Office Manager

OFFICE MANAGER / RESPONSABLE ADMINISTRATIF(VE) / Clinique esthétique privée – Paris

Informations générales

• Type de contrat : CDI – Temps plein

• Lieu : Paris – Poste en présentiel

• Rémunération : 2 800 € à 3 500 € bruts mensuels (selon profil)

• Prise de poste souhaitée : janvier 2026

• Horaires : du lundi au vendredi – travail en journée

Présentation du poste

La Clinique Alphand, clinique esthétique privée à Paris, recrute un(e) Office Manager /

Responsable administratif(ve) afin d'assurer le bon fonctionnement administratif,

organisationnel et opérationnel de la structure, et d'accompagner la direction médicale dans la

gestion quotidienne de la clinique.

Position dans l'organisation

Le / la Office Manager est rattaché(e) à la direction médicale et travaille en lien étroit avec :

• les équipes médicales et paramédicales,

• les prestataires externes,

• l'expert-comptable,

• les partenaires opérationnels.

Missions principales

1. Gestion administrative & coordination générale

• Supervision de l'organisation administrative de la clinique

• Gestion des flux administratifs (emails, courriers, documents officiels)

• Organisation, classement et mise à jour des dossiers administratifs

• Suivi et gestion des contrats prestataires (ménage, maintenance, fournisseurs)

• Gestion des commandes de fournitures et suivi des stocks

2. Gestion RH & paie (en lien avec l'expert-comptable)

• Préparation et transmission des éléments variables de paie

• Suivi des congés, absences et plannings du personnel

• Organisation et suivi de l'Onboarding administratif des nouveaux collaborateurs

• Suivi des formations obligatoires (DU, DPC, etc.)

• Contribution à la structuration et à l'amélioration des processus RH internes

3. Gestion financière – premier niveau

• Suivi des factures fournisseurs, paiements et relances

• Préparation de tableaux de bord et reportings financiers pour la direction

• Contrôle administratif des flux financiers (caisses, terminaux de paiement CB)

• Interface avec l'expert-comptable sur les sujets comptables courants

4. Organisation logistique & planning

• Planification et coordination des interventions de maintenance et contrôles techniques

• Participation à l'organisation des plannings médicaux en lien avec les équipes

• Coordination des agendas pour les formations internes, masterclass et événements

• Organisation ponctuelle des déplacements des praticiens

5. Qualité, conformité & réglementation

• Suivi des procédures qualité et conformité réglementaire

• Gestion et mise à jour des documents obligatoires (registres, traçabilité des dispositifs

médicaux, conformité des locaux)

• Participation à la préparation des audits et visites de certification

6. Communication interne & support à la direction

• Rédaction et diffusion des communications internes (notes de service, plannings)

• Soutien à l'organisation des événements de la clinique (portes ouvertes, événements

patients, relations partenaires)

• Appui administratif et organisationnel à la direction médicale

7. Communication digitale (site internet & réseaux sociaux)

• Suivi et mise à jour des contenus du site internet et coordination des publications sur les

réseaux sociaux, en lien avec la direction médicale et les prestataires externes.

Profil recherché

• Formation Bac +2 / Bac +3 (BTS Gestion, licence gestion ou équivalent)

• Expérience confirmée en office management ou assistanat de direction, idéalement en

environnement médical ou esthétique

• Excellente organisation, rigueur et sens élevé de la confidentialité

• Très bonnes compétences relationnelles et capacité à travailler en équipe

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)

• Connaissance d'outils de gestion ou CRM (Doctolib, Odoo…) appréciée

• Capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant et structuré

Expérience requise

• Gestion administrative : 5 ans minimum

• Environnement médical : 3 ans minimum

• Gestion d'équipe : 5 ans minimum