Assistant administration des ventes H/F

À propos du poste

Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un ou une Assistant(e) Administration des Ventes pour rejoindre notre équipe composée de 4 collaboratrices. Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la gestion administrative des ventes, de la relation client et du soutien aux équipes commerciales terrain. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où votre organisation et votre sens du service seront essentiels pour assurer le bon déroulement des opérations. Si vous maîtrisez les outils bureautiques, que vous avez une excellente communication en français et en anglais, et que vous souhaitez contribuer à la croissance de notre activité, cette opportunité est faite pour vous.

Responsabilités

➢ Enregistrement commandes du jour et Vérification administrative des commandes entrantes et correction des anomalies

➢ Planification et suivi des livraisons

➢ Saisie des bons de livraison du matériel reçu la veille.

➢ Recherche de l'affaire, scan du Bon livraison dans note de l'achat puis bon de réception.

➢ Vérifier si le dossier est livrable si oui mise en prépa au dépôt, si un envoi chez Regor ou Reglift est nécessaire, (les informations doivent être notées par les chargés d'affaire dans les notes de la vente) si non BL en attente de recevoir le complément de matériel.

➢ Mise en préparation atelier des dossiers pour expédition,

➢ Faire bon de livraison , étiquette transporteur (affrètement, messagerie ou colis chronopost)

➢ Scanné la fiche préparation Atelier puis la fiche contrôle et l'intégrer dans note de la commande vente.

➢ Vérifier en fonction de la commande si acompte demandé, (rédiger l'acompte puis envoi au client).

➢ Vérifier le règlement des acomptes et voir service recouvrement pour relance de règlement afin d'être bloquée lors de l'envoi.

➢ Facturation et avoirs clients

➢ Réalisation des Factures acquittées et certificats CARSAT

➢ Envoi des factures et avoirs sur portails clients dématérialisés – et mise à jour des portails client

➢ Contrôle des achats

➢ Informer par anticipation les clients des dates de livraison de leur commandes

➢ Gérer les retours de matériel demandés par les chargés d'affaire.

➢ Saisie GESCOM des factures achat Fournisseurs par affaires

➢ Relecture et signature des conditions d'achat client - (Focus: Pénalités retard et conditions règlement) et information au vendeurs pour renégociation si incompatibilités avec les règles LIFTOP

➢ Gestion quotidienne collaborative de la boite mail commande.

Profil recherché

Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation rigoureuse, votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et votre sens du service client. Vous disposez d'une expérience administrative significative, idéalement dans un contexte commercial ou de support client. La maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel), Google Workspace, ainsi que des compétences en informatique générale sont indispensables.

La maîtrise de l'anglais à l'écrit est souhaitée pour assurer une communication fluide avec nos partenaires internationaux. Vous faites preuve d'une excellente étiquette téléphonique et d'un sens aigu du détail dans la gestion documentaire (fichiers, classement).

Vos compétences en administration commerciale, votre expérience en support client et votre aisance avec les outils informatiques font de vous un(e) candidat(e) idéal(e) pour ce poste. Nous attendons avec impatience les candidat(e)s qui souhaitent rejoindre une équipe dynamique où leur expertise administrative contribuera directement à notre succès collectif.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 28 000,00€ à 30 000,00€ par an

Avantages :

• Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : En présentiel