Agent de gestion administrative SPI

Au sein de la Direction du Cabinet du Maire, sous la responsabilité de la Cheffe de service Proximité des Habitants/SPI, vous serez chargé(e) de l'accueil et de l'accompagnement des usagers (agents, particuliers, professionnels, associations...) dans leurs démarches liées au portail SPI.

Vous assurerez le traitement administratif des demandes, la gestion et la mise à jour des bases de données, ainsi que la rédaction des courriers et courriels.

Vous travaillerez en transversalité avec les services de la collectivité afin de garantir la qualité et la continuité du service rendu aux usagers. Rattaché au service Proximité des Habitants, vous serez amené à réaliser des missions polyvalentes en cas de nécessite de service.

Missions et activités principales :

- Accueillir le public (téléphone et physique),

- Gérer et mettre à jour la base de données du Portail SPI,

- Rédiger des courriers et des mails,

- Editer des cartes SPI,

- Gérer les demandes de démarches en ligne du Portail SPI,

- Annexer des pièces au logiciel métier, - Rechercher des informations pour les usagers,

- Analyser et traiter les demandes de carte SPI (agents, particuliers, professionnels, associations...)

- Répondre aux besoins des usagers,

- Mener un travail transversal avec différents services de la collectivité liés à SPI.

- Gérer et mettre à jour les bases de données des agents,

- Gérer la messagerie,

- Gérer l'arrivée du courrier sur SPI/Proximité des habitants.

Missions et activités secondaires :

• Participer au développement des téléservices et du Portail SPI,

• Participer aux projets en cours, en collaboration avec des services Ville-/EPN et partenaires extérieurs.

• Assurer le rôle de régisseur suppléant

• Etre en capacité der travailler en polyvalence sur le service Proximité des Habitants :

• Accueillir le public (téléphone et physique),

• Enregistrer les requêtes des habitants sur le logiciel métier,

• Orienter des demandes des habitants vers les services concernés,

• Suivre les demandes,

• Apporter une réponse aux habitants (rédaction de courrier, mail etc),

• Former les agents dans le cadre de la polyvalence SPI/Proximité des Habitants,

• Effectuer des visites sur site, participer aux réunions publiques et réunions de quartier et rédiger des comptes-rendus si nécessaire.

Savoirs :

Parfaite aisance dans l'utilisation des outils informatiques et numériques,

Règles en vigueur en matière d'information aux usagers,

Procédure d'enregistrement,

Techniques d'accueil, d'écoute et négociation,

Maîtrise de l'orthographe et de synthèse, Word/Excel.

Savoir être :

Empathie, Rigueur, Aisance relationnelle, Travail en équipe, Capacité d'écoute, Gestion du stress.

Savoir faire :

Orienter les usagers dans l'accueil physique et téléphonique,

Enregistrer et traiter et suivre les demandes des usagers,

Orienter les usagers vers les services compétents ou les partenaires extérieurs,

Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation,

Alerter la hiérarchie pour les situations d'urgence,

Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies,

Capacité à comprendre la demande formulée par l'usager,

Capacité à rédiger et orienter vers les services compétents, Travailler en équipe.

Contraintes :

Horaires fixes - Polyvalence Bureau partagé

Catégorie C

Cadre d'emplois des adjoints administratifs.

Rémunération : statutaire + régime indemnitaire

Groupe RIFSEEP : 2

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT

Avantages : participation mutuelle et prévoyance / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques / participation aux frais de transport en commun / forfait mobilité douce

Date limite de candidature : 23/02/2026

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