Assistant(e) de Gestion H/F

Au sein du CESP, vos missions principales seront les suivantes :

• Assurer la gestion financière et administrative des projets portés par les équipes dont vous avez la charge ;
• Réaliser les actes de dépenses et de recettes, en lien avec les gestionnaires de contrats et les responsables scientifiques ;
• Suivre les recrutements des équipes et veiller à la conformité des procédures applicables ;
• Appliquer et faire appliquer les règles administratives, budgétaires et réglementaires en vigueur au sein des tutelles ;
• Contribuer au lien fonctionnel entre le CESP, Gustave Roussy et les autres partenaires institutionnels dans le cadre des activités de recherche des équipes;
• Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et RH des équipes dont vous aurez la charge, dans le respect des règles et des procédures de ses tutelles.

Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale du CESP vous exercerez les activités suivantes :

• Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel pour les besoins des équipes (dépenses, achats, commandes, missions et établir des documents administratifs/financiers pour les recrutements dans le respect des procédures définies par les services des tutelles ;
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux ;
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ;
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques ;
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l'équipe ;
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs ;
• Informer et accompagner dans leurs démarches l'équipe de recherche et les partenaires externes ;
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion dont vous avez la charge.
• Participer à certaines réunions avec les services assurant le suivi scientifique des projets de recherche dont vous aurez à assurer le suivi administratif et financier ;
• Interagir avec les services financiers et RH d'autres organismes partenaires (Inserm, l'Université Paris-Saclay, Gustave Roussy) ;
• Participer à la rédaction d'appels d'offres pour des achats selon les règles des marchés publics et éventuellement à leur soumission sur le site ;
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables ;
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des ressources humaines ;
• Assurer le soutien logistique et/ou de manifestations en lien avec les activités des équipes dont vous aurez la charge ;
• Mettre à jour les procédures et modèles de documents.

Connaissances, savoir :

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Connaissances budgétaires générales
• Bonne connaissance des finances publiques et des techniques d'achat
• Maitrise des outils de bureautique (Word et Excel)
• Connaissance de l'application de gestion financière (SAP, Sifac+) serait un plus.
• Techniques de communication (orale et écrite)
• Connaissance du monde de la recherche apprécié
• Connaissance de base des processus juridiques et financiers
• Connaissance générale des ressources humaines
• Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

• Réaliser des synthèses
• Concevoir des tableaux de bord
• Savoir planifier et respecter les délais
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Mettre en œuvre et optimiser des procédures
• Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques
• S'approprier facilement de nouveaux outils logiciels
• Détecter et résoudre les anomalies de traitement d'une situation
• Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires

Savoir-être :

• Faire preuve de réactivité, d'adaptation et de fiabilité
• Faire preuve de confidentialité
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Faire preuve d'esprit d'équipe et de dynamisme
• Être autonome

Formation Bac + 2 minimum.

Une première expérience est souhaitée

Temps plein (100%), CDD de 1 an, renouvelable.

Lieu : CESP UMR Inserm 1018, Bâtiment 15/16, 16 avenue Paul Vaillant Couturier, Villejuif (94).

Prise de fonction : ASAP

Rémunération : Rémunération selon la grille indiciaire (ITRF– catégorie AI) de Gustave Roussy et selon diplômes et expérience.

Télétravail possible : OUI, maximum 2 jours par semaine en accord avec la secrétaire générale

Villejuif

1- Diplôme technique

Inférieur à 2 ans