Chargé(e) administratif et financier

En étroit lien avec le Responsable de l'Unité Appui et Redevabilité, chargé(e) assure le suivi administratif et financier du dispositif d'experts techniques internationaux (EI). Il/elle vient en appui aux 8 de projet en charge du suivi logistique et financier des missions des 400 experts déployés dans 115 pays pour le compte de différents bailleurs .

Les principales missions confiées au/à la chargé.e administratif et financier - Pôle Relations Experts F/H sont les suivantes :

APPUI TRANSVERSAL

• Participe à la conception d'outils et procédures nécessaires au bon déroulé de l'activité de l'unité Appui et Redevabilité du Pole Relations experts
• Appuie l'équipe et la sensibilise aux procédures et règles applicables au dispositif ETI
• Garantit le respect des procédures internes comptables, financières et juridiques sur son périmètre
• Appuie l'équipe sur le rapprochement comptable des projets et leur audit

GESTION FINANCIERE, BUDGETAIRE, COMPTABLE

• Assure la planification budgétaire et les plans de décaissements
• Mets à jour et consolide les données financières, élabore les reportings financiers
• Assure le pilotage de l'exécution budgétaire et contractuelle du dispositif, et participe aux exercices budgétaires (clôtures,...) dans le respect des procédures
• Garantit la conformité des engagements, mandatements et paiements
• Assure la contractualisation et le suivi des bailleurs, des partenaires et des prestataires,
• Réalise et/ou est garant de l'application de la procédure de marché public

Le/la chargé.e administratif et financier assurera également le suivi d'un portefeuille restreint d'experts.

• Effectue le remboursement des frais de mission des experts suivis par le Pôle ; Vérifie la conformité des pièces justificatives ;Consolide le suivi financier du budget de la mission ; Établit les factures destinées aux bailleurs et contribue à l'élaboration des rapports financiers ; Assure le pointage des dossiers lors de la clôture comptable ;
• Réserve les billets des experts, Saisie les informations pour l'émission d'ordres de mission
• Effectue le rapprochement comptable du suivi budgétaire des missions d'experts
• Produit les bons à facturer à destination des bailleurs de missions
• Participe à l'organisation d'événements impulsés par le Pôle Relations Experts (location de salle, demande de devis, règlement de prestataires, transport de matériel…)
• Participe aux temps organisés autour des axes de travail et d'amélioration au sein du Pôle (départ des experts, suivi-évaluation, harmonisation des procédures, rapport d'activités…)

Description du projet ou contexte

Intégré au département Coopération Bilatérale et Mobilisation de l'Expertise (CBME), le Pôle Relations Experts gère le dispositif d'Experts techniques internationaux pour le compte du Ministère de l'Europe et des affaires étrangères, de la Direction générale du Trésor ou encore de l'AFD. Sous la responsabilité du Responsable de l'unité, le/la chargé.e administratif et financier vient en appui de l'équipe sur le suivi des tâches administratives et financières.

En complément, en binôme avec le chargé de projet, il/elle assure le re, le suivi budgétaire, la mise en place des prestations et la communication avec les experts techniques internationaux dans le suivi quotidien de leurs missions (portefeuille d'environ 30 experts).

SITUATION/POSITION :
Direction des Opérations / Département Coopération Bilatérale et Mobilisation de l'Expertise / Pôle Relations Experts.

Au sein du département coopération bilatérale et mobilisation de l'expertise (CBME), le Pôle REX assure une double mission de:

• gestion et animation du portefeuille d'experts techniques internationaux (ETI) et experts nationaux détachés (END) – environ 400 postes d'experts pour l'ensemble du Pôle– principalement dans les secteurs de l'Education et l'Enseignement Supérieur, de la Santé, de l'Environnement, de la Gouvernance et de l'influence économique ;
• définition et de mise en œuvre de la stratégie d'animation et de fidélisation des viviers et de la ressource experts au sein de l'agence ;

Profil souhaité

• Expérience réussie d'environ 2/3 ans dans la gestion financière/budgétaire et administrative ;
• Formation BAC ou supérieure Bac+2/3 type BTS/DUT comptabilité, gestion administrative ou équivalent ;
• Avoir une appétence pour l'aspect financier et la logistique ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et de logiciels comptables
• Etre méthodique, organisé et réactif,
• Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome,
• Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe
• Sens du service

Informations complémentaires

Poste en CDD, basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris.

La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :

• Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
• Une part variable de 3% du salaire brut annuel.
• Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
• Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
• Une allocation de 10 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).
• Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
• Une prime de mobilité de 500 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
• Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
• La possibilité de télé-travailler 2 jours par semaine sous certaines conditions, avec une indemnisation de 25€ par mois, équivalant à 300€ nets de plus par an.
• Une prime de vacances annuelle de 450 euros.