Secrétaire administratif polyvalente H/F

Description du poste :

À propos du poste

Rattaché(e) à la Directrice, le (la) secrétaire administratif (ve) de l'APCLD contribue au bon fonctionnement de l'association par la polyvalence de ses tâches et par la transversalité des dossiers à sa charge : Accueil, Vie Institutionnelle, Tâches administratives en lien avec tous les services, Communication.

En interne, le (la) secrétaire administratif (ve) est en lien avec tous les acteurs internes de l'association en région ou au siège (administrateurs, bénévoles, délégués, salariés).

En externe, le (la) secrétaire administratif (ve) est en relation avec les adhérents, bénéficiaires, donateurs, abonnés et les prestataires et fournisseurs.

Missions et tâches administratives :

• Accueil physique aux heures d'ouverture des bureaux
• Gestion du standard téléphonique de l'association
• Traitement de la boîte mail générale de l'association
• Ouverture / Enregistrement et distribution du courrier à l'arrivée
• Enregistrement des courriers au départ du siège
• Gestion des envois de colis via COLISSIMO et suivi des réclamations
• Gestion des envois en nombre avec La Poste
• Participation et organisation des activités de mise sous pli avec les bénévoles IDF
• Contrôle de la facturation en lien avec le courrier (Pointage des envois)
• Gestion et suivi des stocks d'enveloppe
• Suivi et Mise à jour du CRM (Maj des informations : adresses postales, numéro de téléphone des bénéficiaires, bénévoles, etc.)
• Création et mise à jour des procédures en lien avec le poste
• Participation à la mise à jour des annuaires (Répertoires, Organigramme)

Vie associative :

• Saisie et suivi des adhésions, mise à jour des fichiers.
• Création des fiches CRM et Mise à jour
• Enregistrement des règlements (Chèques, etc)
• Saisie et suivi des dons
• Préparation des éléments de CA sur les admissions de bénévoles et les suivis des adhérents
• Envoi des courriers aux nouveaux adhérents
• Suivi des décès (Enregistrement dans le CRM, Courrier condoléances)

Suivi administratif des bénévoles :

• Rédaction des courriers d'admission
• Suivi des démissions bénévoles
• Tenue à jour des dossiers bénévoles (convention bénévoles, RGPD)
• Traitement des demandes d'ASA
• Mise à jour annuelle des attestations de permis des bénévoles
• Classement et archivage

Réalisation des extractions de CRM :

• Routage pour l'envoi du magazine
• Appel à cotisation / Rappel à cotisation
• Vœux de fin d'année
• Campagne membre bienfaiteur (CMB)
• Petit journal

Extraction à la demande de la direction

Service APPA :

• Suivi et traitement des demandes d'aides du groupe La Poste (les aidants familiaux) :
• Réception et traitement du mail
• Etablissement de chèque
• Saisie des chèques dans le fichier Excel
• Publipostage et envoi du courrier accompagné du chèque
• Aides administratives (Bilan, Création de fiche bénéficiaire)

Logistique :

Réalisation de tâches administratives à la demande de la direction, de la direction adjointe ou de la Présidence (Traitement/ envoi de courriers ou courriels, élaboration de tableaux de suivis, rédaction de Compte-rendu, de courriers, mise à jour de données, utilisation du CRM, classement, archivage…)

Les compétences requises :

• Capacité à s'adapter face aux différents interlocuteurs
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Maîtriser les outils numériques
• Polyvalence
• Autonomie
• Disponibilité
• Bon relationnel

Profil recherché :

Vous êtes fait(e) pour ce poste si vous possédez :

• Une formation BAC / BAC PRO SECRETARIAT et vous justifiez d'au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire.

Description du profil requis :

• Faire preuve de rigueur
• Respecter la confidentialité
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Goût du travail en équipe
• Capacité d'organisation et de gestion du temps et des priorités

Type d'emploi et temps de travail : Temps plein, CDI, sur la base de 37,5h/semaine

Statut : Employé

Capacité à faire le trajet ou à déménager

• 94117 Arcueil: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 26 190,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT

Lieu du poste : En présentiel