Assistant.e de Direction

Organisée autour de 5 campus stéphanois et d'un campus roannais, l'Université Jean Monnet (UJM) accueille près de étudiants et 1 500 personnels. L'UJM affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat.

Le poste à pourvoir est situé sur le campus Santé et l'agent recruté sera affecté à la Direction du Campus Santé.

MISSIONS PRINCIPALES :

Placé(e) sous l'autorité de la direction de la composante, l'assistant(e) de direction aura pour mission, en binôme avec sa collègue, d'apporter un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction.

L'assistant(e) de direction participe de manière opérationnelle au pilotage de l'activité de la direction de la composante en lien étroit avec des interlocuteurs variés notamment au sein de l'Université Jean Monnet (Présidence, Direction générale, etc.) et du CHU (Direction générale, Direction des affaires médicales et de la recherche, etc.). Elle. Il participe au suivi et à la coordination de dossiers transverses (formation des Chefs de clinique, cérémonie des remises de diplômes, journée d'intégration des nouveaux internes, élections, etc.).

assiste le directeur de l'UFR (doyen) et la direction du campus dans leurs missions. Il / elle assure notamment :

• La gestion de quatre agendas (Doyen, assesseur à la pédagogie, direction du campus).
• L'organisation des instances et commissions facultaires, des réunions et d'évènements.
• La gestion et l'organisation des déplacements et missions de la direction de la composante ainsi que des personnes représentant la faculté dans des manifestations.
• La préparation de dossiers.
• L'accueil, l'information, l'orientation et l'accompagnement de divers publics.

Personne ressource, elle joue un rôle central dans la circulation de l'information au sein de la composante.

ACTIVITES :

• Gérer le secrétariat de la direction de la composante (gestion de l'agenda, organisation de réunions et réservation de salles, traitement du courrier, préparation des dossiers et des déplacements, réponses à apporter aux différentes demandes relevant du périmètre de la direction)
• Participer à la coordination des missions et à la circulation de l'information
• Gérer les conventions dans AIRS ainsi que les contrats de vacation administrative ou technique de la composante
• Collecter l'information et participer à l'instruction des dossiers
• Alimenter les bases de données relatives à son domaine d'intervention
• Organiser les déplacements
• Participer et rédiger des comptes-rendus des réunions
• Mettre en place le planning institutionnel des différentes instances en lien avec les contraintes universitaires, hospitalières et ministérielles
• Coordonner la tenue des instances et d'évènements spécifiques
• Gérer les locations de salles de la Faculté
• Réaliser des demandes d'achat en lien avec le service financier
• Préparer les dossiers en amont des instances en lien avec les différentes directions opérationnelles
• Apporter un appui aux services lors de manifestations et temps forts (oraux, cérémonies, auditions, etc.)
• Assurer la gestion et le suivi des boites mail génériques (« fac-médecine » et « médecine-direction »), ainsi que la mise à jour des listes de diffusion.

COMPETENCES PROFESSIONNELLES :

Savoirs

• Maitriser les procédures et les règles administratives, les circuits et délégations de signatures
• Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur

Savoir faire

• Utilisation avancée d'outils bureautiques (Pack office…) ; connaissance appréciée d'applications « métier » utilisées au sein de l'université (ADE, APOGEE, SIHAM, NOTILUS, AIRS, AMETYS)
• Connaitre les techniques de secrétariat et de gestion administrative, les normes rédactionnelles et dactylographiques, savoir utiliser une technique de prises de notes rapides
• Avoir un bon niveau rédactionnel
• Savoir gérer urgences et priorité
• Savoir analyser et gérer rapidement les demandes d'informations
• Maitriser les modalités d'accueil du public, niveau anglais apprécié
• Aptitude à la polyvalence

Savoir être

• Discrétion et respect total de la confidentialité
• Avoir un bon relationnel, et savoir adapter sa communication en fonction des interlocuteurs
• Savoir écouter et aptitude à travailler en collaboration et en transversalité
• Organisation et rigueur
• Réactivité, adaptabilité
• Autonomie
• Aptitude à travailler en équipe
• Force de proposition.

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICES :

• Présence programmée sur site 4 j par semaine au minimum.
• Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité et une disponibilité importante.