Gestionnaire de planning F/H

Créée il y a plus de 60 ans et membre du Groupe IONIS, l'IPSA est une école d'ingénieurs en aéronautique et spatial qui ouvre aux métiers de la mobilité durable.

Basée à Paris, Toulouse et Lyon, l'IPSA propose à ses 3100 étudiants des formations solides et innovantes : Diplôme d'ingénieur en 5 ans et cursus Bachelor en 3 ans.

Société à mission, l'école s'engage à former des ingénieurs audacieux, créatifs et innovants, qui ont une responsabilité humaine, éthique et sociétale

Dans le cadre du développement du service scolarité, l'IPSA recherche un(e) gestionnaire des enseignants prestataires et de planification basé(e) à Ivry-sur-Seine.

Vos missions principales seront les suivantes :

• Gestion des enseignants prestataires
• Assurer le suivi administratif des enseignants prestataires : vérification de documents administratifs, mise à jour de dossiers, création de profils de nouveaux intervenants dans l'ERP
• Réaliser la gestion des devis et des factures : vérification des la cohérence entre les devis et les plannings des cours / activités pédagogiques, vérification des factures et validation des prestations effectuées, préparation des paiements
• Contrôler la conformité des factures avec les devis et les contrats, participer à la clôture semestrielle et annuelle des comptes
• Préparer les données pour l'enquête rectorale annuelle des enseignants ;
• Gérer les relations avec les enseignants prestataires pour toute question administrative ou financière
• Travailler en collaboration avec le service de comptabilité et les départements académiques pour le suivi des prestations et des cours.
• Tenir et mettre à jour différents TB de suivi et de reporting

• Appliquer les procédures comptables et financières en vigueur ;Assurer la confidentialité et la sécurité des informations relatives à la rémunération des enseignants prestataires et à leurs données personnelles.

• Gestion de la planification

• Coordonner la planification entre les différentes promotions et programmes en veillant à une bonne gestion des ressources partagées: salles et enseignants.
• Réaliser l'optimisation des plannings des examens: vérifier la cohérence entre les salles réservées et les effectifs des étudiants, adapter les réservations des salles pour des étudiants bénéficiant de tiers-temps;
• Travailler en collaboration avec la responsable des surveillants et le service de scolarité pour l'organisation des examens;
• Optimiser l'utilisation des salles entre différents programmes et sites de l'établissementpour éviter des conflits et maximiser l'efficacité;
• Effectuer les réservations des salles sur demande des services internes de l'école.

• Contribuer à la planification des cours et des examens et fournir des rapports sur l'utilisation des ressources logistiques.

• Formation : BAC + 2 dans le domaine de comptabilité ou gestion administrative

• Expérience : 1 an minimum sur un poste similaire
• Compétences techniques :
• • Maîtrise de logiciels de comptabilité et des outils bureautiques
• Connaissance des procédures de gestion des devis et des factures
• Qualités personnelles :
• • Rigueur et précision
• Capacité d'organisation et de gestion de priorités,
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
• Bonnes compétences en communication et travail d'équipe

Une appétence pour l'aéronautique, le spatial ou l'enseignement supérieur est un plus.

Ionis Groupe s'engage en faveur d'une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l'égalité des chances.

Nous avons à cœur de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d'égalité des sexes ou encore d'intergénérationnel.

• Mutuelle d'entreprise avec une prise en charge à 60 %
• Abonnement de transport en commun remboursé à 60 %
• Forfait Mobilité Durable (jusqu'à 240 € / an)
• Prime de participation, selon conditions
• 1 jour de télétravail hebdomadaire possible, sous conditions