Agent·e instructeur·rice ASE

Au cœur du Sud-Ouest, le Conseil Départemental de Lot-et-Garonne vous invite à rejoindre une équipe de 1300 agents qui œuvrent au quotidien sur un territoire de habitants.

D'Agen à Marmande, de Casteljaloux à Villeneuve-sur-Lot, en passant par Damazan ou Nérac, le Lot-et-Garonne c'est un concentré de Sud-Ouest alliant convivialité et douceur de vivre. Idéalement situé entre les métropoles de Bordeaux et Toulouse, le Lot-et-Garonne est unanimement reconnu pour sa qualité de vie et son environnement privilégié. Véritable « Jardin de la France » pour la qualité et la diversité de ses produits locaux et sa gastronomie, le Lot-et-Garonne est aussi un territoire de culture, de sport et d'activités nature.

En terre d'ovalie, l'esprit d'équipe, le partage et la solidarité font partie de notre ADN. Rejoignez le pack lot-et-garonnais

La Direction Enfance-Famille (DEF) organise et met en œuvre les moyens relatifs à la prévention, la protection et l'accompagnement des familles pour assurer, selon des modalités adaptées, les besoins et prises en charge des enfants et des jeunes âgés de 0 à 21 ans. La DEF s'inscrit dans un travail de transversalité avec les autres directions pour assurer l'ensemble de ses missions. L'équipe de Coordination Administrative et Financière assure la gestion administrative et financière des mesures au titre de l'Aide Sociale à l'Enfance décidées par le·la Directeur·rice Enfance-Famille et les Cadres du Pôle Prévention et Protection.

Cadre général d'intervention :

Sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle directe du·de la Responsable du Pôle Administratif et Financier, l'agent·e instructeur·rice ASE assure l'instruction administrative et la saisie des informations relatives aux mineurs et jeunes majeurs du département dans le cadre des mesures de PPE. Il·elle participe aux réunions de la Direction Enfance-Famille ainsi qu'aux groupes de travail internes ou inter-partenariaux pour lesquels il·elle aura été mandaté·e.

Activités du poste :

• Gestion des appels téléphoniques et des messages électroniques.
• Orientation des appels selon les demandes et prise de messages pour les Cadres du Service Prévention et Protection de l'Enfance.
• Réception, traitement et archivage des messages électroniques.

Gestion administrative :

• Saisie informatique de l'intégralité des données administratives relatives aux mineurs, Mineurs Non Accompagnés (MNA) et jeunes majeurs du département bénéficiant d'une prestation de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE) dans le logiciel métier.
• Enregistrement des documents et envoi aux équipes ASE des Pôles ASE (en CMS) et établissements/services pour mise au courant et suivi des mesures dans le cadre de procédures départementales allant de l'admission jusqu'à la sortie.
• Préparation des parapheurs (courriers, prises en charge administratives…).
• Transmission aux cadres du Service Prévention et Protection de l'Enfance des documents administratifs nécessitant une validation.
• Instruction des demandes de mesures administratives et de mesures judiciaires relevant de l'ASE (Réception, enregistrement et classement).
• Transmission de notes et de rapports aux autorités judiciaires.
• Vérification de la complétude des dossiers administratifs dans le respect des règles du circuit en Protection de l'Enfance.
• Formalisation et maintien des liens avec l'ensemble des collègues de la DEF, des établissements/services, des lieux d'accueil, des partenaires, des différents prestataires pour la constitution, la mise à jour et la clôture des dossiers des mineurs et des jeunes majeurs bénéficiant d'une prestation de l'ASE.
• Consultation de l'activité des jeunes confiés à partir de tableaux de bord Excel.

Gestion financière :

• Saisie informatique de l'intégralité des données financières relatives aux mineurs, Mineurs Non Accompagnés (MNA) et jeunes majeurs du département bénéficiant d'une prestation de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE) dans le logiciel métier.
• Saisie et instruction des demandes d'aides financières relevant de l'ASE (engagements, mandatements).
• Demande de création/suppression de tiers en fonction de la nature des prises en charge au service interne concerné.
• Préparation des parapheurs (courriers, prises en charge financières…).
• Transmission aux Cadres du Service Prévention et Protection de l'Enfance des documents financiers nécessitant une validation : réception, transmission pour avis et signature puis intégration des devis (ou autres documents financiers) dans le logiciel métier.
• Compte tenu de la présence d'activités spécifiques, la fiche de poste reste évolutive en fonction des besoins et des dispositifs de la DEF.

Niveau de maîtrise ou d'expertise (pratiquer, diagnostiquer, proposer des actions…) :

• Connaissance du cadre juridique de la Prévention et de Protection de l'Enfance
• Connaissance de l'application ASG
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
• Techniques d'écoute et de communication
• Savoir faire face aux différents types de situations très diverses dans ce domaine

• S'adapter rapidement aux modifications des outils informatiques et aux évolutions des procédures

• Bonne connaissance des partenaires et prestataires de la Direction Enfance-Famille

• Connaissance du secteur social, médico-social et des missions du Conseil Départemental
• Etre capable de prendre des initiatives tout en respectant les limites du poste occupé

• Mettre en œuvre des organisations appropriées au domaine d'intervention

• Collecter l'ensemble des données pour assurer la saisie

• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser des informations
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
• Travailler en équipe/en réseau
• Utiliser les outils bureautiques / la Technologie d'Information et de Communication (TIC)

• Maîtriser le logiciel métier ASG

• Grandes aptitudes au travail d'équipe, pluridisciplinaire et partenarial

• Rigueur administrative
• Autonomie
• Adaptabilité

• Disponibilité

• Travail en bureau et en journée

• Possibilité de télétravail
• Strict respect du secret professionnel et de l'obligation de réserve
• Peu de déplacements
• Organisation des congés en binôme