Assistant(e) Back Office H/F

Référence : PIE-BMW FormationNiveau d'études minimum : BacDiplôme : AutresSpécialisation : Assistanat ContratCDD LocalisationIstres Branche d'activitéSécurité StatutNon cadre MissionFiducial Accueil et Services est une filiale du groupe Fiducial, leader des services pluridisciplinaires présent dans 78 pays.Acteur majeur dans la prestation aux entreprises, la division ACCUEIL ET SERVICE de FIDUCIAL recherche pour son clients BMW de Istres, son/sa prochain(e) Assistant(e) Back Office Au sein de l'office d'accueil, vos missions sur ce poste seront : Traitement des annonces « classiques »Traitement des annonces « spécifiques » : VIF, freins, pneus,...Traitement des demandes d'essais sur les pistes 4X4 de PélissanneAttribution de toutes les ressources demandées : hôtels, véhicules de pool, bureaux, ateliers, clés supplémentaires, cartes essence, patrouilles, médecins supplémentaires, pompiers…Suivi des annonces « Mont Ventoux » et envoi d'un mail d'information à la gendarmerieVérification de la transmission de l'Unterweisung par le chef de groupe à son équipeArchivage de la documentation relative aux annoncesVérification de la documentation relative au travail de nuit et transmission des informations correspondantesVérification et validation des annoncesParticipation à la réunion hebdomadaire FLB des chefs de groupe et gestion des absenceSoutien aux chefs de groupe pour création ou modification des annoncesPrêt de matériel : projecteur, multiprises, gilets haute visibilité…Prêt de matériel : semestriellement, inventaire et demande éventuelle de matériel à fournir au FMSupport en cas de questions ou problèmes (ex : changement de bureau, véhicule de pool en panne, accident, problématiques hôtel, évacuation déchets…Commande de taxis et busPrise de commande des repas à la cantine à la demandeAide à la traduction et support en cas d'événement, accident, problème hors périmètre du siteEn cas d'épidémie ou pandémie, assurer l'information sur les dispositions prises par le clientSupport aux personnes arrivant par vols privésCommuniquer aux essayeurs, par mail, les informations utiles - contraintes, spécificités…- à leur séjour sur le site pour les semaines à venirAccueil des groupes, arrivées et départs : remise des clés et du matérielFaire signer le formulaire de responsabilité au chef de groupePréparation des pochettes de clés pour les arrivées selon les besoinsGestion des clés des locauxVéhicules loués : récupération et remise des clés au loueurCommunication, récupération et traitement du questionnaire de satisfaction clientEtat des lieux de sortie Travailler en étroite collaboration avec les hôtels et les traiteursGérer les réclamationsGérer la facturationGestion du parc automobile (enregistrement des véhicules dans AMS, gestion des assurances…Les conditions : CDD temps complet7h30 16h30Coefficient AM ,93€ brut/mois)Prime assiduitéPaniers repasProfilPermis, habilitations et qualificationsNiveaux de langues : Allemand > C1 – Anglais > B2 – Français > C1WBT Test BMW MiramasPermis B1 Les « savoirs » et « savoir-faire »Connaissance des consignesMaîtrise de l'outil informatique, des logiciels et équipements mis à disposition Les « savoir-être »RigueurQualités d'écoute et de communication, sens du serviceEcoute et gestion des situations délicates (sens des responsabilités et priorités, résistance au stress…)Respect des consignes et process en placeDevoir de réserve / confidentialitéCapacité d'analyse et sens de l'organisation, des responsabilités et du service Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à réagir de façon adaptée et votre polyvalence dans les missions. Pour postuler, adressez votre CV à Dans le cadre de sa politique handicap, FIDUCIAL étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles des personnes en situation de handicap.