Office Manager

il y a 2 semaines

Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France Formulance group Temps plein 30 000 € - 50 000 € par an

Formulance est spécialisée dans la vente et le marketing d'ingrédients cosmétiques, de matières premières et de solutions industrielles et médicales.

Fondée en 2013 à Lyon, l'entreprise évolue en France comme à l'international. Dans un contexte de structuration et de croissance , nous recherchons un(e) Office Manager avec une sensibilité marquée pour les démarches qualité afin de soutenir le bon fonctionnement de l'entreprise et contribuer à l'amélioration de nos processus internes.

Votre rôle :

Vous êtes le pilier de l'organisation quotidienne du bureau et un support indispensable pour les équipes.

Votre sens de la qualité vous permettra également de participer activement au maintien et à l'amélioration des procédures internes, notamment dans le cadre de certifications comme ISO 9001, Ecovadis ou Ecocert.

Vos missions :

  1. Gestion du bureau & services généraux :

  2. Assurer le bon fonctionnement du bureau : fournitures, matériel, salles de réunion, livraisons.

  3. Gérer et suivre les prestataires (maintenance, nettoyage, services externes).
  4. Organiser les déplacements et besoins logistiques des équipes.

  5. Suivre la flotte automobile : documents, entretien, renouvellement, conformité.

  6. Support administratif & organisationnel :

  7. Assurer le traitement et la circulation des documents internes.

  8. Soutenir les équipes dans la rédaction, mise en forme ou mise à jour de documents administratifs.
  9. Gérer l'accueil physique et téléphonique.

  10. Participer à l'organisation d'événements internes (réunions, séminaires, visites…).

  11. Contribution aux démarches qualité

  12. Participer au suivi et à la mise à jour des procédures internes.

  13. Contribuer à la préparation des audits (ISO 9001, Ecovadis, Ecocert).
  14. Suivre et classer les documents qualité et les indicateurs internes.
  15. Être un relais auprès des équipes pour le respect des processus.

(Pas de pilotage qualité, uniquement un rôle de support, coordination et exécution.)

  1. Support aux projets internes :

  2. Contribuer à l'implémentation de l'ERP (Odoo) : tests, saisies, vérification des données, documentation.

  3. Soutien administratif aux équipes (ADV, comptabilité, direction).
  4. Participation à l'amélioration des process internes (communication, outils, modes opératoires).

Votre profil :

  • Expérience confirmée (2 à 5 ans) comme office manager, assistant(e) administratif(ve) ou assistant(e) qualité si possible en BtoB
  • Aisance dans les environnements structurés et/ou certifiés.
  • Organisation impeccable, sens des priorités et autonomie dans la gestion du quotidien.
  • Très bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
  • Maîtrise des outils informatiques et intérêt pour les outils de gestion (ERP, CRM).
  • Rigueur, fiabilité et sens du service.

Conditions :

Contrat : CDD ou CDI

Lieu : Lyon

Rémunération : selon profil et expérience

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