Gestionnaire des stages H/F

il y a 1 jour

Blois, Centre-Val de Loire, France INSA CENTRE VAL DE LOIRE Temps plein
À propos de nous

L'Institut national des sciences appliquées Centre Val de Loire est un établissement public à caractère scientifique culturel et professionnel situé sur deux campus, Bourges et Blois. Il délivre le titre d'ingénieur, d'ingénieur par apprentissage, le diplôme d'Etat de paysagiste et le doctorat.

Mission

Le/la gestionnaire des stages assure la gestion administrative des stages des étudiants ingénieurs, il/elle saisit et met à jour la base de données des stages, transmet les offres de stages aux étudiants. Le/la gestionnaire assure l'utilisation et l'optimisation du logiciel Arexis utilisé pour les stages et l'alternance. Le poste est rattaché au service des partenariats.

Gestion des stages ingénieurs GSI

  • Assurer la gestion administrative des stages : gérer les conventions de stage, procéder à la validation des sujets auprès des enseignants, gérer les fiches d'évaluation et les attestations de fin de stage
  • Veiller à la conformité juridique des conventions selon la réglementation en vigueur
  • Gérer le calendrier des périodes de stage
  • Saisir et mettre à jour la base de données des stages
  • Organiser les soutenances de stages
  • Préparer les documents nécessaires pour les jurys
  • Elaborer des tableaux de bord pour le suivi et le reporting de la gestion des stages
  • Informer les étudiants sur l'ensemble du process
  • Actualiser les supports liés à la gestion des stages pour l'ensemble des stages ingénieurs (MRI, STI, GSI)

Gestion du logiciel Arexis

  • Assurer le déploiement et le suivi de l'outil auprès des étudiants en leur apportant un appui dans la prise en main,
  • Identifier les éventuels dysfonctionnements et proposer les adaptations nécessaires
  • Gérer le paramétrage du logiciel en fonction des règles pédagogiques et réglementaires (types de stages, conventions, validations, calendriers)
  • Tester les paramétrages et assurer leur fiabilité
  • Créer et maintenir les profils utilisateurs et les droits d'accès
  • Etre l'interface avec le prestataire : recenser les questionnements, formaliser les besoins, gérer les réunions avec le prestataire, mettre en œuvre les évolutions du logiciel
  • Assurer l'assistance aux utilisateurs (étudiants, enseignants, services administratifs)
  • Participer aux évolutions du logiciel et à l'amélioration des processus

Missions transverses

  • Gestion des achats du campus de Blois : saisie sur GFC
  • Participer aux activités transverses du service et à l'organisation d'évènements
Profil

Connaissances

  • Culture internet
  • Environnement et réseaux professionnels

Savoir-faire opérationnels

  • Capacités relationnelles : accueil des étudiants, relations avec les entreprises, relations avec les enseignants
  • Sens de l'organisation : enregistrement et classement des documents
  • Capacités rédactionnelles
  • Compétences techniques : utilisation des logiciels spécifiques à l'activité, maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, capacité à réaliser des paramétrages fonctionnels, capacité à tester et valider des paramétrages
  • Capacité à analyser les besoins des utilisateurs (étudiants, enseignants, services)
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe

Savoir-être

  • Posture professionnelle adaptée
  • Réactivité
  • Capacité à faire preuve d'initiative
  • Capacité à travailler dans l'urgence (priorités) et à respecter les délais

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    Blois, Centre-Val de Loire, France Groupe IDEC Temps plein

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