Agent d'accueil et d'information F/H

L'agent d'accueil et d'information assure l'accueil téléphonique et physique des publics du Conseil départemental sur les deux sites centraux situés à Cergy (2 avenue du Parc et 2 avenue de la Palette).

Sur le site de la Palette, l'accueil est également assuré pour les services de l'Etat situés dans l'immeuble (ARS).

• Réception du public, des appels téléphoniques, renseignement et information du public
• Orientation vers les services ou organismes compétents
• Constitution et actualisation d'un fonds de documentation et affichage d'informations
• Recherche téléphonique ou Internet
• Gestion des réservations de véhicules : suivi des carnets de bords du pool palette et saisie des réservations sur le logiciel dédié
• Suivi du planning des réservations de salles et affichage
• Accompagnement de visiteurs, contribution à des missions de réception et de service
• Travail en équipe

• Aide à certains services (communication, communication interne,...) pour des travaux de mise sous pli

• Accueil Campus :

• Permanence lors des séances plénières du Conseil départemental (relais pour les élus et les directions)
• Emballages pour les cadeaux institutionnels

• Prise de messages pour la Direction générale, le Président, le Cabinet

• Accueil Palette :

• Accueil pour les services de l'Etat : ARS
• Prise de messages pour les services lorsque toutes les personnes sont en réunion

• Travail en collaboration avec le gardien du site

• Standard téléphonique :

• Prise de messages pour la Direction générale, le Président, le Cabinet

• Composition de certains numéros extérieurs pour les postes n'ayant pas accès (province ou étranger)

• Remplacements ponctuels :

• Pôle manifestation : assurer la préparation et la mise à disposition des cafés / boissons
• Pôle courrier

• Soigner sa présentation vestimentaire, s'exprimer avec aisance
• Adopter une attitude d'ouverture et d'écoute et appliquer les règles de politesse et cordialité
• Décrypter et reformuler une demande
• Utiliser une console téléphonique et autre système de standard
• Mettre en oeuvre les règles de la confidentialité
• Conserver son calme, maîtriser son vocabulaire et le ton de sa voix y compris dans les situations délicates
• Prévenir et tempérer un conflit avec un usager
• Ajuster son comportement et son vocabulaire aux différents types de publics accueillis
• Développer une connaissance globale de l'organisation
• Rendre compte de son travail et des difficultés rencontrées à sa hiérarchie
• Rechercher, trier, classer de la documentation, utiliser des outils bureautiques et un outil de gestion de réservation de salles
• Collaborer avec d'autres pour atteindre un objectif commun et participer à l'évaluation de la qualité de l'accueil

Connaissances :

• Conseil départemental : organisation, fonctionnement, organigramme des services
• Communication écrite, orale et vocabulaire professionnel de la fonction accueil
• Règles de civilité et discrétion
• Fonctionnement d'un système de standard
• Techniques d'accueil physique et téléphonique, de communication et de gestion de personnes en difficultés ou agressives
• Outils bureautiques
• Gestion de planning
• Savoir orienter et connaître la répartition des locaux
• Techniques de recherche d'informations sur Internet et de classement d'un fonds documentaire
• Règles de base du travail en équipe

Résolument tourné vers l'avenir, le Val d'Oise a fait de l'innovation et de la valorisation des compétences de ses collaborateurs un marqueur du Département. Fort de la création d'une Ecole du Management par l'Innovation, d'une charte sur le télétravail, le Département du Val d'Oise concilie dynamisme et qualité de vie au travail.

Au quotidien, le Conseil départemental valorise ses atouts pour développer son économie locale et favoriser l'accès à un emploi durable.

Le Département du Val d'Oise, ce sont 3600 agents répartis sur tout le territoire et plus de 150 métiers différents au service des valdoisiens.

Vous souhaitez participer à nos projets ? Rejoignez-nous