Assistant de direction H/F

Fiche de Poste – Assistante de Direction

Entreprise : Secteur Transport & Logistique

Position : Assistante de Direction

Hiérarchie : Président / Directeur d'agence

1. Mission générale

L'Assistante de Direction assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel auprès de la Direction. Elle intervient également sur des missions RH et contribue au suivi du parc véhicules et des obligations réglementaires liées à l'activité transport. Véritable relais entre la Direction, les équipes et les partenaires, elle garantit une gestion rigoureuse, confidentielle et conforme aux standards de l'entreprise.

2. Missions principales – Direction

Organisation & coordination

• Gestion et mise à jour du planning de la Direction.
• Préparation des réunions : convocation, documents, présentations.
• Rédaction des comptes rendus et suivi des actions définies.

Gestion administrative

• Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, notes, emails, documents divers.
• Gestion des appels téléphoniques : filtrage, transmission, prise de messages.
• Classement, archivage, rangement des documents administratifs.
• Mise à jour et tenue des documents obligatoires (légaux, affichages, registres).
• Interface interne et externe : partenaires, clients, équipes internes, fournisseurs.
• Accompagnement en rendez-vous avec les fournisseurs : prise de notes & rédaction des comptes rendus.

Confidentialité

• Traitement des informations confidentielles avec discrétion absolue.
• Respect de la confidentialité des dossiers stratégiques, RH et commerciaux.

3. Missions secondaires – RH

Administration du personnel

• Rédaction des contrats, avenants et documents RH.
• Mise à jour des dossiers salariés et documents obligatoires.
• Suivi des congés, absences, arrêts maladie.
• Organisation et suivi de l'accueil des nouveaux collaborateurs.

Recrutement

• Rédaction et publication des offres d'emploi.
• Tri des candidatures, présélection téléphonique.
• Organisation des entretiens et participation au processus de recrutement.
• Communication avec les candidats et suivi administratif.

Paie & suivi social

• Collecte et transmission des variables de paie.
• Préparation et contrôle des bulletins de paie.
• Gestion des anomalies et demandes des salariés.
• Suivi des visites médicales obligatoires.
• Organisation & suivi des formations réglementaires.
• Mise à jour des documents légaux et tableaux de bord RH.
• Participation à la préparation et l'organisation des entretiens annuels.

Climat social & communication interne

• Participation aux actions internes (événements, communication, cohésion).
• Réponse aux demandes des salariés dans le respect de la confidentialité.
• Application et suivi des procédures RH.

4. Missions annexes – Parc Véhicules & Suivi Réglementaire

Gestion du parc automobile (en lien avec le Manager des Opérations)

• Mise à jour des fiches des véhicules : kilométrage, affectation, historique.
• Planification des entretiens obligatoires et réparations.
• Suivi des sinistres, dossiers assurances, déclarations et remboursements.
• Suivi des échéances de renouvellement ou restitution des véhicules.

Suivi des obligations légales Transport (en lien avec le Manager des Opérations)

• Suivi des dates de contrôle technique (VL, PL, SPL selon réglementation).
• Vérification et mise à jour des documents légaux : carte grise, certificats, etc.
• Contrôle des limiteurs de vitesse et conformité des équipements.
• Suivi des chronotachygraphes et archivage des données si applicable.

Vérifications périodiques obligatoires (sécurité & bâtiment)

• Planification et prise de rendez-vous périodiques concernant :
• Vérification des extincteurs
• Vérification électrique
• Vérification des portes sectionnelles
• Vérification des engins de levage
• Vérifications diverses (bâtiment, sécurité, conformité)
• Suivi des rapports, levée des réserves et mise en conformité.

5. Compétences requises

• Excellente organisation et gestion des priorités.
• Maîtrise de la bureautique (Pack Office, messagerie, outils internes).
• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Connaissances en RH, droit du travail de base, ou gestion administrative du personnel.
• Aptitude à gérer des données confidentielles.
• Connaissances du secteur transport / logistique fortement appréciées.
• Notions de suivi réglementaire véhicule ou bâtiment (un atout).

6. Qualités personnelles

• Discrétion, fiabilité et sens des responsabilités.
• Rigueur, méthode et grande autonomie.
• Diplomatie et sens du contact.
• Réactivité et capacité à anticiper.
• Polyvalence et adaptabilité.

7. Formation & expérience

• Bac+2/3 : Assistanat, Gestion, RH ou équivalent.
• Expérience souhaitée dans le secteur transport, logistique ou PME.
• Première expérience en assistanat de direction et/ou RH souhaitée.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 24 560,69€ à 47 326,25€ par an

Lieu du poste : En présentiel