Assistant(e) administratif et pédagogique H/F

FINALITÉ DU POSTE

Sous l'autorité hiérarchique du responsable de l'Administration du campus, l'assistant(e) administratif(ve) assure la relation administrative entre les organismes privés et publics de la formation, il/elle travaille en étroite collaboration avec les assistant(e)s administratif(ve)s des Campus sur les domaines de l'apprentissage, de la formation professionnelle continue et de la VAE.

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Sous l'autorité hiérarchique du responsable pédagogique du campus, l'assistant(e) pédagogique participe aux activités pédagogiques du campus et suit la gestion pédagogique des apprenants. Il/Elle gère les examens et organiser les conseils de classe et clôture les formations.

L'assistant(e) administratif(ve) et pédagogique assiste dans certaines de ses missions la cheffe de projet YPAREO en charge de la gestion et du développement du logiciel YPAREO.

MISSIONS PRINCIPALES

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Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur de l'Administration de la Pédagogie, les missions de l'assistant(e) administratif(ve) sont notamment les suivantes :

Suivre les formations en alternance et hors alternance :

• Créer et compléter les documents administratifs : attestation de présence, attestation de fin de formations, feuilles de présence des formations hors alternance, certificat, habilitation…

• Transmettre les documents aux bons interlocuteurs et assurer leur dépôt dans les délais prescrits

• Assurer le suivi de la formation hors alternance en fonction de procédures des financeurs, sur les plateformes, de l'entrée à la fin de la formation (Kairos, EDOF, Région, plateformes de suivi mises en place lors de la validation d'appels d'offres…)

• Saisir les résultats dans Y PAREO, pour les apprenants des formations hors alternance Assurer la logistique concernant les conseils et médiations (envoi des convocations, réservation des salles…)

• Archiver les documents selon les règles en vigueur.

Participer au suivi du budget :

• Réaliser la facturation des clients des formations en FPC (contrats pro compris) : récupérer les éléments nécessaires à la facturation (feuilles de présence, …), vérifier les financements et la présence des accords de prise en charge, contrôler la facture émise, envoyer ou déposer sur les plateformes adéquates les éléments demandés par les financeurs

• Suivre le recouvrement : pointage, relances auprès des financeurs

• Etablir les bons de commande sur web engagement à réception des devis, vérifier les livraisons et contrôler les factures (prestataires de formation, entreprises extérieures pour la maintenance, sécurité, entretien des bâtiment, location des salles, …)

Assurer le secrétariat administratif du pôle :

• Apporter des réponses de premier niveau aux interlocuteurs de la direction ou réorienter éventuellement les interlocuteurs

• Participer aux pointages des éléments nécessaires à l'élaboration et à la paie des CDDU d'usage en lien avec le pôle pédagogique et assurer la transmission des planning liés au contrat

• Assister le responsable administratif sur la gestion des dotations des 1ers équipements et diverses actions

• Procéder aux affichages légaux et réglementaires sous la responsabilité du responsable du pôle administratif

• Gérer, commander et distribuer les fournitures et produits de papeterie

Sous l'autorité hiérarchique du responsable pédagogique du campus, l'assistant(e) pédagogique est principalement chargé(e) de :

Participer aux activités pédagogiques du campus :

• Organiser et participer aux réunions pédagogiques (réunion de coordination, réunion de rentrée, réunion de pré-rentrée, réunion tuteurs…) ;

• Diffuser les informations transmises par la direction aux apprenants, aux formateurs, aux entreprises

• Apporter un appui aux responsables de programmes et/ou coordinateurs pédagogiques dans la gestion courante des relations avec les enseignants – formateurs internet externes en lien avec le pôle administratif du campus

• Assurer la préparation des salles de formation : accueil, connexions informatiques…

• Se positionner comme relais entre les enseignants– formateurs et les tuteurs des apprenants en étant garant de l'image de Purple Campus

