Office Manager

Dans le cadre de son développement, l'un de nos clients — acteur important dans la vente de produits technologiques — recherche un(e) Office Manager / Assistant(e) de Direction confirmé(e) afin de structurer, sécuriser et fluidifier l'ensemble de sa gestion administrative.Vous serez un élément central du fonctionnement interne, en lien direct avec le dirigeant.Mission principale :Véritable pilier organisationnel, vous assurez la gestion administrative globale et le pilotage opérationnel du quotidien.Votre objectif : permettre au dirigeant de se concentrer sur le développement stratégique en prenant en charge l'intégralité des urgences et priorités administratives.Vos responsabilités principales :1. Gestion administrative généraleSuivi des factures fournisseurs.Gestion des échéances (abonnements, hébergements, assurances, contrats…).Mise à jour hebdomadaire du tableau de suivi administratif.Classement, archivage et gestion documentaire (physique et numérique).Gestion des mails administratifs et priorisation.2. Relations fournisseursAppels et échanges avec les fournisseurs (litiges, informations, urgence).Renouvellements de contrats et abonnements.Prise en charge des situations urgentes sans attendre l'intervention du dirigeant.Suivi des prestations externes : ERP, hébergeur, maintenance, prestataires tech…3. Support direct au dirigeantPréparation, mise en forme et organisation de dossiers.Suivi des tâches et reporting synthétique.Organisation de réunions, plannings et priorités.Transmission d'informations aux équipes.4. Coordination interneCentralisation et circulation fluide de l'information entre les pôles.Vérification de la bonne exécution des tâches administratives internes.Transmission des documents nécessaires aux équipes.5. Gestion RH administrative (niveau simple)Suivi des absences, congés et éléments administratifs.Préparation des variables de paie (paie externalisée).Constitution et tenue à jour des dossiers salariés.6. Comptabilité (supervision simple)Envoi des pièces comptables au cabinet.Récupération et classement des justificatifs.Vérification basique de cohérence avant transmission.Compétences et qualités requises :Compétences techniquesMaîtrise des outils bureautiques (Google Workspace, Excel, Word).Organisation, priorisation et structuration.Compréhension des documents comptables simples.Aisance téléphonique et relationnelle.Gestion administrative maîtrisée.Soft Skills recherchésCalme, stabilité et sang-froid.Autonomie totale et sens des responsabilités.Rigueur, méthode et précision.Loyauté, discrétion et confidentialité.Capacité à gérer des urgences sans stress.Anticipation et fiabilité irréprochables.Communication claire, directe et efficace.Profil recherché :Expérience minimale de 10 ans en Office Management, Assistanat de Direction ou Gestion Administrative.Personne structurée, mature, à l'aise dans une PME dynamique.Pas fragile, pas susceptible : capable de gérer une cadence soutenue et des sujets variés.Capable de filtrer les informations pour le dirigeant et de maintenir une organisation exemplaire.Objectifs du poste :Décharger totalement le dirigeant des urgences administratives.Garantir la sécurité des échéances, contrats et abonnements (0 oubli).Fluidifier la communication interne et interservices.Structurer et professionnaliser l'organisation administrative au quotidien.Maintenir une gestion documentaire propre, claire et à jour.KPIs – Indicateurs de performance :0 échéance manquée.Réactivité < 2h sur les urgences.Tableau administratif à jour chaque semaine.Aucune relance fournisseur non traitée.Gestion documentaire exemplaire.Avantages :Poste stratégique au cœur d'un acteur solide du secteur technologique.Relation directe avec le dirigeant.Forte autonomie et responsabilités réelles.Évolution possible vers un rôle plus large selon vos capacités.Type d'emploi : Temps plein, CDIRémunération : 21 000,00€ à 30 000,00€ par anLieu du poste : En présentiel