Secrétaire et gestionnaire comptable/Achat

POSTE PROPOSÉ

Secrétaire et gestionnaire comptable/Achat

CONTRAT

CDD

DESCRIPTIF

Pourcentage de temps de travail : 100%

Fiche de poste évolutive en fonction des besoins du service

Définition du poste :

L'adjoint administratif gère pour son secteur l'ensemble des commandes de la réception du besoin jusqu'à la liquidation : Saisie des commandes, réception informatique pour certains achats, liquidation des factures, gestion des litiges (problèmes liés à la commande, la réception, la facturation) avec les fournisseurs et les services utilisateurs, participation à la clôture comptable.

Il assure également un accueil téléphonique, du classement et de l'archivage.

Identification du poste

Titre de la fonction : Secrétaire et Gestionnaire comptable/achat services économiques

Famille : Comptabilité

Corps : Personnel administratif

Grade : Adjoint administratif

Direction d'affectation : Direction des services économiques, des travaux et de la logistique

Service d'affectation : Services économiques

Missions principales :

Secrétariat :

Accueil des personnes

Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques

Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Gestion des stocks de produits, de matériels dans son domaine (fournitures de bureau)

Prise de notes, frappe, mise en forme et diffusion de documents (notes d'informations et de service pour les services de la Direction des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique, compte-rendu de réunions)

Prise de rendez-vous/gestion de l'agenda du Directeur des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique

Gestionnaire comptable et achats :

Orientation et traitement des demandes des services (bons intranet, recensement des besoins, demandes de devis, recherche de fournisseurs)

Elaboration de bons de commande ; Saisie des engagements annuels

Réception (informatique) des fournitures et prestations

Contrôle et liquidation des factures

Règlement des litiges, relances fournisseurs

Création et suivi des fiches d'immobilisations (entrées, transferts d'UF (Unités Fonctionnelles), sorties)

Mise en place de tableaux de suivi des dépenses

Gestion des pièces marché dans le logiciel de Gestion Economique et Financière et rédaction et suivi des conventions

Missions complémentaires :

Gestion du mobilier (suivi du stock, cessions/dons/mise au rebut)

Gestion des sinistres en lien avec les assurances

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Relations fonctionnelles :

Direction des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique

Ensemble de directions de l'établissement

Professionnels des services de soins

Fournisseurs et transporteurs

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Savoir-faire :

Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Suivre, analyser et optimiser les processus dans son domaine de compétence

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité

Travailler en équipe/en réseau

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers comptables (commande, réception, liquidation)

Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

Adapter et optimiser le planning de rendez-vous, de visites du Directeur du service

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Rédiger et mettre en forme des notes et des documents relatifs à son domaine de compétence

Savoir-être

Sens de l'organisation et de l'initiative

Rigueur

Goût du contact (tant avec les services utilisateurs que les fournisseurs)

Qualifications

Connaissance des logiciels de bureautique et de messagerie : Word, Excel, Outlook

Des notions en comptabilité et achat public seront appréciées

Formations Obligatoires :

Sécurité incendie

Etudes préparant au métier et diplôme(s)

Diplôme ou formation spécialisée dans le domaine comptable (CAP BEP ou bac professionnel)

Correspondances statutaires éventuelles :

Adjoint administratif CAT C

Risques professionnels :

Exposition prolongée à un écran

PERSONNE À CONTACTER

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ETABLISSEMENT

Centre hospitalier Camille Claudel

17 rue Camille Claudel CS 90025

16400 La Couronne