• Participer à la mise en forme des supports de présentation (réunion de rentrée, réunion de pré-rentrée, réunion tuteur, remise de diplôme)

• Contribuer à l'organisation des événements de promotion (salons, JPO, remise des diplômes…)

Suivre la gestion pédagogique des apprenants :

• Assurer le suivi des éléments requis via YPAREO, Netyparéo et Moodle (et toutes les autres plateformes pédagogiques) : suivi des codes d'accès et des connexions, trombinoscope…

• Alimenter et tenir à jour la base de données YPAREO avec tous les éléments de suivi des apprenants et des enseignants-formateurs et produire des tableaux de bord

• Organiser et suivre la gestion des absences et des retards en lien avec l'assistant de vie éducative qui collecte les informations

• Participer à la gestion des remplacements en cas d'absence des enseignants-formateurs internes et externes.

• Venir en appui des responsables de programmes et/ou des coordinateurs pédagogiques dans la planification des formations

• Assurer le suivi administratif des apprenants tout au long de leur scolarité (conseils de classe, saisie des notes…)

• Participer à la gestion des suivis en entreprise : attribution des visites via YPAREO en appui avec les responsables programmes et/ou coordinateurs pédagogiques, respect des échéances

Gérer les examens et organiser les conseils de classe :

• Mettre en place les examens avec les responsables programmes et/ou coordinateurs pédagogiques ;

• Inscrire les apprenants aux examens auprès de divers certificateurs

• S'assurer des évaluations de fin de formations (formations en alternance et hors alternance)

• Recenser et planifier les besoins en salles et en matériels

• Assurer la mise en place du matériel, la préparation des salles pour session de jury

• Surveiller des examens et des salles d'étude, le cas échéant

• Préparer les documents nécessaires aux réunions du campus (conseils de classe, RDV individuel avec les apprenants…)

• Inscrire les apprenants aux examens auprès des divers certificateurs

Clôturer les formations :

• Assister à la préparation et la délivrance des bulletins scolaires, des diplômes, et de réussite

• Suivre les enquêtes de placement et toutes les enquêtes nécessaires à la clôture des formations

• Saisir les résultats aux examens dans Y PAREO, pour les apprenants des formations en alternance

• Archiver les documents pédagogiques selon les règles en vigueur

PROFIL

.Savoir (compétences théoriques)

• Être titulaire d'un diplôme ou d'un titre de niveau bac +2 et avoir une expérience réussie dans le métier la gestion administrative

• Connaitre le secteur de la formation et le logiciel YPAREO

• Être titulaire d'un diplôme ou d'un titre de niveau bac +2 et/ou avoir une expérience réussie dans le métier d'assistant pédagogique d'au moins 2 ans

• Connaitre l'environnement réglementaire de la formation professionnelle et de l'apprentissage

Savoir – faire (compétences professionnelles techniques)

• Maîtriser les techniques de communication, et les utiliser dans la gestion administrative quotidienne de l'activité de Formation

• Savoir rendre compte

• Être à l'aise avec l'outil informatique (publipostage Word et tableaux croisés dynamiques Excel), maitrisez le pack office

• Maîtriser les outils bureautiques notamment Excel (tableaux croisés dynamiques) et techniques de secrétariat : rédaction de courriers, classement, accueil téléphonique…. et les utilisez dans la gestion administrative quotidienne de l'activité de Formation

Savoir -être en entreprise (soft kills) (compétences professionnelles comportementales)

• Être autonome, méthodique dans la gestion du temps et du travail

• Savoir planifier et organiser sa charge de travail.

• Savoir faire preuve de capacités relationnelles et de communication.

• Avoir l'esprit d'équipe

• Rigueur

• Gestion des urgences et des priorités

• Capacité d'adaptabilité

• Qualités relationnelles

Discrétion

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Avantages :

• Flextime
• RTT

Lieu du poste : En présentiel