SECRÉTAIRE CDD CL3R SOREHA

SECRÉTAIRE CDD CL3R SOREHA (CANDIDATURE RETENUE MME MONFRAY JULIE) (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Quotité de temps % : 40%

Durée du contrat : 3 mois

Horaire : Jour

Lieu de travail : CL3R 4 rue J SARRAZIN 69008

Type de contrat : CDD

Date de prise de poste souhaitée : 01/12/2025

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d'Europe.

Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l'établissement dispose de l'ensemble des niveaux d'intervention, des soins courants aux activités de recours et d'expertise.

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l'implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d'organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d'agir.

Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l'innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd'hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.

Rejoindre Le Vinatier, c'est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l'abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.

Activités principales
1. DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Gestionnaire d'informations médico-administratives, le/la secrétaire médical(e) participe et contribue au parcours des patients, en lien avec les professionnels médicaux, paramédicaux et administratifs.

Elle/il traite, organise et coordonne ces informations de telle sorte que chaque intervenant du parcours du patient dans le pôle (et hors pôle) dispose de la bonne information au bon moment.

2. ACTIVITES PRINCIPALES

2.1. Fonction accueil

• Accueil téléphonique, transmission des messages et consignes
• Accueil physique des personnes se présentant au secrétariat (patient, familles, autres partenaires du soin …)
• Travail de lien et de diffusion de l'information
• Prises de rendez-vous
• Attention particulière portée sur l'identitovigilance (CNI, Carte vitale…).

2.2. Fonction gestion et organisation

• Hiérarchisation des tâches de secrétariat à réaliser en fonction des priorités
• Gestion des fournitures bureautiques

• Gestion des tableaux de service des médecins

• Gestion des dossiers administratifs et médicaux

• Mise à jour des dossiers patients : adresse, téléphone, mail, coordonnées des correspondants personne de confiance…

• Gestion des bons de transport et des demandes d'interprétariat

• Gestion des agendas OUTLOOK
• Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux

• Gestion des protocoles de soins (demande de prise en charge à 100%) des patients

• Traitement des courriers et des dossiers (enregistrement, tri et diffusion)

• Congés pris en concertation avec les collègues secrétaires afin de maintenir la continuité de la mission secrétariat.

2.3. Fonction saisie

• Saisie et mise en forme des comptes rendus des réunions
• Saisie de l'activité et de données statistiques
• Saisie des comptes rendus d'entretien, des observations médicales (dictée numérique) et des fiches de liaison émanant des médecins sur CORTEXTE
• Saisie et mise en forme de documents, rapports et courriers
• Saisie et édition mensuelle de l'indemnité d'aide à l'insertion des usagers pris en charge aux ateliers thérapeutiques du service, et remise des convocations au coordonnateur de la filière socio-professionnelle
• Ouverture des dossiers sur REHABASE
• Participation à la collecte systématique de données. Saisie RIM-P en collaboration avec le médecin rédacteur du CRH (diagnostic principal, comorbidité addictive, comorbidité somatique, facteurs environnementaux)

2.4. Fonction travail de lien et de suivi

• Suivi des certificats médicaux de SPDT et de SPDRE en lien avec les médecins et le bureau des entrées
• Participation aux réunions incluant pour ces dernières l'élaboration et la diffusion du compte-rendu en lien avec l'encadrement de l'unité
• Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux
• Suivi et rédaction des lettres de liaison et envoi aux correspondants extérieurs, notamment médecins traitants
• Suivi de l'identité médecin traitant et personne de confiance
• Travail de collaboration avec les différentes équipes du service en lien avec le cadre de santé et le médecin de l'unité
• Suivi de la bonne réception des livraisons en lien avec le cadre administratif du pôle
• Assurer la continuité du service en lien avec les autres secrétaires du service.

2.5. Fonction liée aux missions universitaires du service

• Assistance pour l'organisation des réunions partenariales sur l'enseignement et la recherche
• Lien avec les enseignants et les différentes composantes de l'université pour la mise en place des programmes pédagogiques
• Contribution à l'organisation des sessions d'examens pour les enseignements portés par le service
• Contribution au suivi budgétaire des actions pédagogiques

Aide à la saisie des informations sur les logiciels de suivis étudiants et enseignants

Activités spécifiques

• Participation à des groupes de travail et réunions du service ;
• Articulation et liens avec les médecins et le cadre de santé.

Exigences du poste

• Qualité d'accueil, d'écoute et de discrétion (respect de la déontologie et du secret professionnel) ;
• Efficacité, capacité d'initiatives et sens des priorités ;
• Capacité à faire des liens et à transmette les informations ;
• Capacité de collaboration et de travail en équipe pluri professionnelle ;
• Assurer la confidentialité des informations traitées ;
• Rigueur, disponibilité, ponctualité.

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