Assistant de direction

Mise en ligne le

Assistant de direction

Annonceur

DIRECTION DE LA CULTURE ET DU TOURISME

Type de contrat

Emploi permanent

Statut

Domaine

Assistanat / Secrétariat

Contexte du recrutement et définition de poste

A seulement 10 minutes de Paris et avec plus de habitants, la ville d'Argenteuil est la troisième plus grande ville d'Ile-de-France. Territoire dynamique à travers ses projets d'envergures et ses actions auprès de ses habitants, elle se caractérise notamment par son attractivité culturelle et sportive. Avec une volonté constante d'adapter ses offres de services aux besoins de la population, ce sont plus de 2500 agents qui œuvrent au quotidien au sein des services municipaux.

La direction de la culture et du tourisme recherche son futur Assistant de direction H/F .

Sous l'autorité de la Directrice de la Culture et du Tourisme, l'assistant de direction coordonne l'organisation administrative, budgétaire et financière de la direction, en lien avec l'ensemble des services. Il assure le suivi des dossiers, participe à la gestion des projets transversaux et accompagne les services dans la mise en œuvre de leurs missions.

Missions principales

1. Organisation budgétaire et financière :

• Assister le Directeur dans le lien avec les directions des finances et de la commande publique, en coordonnant les demandes et projets de la direction ;
• Coordonner la préparation et le suivi du budget de la direction en lien avec les services ;
• Collecter, consolider et saisir les données budgétaires et suivre l'exécution des régies et budgets ;
• Participer à la recherche et au suivi des subventions, superviser le montage et la notification des dossiers ;
• Veiller aux implications financières des projets et apporter un support ponctuel aux services (bons de commande, traitement des factures).

2. Organisation administrative et juridique :

• Coordonner le suivi des marchés en cours et des délais de relance ;
• Centraliser et suivre les délibérations et actes juridiques (contrats, conventions), en s'assurant de leur cohérence budgétaire et du respect des délais ;
• Aider à la rédaction et à la formalisation des documents administratifs.

3. Organisation de la vie professionnelle du Directeur :

• Organiser l'agenda, les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités ;
• Préparer les dossiers et supports nécessaires aux rendez-vous et réunions ;
• Coordonner le suivi des rétroplannings de la direction et des événements culturels.

4. Suivi administratif de la direction :

• Gérer le courrier administratif, les boîtes génériques et le suivi des doléances ;
• Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers de la direction.

5. Suivi des ressources humaines :

• Élaborer, suivre et centraliser les tableaux de bord RH (absences, congés, formations, heures supplémentaires…) ;
• Préparer et suivre les instances paritaires (CT, CHSCT) ;
• Jouer un rôle d'interface et de conseil auprès des services sur les procédures RH.

6. Suivi des projets et activités :

• Coordonner le suivi des activités et statistiques en lien avec les unités transverses ;
• Relire et valider les documents de communication avant diffusion ;
• Participer à l'organisation et au bon déroulement des projets transversaux de la direction.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un Baccalauréat ou d'un BTS en Gestion administrative et financière des collectivités locales, et vous justifiez d'une formation ou d'une expérience significative dans le domaine de la gestion administrative et financière, idéalement complétée par une expérience dans le secteur culturel.

Vous disposez de solides connaissances en comptabilité publique et en gestion financière, ainsi qu'une bonne maîtrise du fonctionnement des régies et des circuits administratifs.

Vous connaissez les aspects juridiques des actes des collectivités, la réglementation des marchés publics et le fonctionnement des assemblées.

Des notions de comptabilité analytique et une compréhension du rôle et du fonctionnement des différentes collectivités viennent compléter votre expertise.

Vous savez élaborer et suivre des tableaux de bord, organiser des outils de planification et assurer un suivi rigoureux des dossiers.

Vous possédez de solides qualités rédactionnelles, maîtrisez les techniques de secrétariat (prise de note, standard téléphonique) et êtes à l'aise avec les logiciels bureautiques.

Doté d'un réel sens du service public, vous aimez travailler en transversalité et savez faire preuve de discrétion et de confidentialité. Vous adoptez un vocabulaire professionnel adapté aux services publics et savez conjuguer autonomie, réactivité et esprit collaboratif.