Assistant de formation

L'URIOPSS Centre - Union d'Associations Sanitaires et Sociales

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Un Assistant de formation / assistant administratif (F/H),

CDI à temps plein – Orléans - A pourvoir immédiatement

L'URIOPSS Centre, créée en 1949, est une association qui a pour but d'unir, au niveau régional, les associations et organismes privés à but non lucratif du secteur social, médico-social et de la santé.

L'URIOPSS Centre regroupe 200 associations et fédérations réparties sur les six départements, ce qui représente plus de 750 établissements et services, et plus de salariés, intervenant auprès des personnes handicapées, des personnes âgées, des jeunes et familles en difficulté, des personnes en grande précarité sociale…

Son objectif est de soutenir le développement des projets des associations adhérentes et leur adaptation à l'évolution des besoins de la population comme des politiques d'action sociale et de santé.

Son action s'adresse aux cadres dirigeants, bénévoles et salariés, des associations et s'inscrit en interaction avec les autorités publiques (Agence régionale de santé, Conseil régional, Conseils départementaux, Etat, …).

Mission : Sous l'autorité du Directeur régional, au sein d'une équipe de 10 salariés, vous assurez des missions d'assistant de formation et administratif ; vous êtes en charge de l'organisation et de la gestion administrative d'une partie importante de l'activité formation et accompagnement ; vous actualisez la base de données de contacts; vous assurez l'accueil téléphonique et physique, la gestion du courrier, le lien avec les adhérents et les partenaires en interface avec l'équipe, la mise en forme de documents et publications, l'actualisation d'une partie du site internet ; vous préparez les réunions, vous assistez l'ensemble de l'équipe dans ses dossiers.

Les principales missions :

1. Gestion administrative de la formation

• Organisation logistique des formations : Planification des sessions, réservation des salles, envoi des convocations, gestion des supports pédagogiques, accueil des participants.
• Suivi administratif en lien avec la démarche qualité Qualiopi : Édition des conventions de formation, feuilles d'émargement, attestations de stage.
• Relation avec les adhérents : gestion des inscriptions, relances, gestion des reports et annulations .
• Suivi des plannings de formation : Coordination des intervenants, formateurs et participants.
• Traitement des données : Saisie et mise à jour des informations dans les outils de gestion (logiciel métier, tableurs, bases de données).
• Archivage et classement : Maintien à jour des dossiers physiques et numériques, respect des procédures de confidentialité, respect des exigences Qualiopi.

2. Assistanat de l'équipe de l'URIOPSS Centre

• Gestion de l'agenda et des réunions : Organisation de l'agenda du directeur, planification des réunions, préparation des dossiers.
• Communication interne et externe : Rédaction de courriers, notes et supports de communication, diffusion des informations aux membres et partenaires.
• Préparation de réunions : Préparation et organisation des réunions.
• Gestion administrative : Traitement du courrier, gestion et suivi des appels téléphoniques et des mails, classement et archivage des documents, alimentation et mise à jour de la base adhérents.

Les qualités requises : Vous avez une expérience professionnelle en gestion administrative et/ou dans le secteur de la formation ; vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Power point, Outlook..., techniques de publipostage) et avez une appétence pour les outils et logiciels de bases de données (CRM) et internet. La connaissance du logiciel Formdev serait appréciée.

Vous disposez d'une très bonne maîtrise de l'expression orale (vous savez répondre à des demandes et aiguiller vos interlocuteurs) et écrite (vous savez rédiger des courriers à partir de consignes orales). Vous faites preuve d'adaptabilité , de rigueur, d'organisation, de précision et de discrétion, indispensables pour ce poste. Vous avez une aisance relationnelle et une capacité à travailler en équipe. Vous savez gérer plusieurs projets simultanément. Vous portez un intérêt au secteur social, médico-social et de la santé.

Formation et expérience

• Diplôme de niveau Bac +2 minimum en assistanat de formation, direction, gestion administrative ou gestion des ressources humaines.
• Expérience significative dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la santé et du médico-social.

Conditions de travail

• Type de contrat : CDI.
• Lieu : Orléans (45)
• Rémunération : de 2200€ à 3000€ brut/mois.
• Temps de travail : Temps plein, 35h, du lundi au vendredi.
• Pas de télétravail

Ce poste requiert une grande polyvalence et une capacité à s'adapter à un environnement en constante évolution. L'assistant (-e) de formation et administratif joue un rôle central dans la coordination des activités et le lien avec les adhérents de l'URIOPSS Centre.

Veuillez joindre votre CV et une lettre de motivation

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 200,00€ à 3 000,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel