridique de la vie statutaire de

l'organisation

Coordination et interface

 Assurer l'interface administrative avec les partenaires territoriaux et

institutionnels (collectivités, adhérents, financeurs), en appui des responsables

de projets.

 Suivre les décisions issues des réunions (direction, partenaires) et en assurer

la mise en forme et la diffusion.

 Participer à la coordination de projets transversaux ou d'événements liés à la

vie de la structure (réunions, comités, rencontres partenaires).

 Assurer la coordination de l'équipe.

Suivi, reporting et outils de pilotage

 Produire et mettre à jour des tableaux de bord administratifs et financiers

(reporting mensuel, indicateurs de suivi).

 Réaliser des analyses simples et synthèses pour appuyer la prise de décision.

 Assurer le suivi des échéances réglementaires et contractuelles.

Organisation et amélioration des processus

 Contribuer à la cartographie et à l'optimisation des processus administratifs

(achats, facturation, archivage).

 Participer à des actions d'amélioration continue : dématérialisation,

simplification documentaire, automatisation d'outils.

 Proposer des améliorations pratiques pour fiabiliser et fluidifier l'organisation

administrative.

Veille et appui territorial

 Participer à la veille sur les dispositifs de financements publics (Région,

Départements, EPCI).

 Mettre à jour les bases de données partenaires et contribuer au suivi des

relations avec les collectivités.

Compétences requises

 Bonnes connaissances en gestion administrative et financière (budgets, suivi

de subventions, procédures).

 Aisance avec les outils bureautiques, en particulier Excel / Google Sheets

 Capacité à organiser, prioriser et respecter des délais.

 Très bonnes qualités rédactionnelles et sens de la synthèse.

 Rigueur, fiabilité et sens de la confidentialité.

 Bon relationnel et capacité à travailler en interface avec des interlocuteurs

variés (internes et externes).

Profil recherché

 Formation Bac +2 / Bac +3 en assistanat de gestion, administration ou

comptabilité.

 Expérience de 3 à 5 ans sur un poste d'assistanat administratif et/ou financier,

idéalement dans un environnement institutionnel, associatif ou territorial.

 Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.

 Autonomie, esprit d'initiative et goût pour l'amélioration continue.

Conditions et positionnement

 Poste en appui direct de la direction et des équipes projets.

 Forte dimension organisationnelle et transversale.

 Évolution possible des missions en fonction de l'autonomie et des

compétences développées.

 Contrat : CDI (37,50 / semaine – RTT)

 Temps de travail : Temps plein

 Lieu : Chartres

 Rémunération : Selon profil et expérience

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages :

• RTT

Lieu du poste : En présentiel