Assistant administratif et qualité H/F

Le GRETA CFA de la Marne, spécialiste de la formation continue évolue depuis plus de 50 ans au contact des entreprises et des acteurs de la formation professionnelle, partageant leurs projets, leurs défis et leurs ambitions.

Avec ses cinq centres de formation implantés sur l'ensemble du département, intégré au tissu économique local, s'appuyant sur un savoir-faire reconnu, le GRETA CFA de la Marne actualise en permanence son offre de formation pour répondre aux exigences de ses partenaires et de ses clients. Il est au service des femmes et des hommes, de leurs projets, de leurs entreprises et de leurs territoires.

À propos du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) qualité motivé(e) et rigoureux(se) pour rejoindre notre structure. Vous assurez les activités administratives et qualité du siège en appui de l'assistante de direction ainsi que l'accueil physique, téléphonique et l'orientation du public.

Vos activités principales

- Accueil :

• Accueillir les personnes et identifier leur demande.
• Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages.
• Renseigner les personnes et les orienter ou les accompagner vers l'interlocuteur, le service ou le lieu demandé.
• Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux.
• Actualiser l'affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs.
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à la distribution et à l'affranchissement du courrier
• Tenir à jour la documentation et les procédures d'accueil.
• Assurer la traçabilité du traitement des demandes client.
• Contribuer au développement de l'activité : accueil physique et téléphonique, fichier client, mailing.
• Contribuer à l'amélioration de la qualité de nos prestations et à l'efficacité du travail : organiser, classer, archiver, se former, rendre compte, capitaliser.

- Administratif et Qualité :

• Assurer la mise à jour de la base documentaire numérique.
• Suivre les dysfonctionnements sur les centres.
• Gérer le suivi des contrats d'apprentissage.
• Recueillir les données nécessaires à la complétude et la réalisation d'enquêtes statistiques.
• Procéder à l'inscription des apprenants via la base egretacfa.
• Déclarer l'ouverture des sessions de formation.
• Suivre l'insertion professionnelle des actions de formation.

Votre environnement contexte de travail

• Lieu de travail : Reims
• Contrat : CDD du 16 février 2026 au 31 décembre 2026 – renouvelable – agent contractuel administratif permanent de droit public
• Quotité : 100 %
• Rémunération : en fonction du niveau de qualification et de l'expérience

Votre profil

• Diplôme en gestion administrative ou dans un domaine technique pertinent.
• Connaissance du milieu de la formation professionnelle continue.
• Maîtrise avancée des outils bureautiques et informatiques : pack office (word, excel), google drive et agenda, extranets.
• Bonne connaissance de la démarche qualité
• Capacité à collecter, contrôler, analyser et synthétiser des données avec précision
• Rigueur, organisation et sens du détail.
• Esprit d'équipe, bonnes qualités relationnelles et capacité à communiquer efficacement. Si vous souhaitez contribuer à l'amélioration continue de nos processus, nous serions ravis de recevoir votre candidature.

Les avantages

• Self
• RTT
• Supplément familial de traitement
• Remboursement frais de transport domicile-travail à hauteur de 75%
• Indemnité PSC

L'offre est proposée par le GRETA CFA de la Marne

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 10 mois

Rémunération : 1 855,90€ à 2 653,39€ par mois

Avantages :

• RTT

Lieu du poste : En présentiel