Gestionnaire de l'offre de formation H/F

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

CDD 9 mois

Le ou la gestionnaire de l'offre de formation est en charge de l'appui administratif du département :

• D'accueillir et informer les différents publics (futurs apprenants et apprenants, enseignants, entreprises et public externe).

• d'assurer toutes les taches de gestion administrative liée au cursus des apprenants inscrits en BUT (IP - Enregistrement des emplois du temps - suivi de la réalisation des enseignements- aide à l'organisation des examens - saisie des notes - préparation des PV de JURY et des relevés de notes).

• d'assurer la traçabilité et archivage des éléments de suivi des formation de BUT

• de mettre à jour les maquettes et de formation et appliquer les règles de calculs dans les outils de gestion transversaux
• Suivi des absences des apprenants, transmission des éléments d'information via les plateformes et outils de gestion
• Remontée des informations administratives et financières liées aux formations du département aux services d'appui de l'IUT

Activités principales et associées :

• Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants
• Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection en collaboration avec le ou la responsable

des recrutements

• Saisir les informations dans les applications internes (Apogée, RefFormations, ...)
• Diffuser le planning des étudiants et assurer le suivi de ses modifications
• Mettre en œuvre les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, transmissions des sujets, préparation et/ou participation aux délibérations)
• Gérer la logistique des enseignements et devoirs surveillés (salles, planning, matériel, surveillance) à l'aide des applications dédiées
• Procéder à l'archivage des documents liés au cursus des étudiants
• Participation à la vie de l'institut (JPO, événements liés à la pédagogie, cérémonies de remises de diplôme.)

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :

Environnement professionnel et fonctionnement de l'Université de Lille et de ses composantes;

Connaissances budgétaires générales;

Cadre réglementaire de la formation initiale, continue et apprentissage

Logiciels bureautiques courants

Applications internes de gestion

Maquettes des formations

Établissement, ses composantes, ses services

Procédures administratives et règlement des études

Savoir-faire opérationnels :

• Travailler dans des délais contraints
• Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation
• Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
• Respecter la confidentialité des données

Savoir-faire comportementaux :

Avoir le sens de l'accueil et du service public

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de réactivité

Travailler en équipe

Faire preuve d'impartialité

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances

Baccalauréat et formation à la gestion administrative ou expérience equivalente

Changements organisationnels, réglementaires et techniques en cours (structuration, changement d'applicatifs...)