Assistant.e de projets immobiliers

Nous sommes à la recherche d'un.e Assistant.e de projets immobiliers basé.e à Paris.

Votre cadre de travail :

Vous rejoignez la Direction du Développement, Aménagement et Promotion IDF-EST-Luxembourg qui œuvre à la création de nouveaux lieux de vie et développe des programmes immobiliers mixtes conjuguant notamment des logements, des résidences gérées, des bureaux, des commerces et locaux d'activités.

Nous vous proposons de nous rejoindre pour renforcer notre équipe, composée de 9 personnes des opérations / de programmes, Responsables Programmes / Construction, de projets immobiliers), et de participer au développement de notre territoire.

Ce que nous allons faire ensemble :

Directement rattaché.e au Directeur des Opérations, vous accompagnez les / Responsables de programmes et Responsables Construction dans le suivi de toutes les étapes des projets immobiliers sur les volets technique, administratif et financier, et êtes en lien avec tous les acteurs internes et externes du projet.

Vous êtes une personne clé pour contribuer au bon déroulement et au suivi de toutes les étapes des projets, et également pour le fonctionnement de notre équipe implantée à Paris.

Vos missions :

Vous assurez le suivi des différentes étapes de la vie de l'opération, de la préparation à la livraison :

1/ ASSURER LE SUIVI DES OPERATIONS (ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES)

• Accompagner le lancement du projet, la préparation des dossiers comités, la validité des protocoles d'études, le suivi du montant des études ;

• Assurer l'interface avec les services juridique et financier et les demandes de pouvoirs pour signer les actes et engagements ;

• Vérifier et suivre les autorisations administratives nécessaires pour le projet ;

• Mettre en place les Assurances nécessaires au chantier et suivre les taxes liées aux autorisations administratives ;
• Accompagner le/la responsable construction dans le lancement des appels d'offres (référencement dans les logiciels ad hoc…) ;
• Préparer et lancer les engagements (marchés, lettres de commande, OS…) via signature électronique ou autre ;
• Suivre les agréments des sous-traitants et assurer une veille règlementaire en lien avec la Direction Juridique et/ou le service des Achats ;
• Suivre les dépenses et le budget d'investissement des projets en phase amont et en phase réalisation (travaux) : situations de travaux, retenues de garanties, décomptes généraux et définitifs (DGD) ;
• Suivre les PV de réception et les levées des réserves jusqu'à la fin de l'année de parfait achèvement.

2/ COORDONNER LES PARTIES PRENANTES INTERNES ET EXTERNES

Vous facilitez la communication et la collaboration entre tous les acteurs impliqués dans le projet, des équipes internes aux partenaires externes, afin de promouvoir une exécution harmonieuse et conforme aux objectifs fixés, en ce sens :

• Veiller, anticiper et alerter les interlocuteurs internes et externes sur les process internes ;
• Préparer et piloter la mise à jour des documents de reporting du territoire, mensuels et trimestriels ;
• Assurer l'interface avec les organismes publics (impôts, DRAC, Inspection du Travail…) et être garant de la veille réglementaire, depuis la déclaration d'urbanisme initiale jusqu'à la liquidation de la SCCV et la clôture du programme chez le notaire.

3/ ADMINISTRER LES VENTES

Vous accompagnez toutes les phases de la commercialisation des biens immobiliers, depuis la préparation des contrats de réservation jusqu'à la coordination du service après-vente, en passant par le suivi des transactions pour assurer une expérience client positive et la réalisation des objectifs de vente. En ce sens :

• Être l'interlocuteur privilégié du client tout au long de son parcours d'achat immobilier ;

• Intervenir dans l'organisation et la gestion administrative, aux côtés des Responsable de programme et Responsable de construction durant l'ensemble des phases de réalisation d'un programme :

• Lancement commercial ;

• Suivi de la commercialisation et signatures notaires ;
• Travaux modificatifs acquéreur et choix des matériaux ;
• Lancement des appels de fonds et suivi administratif ;
• Organisation des visites de chantiers et des livraisons ;
• Gestion des levées de réserves de livraison et de GPA ;
• Assister l'équipe dans la relation avec le Client afin de répondre dans les meilleurs délais aux sollicitations clients.

4/ ASSURER LA GESTION DOCUMENTAIRE

Vous assurez la gestion documentaire du projet jusqu'à l'archivage sur l'outil de référence de l'entreprise en matière d'archivage (informatique et papier).

Votre profil :

Issu.e d'une formation Bac +2/3 en immobilier ou de formation administrative de type Assistant(e) Manager, vous disposez d'une expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire chez un promoteur immobilier, un maître d'œuvre, une société d'aménagement ou une entreprise du BTP.

Vous savez vous adapter en permanence et gérer les priorités tout en conservant votre sens du relationnel et du service.

Méthodique, organisé.e et rigoureux(se) en totale autonomie vous faites preuve de réactivité pour assurer aux côtés des Directeurs et responsables de projet, le bon déroulement des opérations tout en faisant face aux difficultés éventuelles.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques Pack Office, vous avez l'habitude d'utiliser des logiciels de gestion de commande, vous aimez manier les chiffres et savez user de votre précision.

Vous aimez créer les conditions propices au travail en équipe et organiser la qualité de l'accueil de nos clients et partenaires dans nos locaux.

Ce qui nous fera dire qu'on est vraiment fait pour s'entendre :

• • Vous avez envie de rejoindre une équipe dynamique et de participer à son développement
• Vous avez un maximum des qualités citées plus haut
• Vous appréciez le ton de cette annonce : vous y devinez notre état d'esprit et savez que rester humble et accessible n'empêche pas de travailler sérieusement.

Attiré.e par l'aventure ? Transmettez-nous votre candidature

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