Assistant(e) administrative du diplôme détudes spécialisés

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l'échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche, en collaboration avec l'Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l'un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d'attraction s'étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d'hôpital de jour et 46 places d'HAD.

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Assistant(e) Administrative (h/f) au sein du CGM relevant au Pôle UNIVA, à mi-temps.

1 - Mission globale :

L'assistant(e) des médecins co-coordonnateurs du Diplôme d'Études Spécialisées (DES) assure l'organisation, la gestion administrative et la coordination pédagogique du cursus des internes. Il garantit le bon fonctionnement du dispositif de formation en lien étroit avec l'université, les services hospitaliers, les intervenants et les étudiants. Sa mission consiste à soutenir les médecins coordonnateurs dans toutes les dimensions logistiques, administratives et relationnelles nécessaires au pilotage du DES.

2 - Activités :

• Coordination administrative et gestion des stages

Suivi et mise à jour des programmes de formation

Organisation des plannings, agendas et affectations

Interface avec l'université et les services hospitaliers.

Gestion des mails et des échanges avec les intervenants et les internes

Gestion cours de DES 1ère, 2ème et 3ème années

Suivi des agréments de stage et des renouvellements

Gestion des dossiers des étudiants étrangers

Traitement des demandes inter-CHU entrants et sortants, notamment avec la Nouvelle-Calédonie et la Polynésie

Traitement des demandes de disponibilité

• Organisation logistique et support aux instances

Préparation et organisation des réunions pédagogiques ou administratives

Rédaction des comptes rendus

Diffusion des documents et comptes rendus aux participants

• Suivi des parcours étudiants

Gestion des inscriptions universitaires

Suivi administratif des internes tout au long de leur cursus et notamment du respect de la maquette de formation du DES

Diplôme et/ou qualification :

Niveau bac ou bac professionnel dans le domaine du secrétariat

Une expérience en secrétariat ou gestion administrative est appréciée.

Savoir-faire

• Maîtrise des logiciels bureautiques : EXCEL, WORD, POWERPOINT
• Gestion des dossiers administratifs de manière fiable et structurée
• Rédaction des documents professionnels (mail, compte rendus…)
• Suivie de l'avancement des dossiers

Connaissances

• Fonctionnement des études médicales et du DES
• Organisation hospitalière et universitaire
• Procédures administratives liées aux internes (mobilités, inscription, agrément)

Savoir être,

• Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité.
• Discrétion, respect de la confidentialité.
• Diplomatie, sens du relationnel, écoute.
• Réactivité, adaptabilité, gestion des priorités.
• Autonomie tout en travaillant en collaboration étroite avec les co-coordonnateurs.

Spécificités du poste :

• Poste à mi-temps
• Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.

• Un cadre de travail agréable, avec un parking à disposition de l'ensemble du personnel
• Facilité d'accès : proximité bus, tram
• Congé : 25 CA (+ 3 soumis à condition), 20 RTT et CET monétisable au-delà de 15 jours
• Les prestations CGOS (billetterie à prix réduit, aides, chèques vacances…), l'Amicale du personnel, Associations sportives (Golf, Courses à pied…), Conciergerie
• Crèche pour le personnel
• Partenariat avec plusieurs bailleurs de la région pour un accompagnement dans la recherche d'un logement en location ou achat.
• Ouverture régulière de concours pour l'accès au statut
• Accès au parcours de formations pour développer de nouvelles compétences, promotions professionnelles pour accéder à des responsabilités supérieures ou de nouveaux métiers.