Chargé.e de mission Equipements

Le·la chargé·e de mission dispose d'une vue globale de ses opérations et doit prendre en compte toutes les contraintes de celles-ci pour leur bonne réalisation, en coordonnant les différents intervenants, Établissements, AMO (Assistant àMaîtrise d'Ouvrage), Rectorat - Corps d'inspection, Autres services opérationnels de la Région.

En qualité de prescripteur, il intervient :

• en amont d'un projet lors de l'identification du besoin et de l'étude de faisabilité avec la Direction du Patrimoine Éducatif, Culture et Sportif (DPECS) et les Maisons de la Région des territoires,
• dans la réalisation de la stratégie des modes d'achat (utilisation des accords-cadres, élaboration d'un marché, subvention, commande directe),
• dans le cadre du suivi des prestations auprès des fournisseurs d'équipements.

Le·la chargé·e de mission doit également définir les objectifs et la planification budgétaire (en lien avec sa hiérarchie). Il veillera au respect de l'enveloppe budgétaire et du planning de réalisation. Il met en place des outils de suivi concernant ses opérations. Sur une opération le·la chargé·e de mission doit être force de proposition sur toutes difficultés rencontrées dans la gestion du projet.

Le cadre des missions :

Équiper les établissements en mobiliers, machines, petits équipements dans le cadre :

• du renouvellement d'équipements ;
• de la restructuration d'un espace suite à des travaux ;
• de la remise à niveau des plateaux techniques.

A ce titre, dans le cadre de restructurations des établissements en lien avec des travaux de rénovation, agrandissements %) :

• Assurer la gestion de projet de restructuration des lycées pour la bonne livraison du bâtiment et de ses équipements
• Gérer le planning d'exécution : assurer un suivi régulier en collaboration avec la partie travaux, dans le respect des contraintes de fonctionnement des Établissements Publics Locaux d'Enseignement (EPLE)
• Respecter le budget alloué : recenser le juste besoin, élaborer la stratégie d'achats, optimiser les dépenses dans le respect des procédures d'achat et des marchés publics liés (accords-cadres à bon de commande existants ou appel d'offres spécifiques)
• Piloter, pour chacune des opérations, les Assistants à Maîtrise d'Ouvrage (AMO) missionnés pour élaborer le recensement du besoin, la mise en œuvre des marchés et assurer le suivi d'exécution et de livraison
• Assurer la réalisation des déménagements et transferts dans le cadre des opérations de restructuration : arbitrer le besoin, passer les marchés subséquents recensés
• Assurer une coordination des actions avec les services internes : Direction du Patrimoine Éducatif Culturel et Sportif (DPECS), Maisons de la Région des territoires, Direction des Achats et des Services Juridiques (DASJ), Cellule de Gestion (CGE)…
• Assurer une coordination des actions avec les partenaires externes : Rectorat, Assistant à Maîtrise d'Ouvrage (AMO), fournisseurs, architectes et Maitres d'œuvre (MOE)…
• Veiller, depuis l'expression du besoin jusqu'à la livraison, à la relation avec les établissements, à leur bonne information et au complet achèvement de chaque opération.

Réalisation des marchés du pôle Équipements (10 %) :

Collaborer au sein du pôle équipement à la construction et la mise au point des Cahiers des Clauses Techniques Particulières (CCTP) des accords-cadres ou marchés supports de l'activité d'achat en équipements pour le service.

Opérations de remise à niveau des équipements dans les ateliers (10 %) :

Assurer la gestion de projets ponctuels de remise à niveau des plateaux des lycées professionnels et techniques en veillant à la coordination avec les établissements, la DPECS (chargé·e d'opérations immobilières, chargé·e de patrimoine…), les Maisons de la Région des territoires, les AMO, et le Rectorat : identifier le besoin, arbitrer, élaborer la stratégie d'achats et suivre l'exécution jusqu'à la livraison.

Ouvertures, Poursuites et Rénovations de filières (OPRF) (5 %) :

• Soutenir le·la chargé·e de mission éducation dans le cadre des achats d'équipements sur le périmètre des établissements concernés
• Assurer une coordination des actions avec les services internes : Direction de l'Orientation et de l'Apprentissage (DOA), Direction des Achats et des Services Juridiques (DASJ), Cellule de Gestion (CGE)…
• Assurer une coordination des actions avec les services externes : Lycées, Rectorat, Assistant à Maîtrise d'Ouvrage (AMO), fournisseurs…

Campagne annuelle de renouvellement d'équipements (5 %) :

• Assister la gestionnaire en charge de la campagne annuelle de recensement
• Définir les paramètres de l'arbitrage de l'enquête
• Arbitrer et valider les demandes de renouvellement d'équipements selon les modes d'achats retenus : Marchés fractionnés à bon de commande (MFBC), Commandes directes, UGAP, subventions

Pilotage et suivi (10 %) :

• Rendre compte sur les opérations confiées : avancements, financements, points d'alerte, informations (réunions régulières, mise à jour des notes d'actualité à destination des élus). Cela implique d'assurer un suivi budgétaire, administratif et technique de l'ensemble des dossiers d'équipements du périmètre de responsabilité
• Assurer un lien régulier avec les établissements de son périmètre en matière d'équipements : échanger régulièrement avec les équipes de Direction, gestionnaires, équipes éducatives (déplacements, réunions, réponses aux demandes via le portail Corély (extranet)…)

Compétences indispensables :

• Maitriser la conduite de projet et les outils de gestion de projet
• S'adapter aux différents types d'interlocuteurs et aux changements rapides
• Faire preuve d'autonomie dans l'organisation et savoir gérer les urgences
• Être rigoureux·se, organisé·e et efficace
• Savoir travailler en équipe. Savoir s'adapter à l'environnement de travail
• Maîtriser les outils informatiques, bureautiques classiques et savoir s'adapter aux applications métiers
• Maîtriser les techniques de communication et d'animation : rédaction de rapport, notes, courrier et animer des entretiens

Compétences qui pourront être approfondies une fois en poste :

• Savoir négocier avec différents interlocuteurs (fournisseurs par exemple)
• Être force de proposition (procédures, méthodes, …) dans le domaine de responsabilité
• Maîtriser et s'informer des règles applicables aux marchés publics (Code des Marchés Publics)
• Connaître l'analyse et la gestion budgétaire
• Connaître les·le champ·s d'intervention de la Direction, les procédures internes et l'environnement pédagogique et administratif des Établissements Publics Locaux d'Enseignement (EPLE)