Secrétaire administratif H/F

La résidence Les Aigueilleres, appartenant au Groupe Oc Santé, est situé sur la commune de Montferrier sur Lez. L'établissement dispose de 60 lits dont 10 lits en secteur protégé, pour les personnes présentant des troubles cognitifs.

Nous recrutons une secrétaire administrative à temps plein

Vos principales missions seront les suivantes :

o Vérifier la présence du personnel et la bonne organisation du travail.

o Prévenir la direction des problèmes ressentis, et participer à leur résolution dans le champ de ses responsabilités.

o En lien avec la Gouvernante, prévenir le responsable technique en cas de panne de matériel essentiel au bon fonctionnement de l'établissement.

 Activités administratives :

• Traite les courriers et appels téléphoniques

• Rédaction de courriers divers : courrier tutelle, courrier familles, etc.

• Prise de RDV pour la Direction

Gestion des Ressources Humaines :

• Suivi des planning des professionnels

• Suivi et gestion des absences sur planning

• Tenue des dossiers individuels du personnel

• Participe à la préparation des éléments de paye

• Tenue du registre unique du personnel

 Gestion dossiers des résidents :

• Suivi et mise à jour des dossiers administratifs du résident, suivi mouvements entrées/sorties

• Registre des entrées et sorties des résidents

• Préparation du contrat de séjour, règlement intérieur, livret d'accueil avant une admission.

 Facturation mensuelle :

• Participe au contrôle et suivi des factures résidents

• Suivi avec les conseils départementaux

 Activités hôtelières :

• Accueil des nouveaux résidents et de leur famille

• Participe à l'accueil des stagiaires, des remplaçants (remise des fiches de postes et signature du contrat)

• Accueil des visiteurs et des prestataires

• Répondre aux attentes des résidents : questions diverses et requêtes

 Activités annexes :

• Supervise le classement et l'archivage des documents

• Mise à jour de tous les documents qui nécessitent un suivi.

La liste des tâches n'est pas exhaustive, la secrétaire administrative devra s'adapter aux évolutions de son emploi et suivre notamment les formations nécessaires.

Liens fonctionnels :

Pour la bonne réalisation de ses missions, la secrétaire administrative aura des relations fonctionnelles avec tous les corps de métier représentés au sein de la structure. Il/Elle aura également des liens de travail avec la comptabilité et le service paye ainsi qu'avec les autorités de contrôle et de tarification, notamment dans le cadre du suivi des dossiers concernant les résidents.

Savoirs techniques et professionnels :

Il est impératif de posséder au minimum un diplôme de niveau Bac +2/3 ainsi qu'une maîtrise des principaux logiciels, une bonne orthographe et une aisance rédactionnelle :

› Maîtriser les outils bureautiques ;

› Filtrer et orienter les appels téléphoniques ;

› Renseigner les interlocuteurs ;

› Rédiger et mettre en forme un document de manière autonome ;

› Travailler en équipe ;

› Organiser et prioriser les activités de secrétariat ;

› S'exprimer aisément devant des interlocuteurs divers et variés.

Savoirs être :

› Bon relationnel ;

› Esprit d'initiative ;

› Disponibilité ;

› Sens de la confidentialité / Discrétion ;

› Rapidité d'exécution ;

› Polyvalence ;

› Diplomatie.

Horaires et rythme de travail :

CDI à temps plein

Lundi au Vendredi de 9h00 - 12h00 / 14h00 - 18h00.

Rémunération :

Filière administrative – Position I – Niveau Employé hautement qualifié

Coefficient 236 + SEGUR 1 + ancienneté

= à partir de € brut + ancienneté en fonction de l'expérience

Prise de poste le 15 mars 2026.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 007,84€ par mois

Lieu du poste : En présentiel