PREF35 - Secrétaire au sein du pôle « Secrétariat particulier du Préfet »

Informations générales

Organisme de rattachement

Préfecture d'Ille-et-Vilaine  

Référence

MINT_BA035ATC

Date de début de diffusion

/09/2025

Date de parution

/01/2026

Date limite de candidature

31/12/2025

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

PREF35 - Secrétaire au sein du pôle « Secrétariat particulier du Préfet »

Description du poste

RIFSEEP : 1
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter :

La cheffe de Cabinet : maud.-et-
Le directeur de cabinet :
Vos activités principales
 Placé sous l'autorité conjointe du préfet, du directeur de cabinet et de la cheffe de cabinet, le titulaire du poste :
 1 – En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet  :
- Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications,
- Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet,
- Gestion de l'agenda du préfet : planification, organisation et suivi des réunions ; organisation des déplacements, réservations train et hôtel avec AMEX via CHORUS DT, réponses aux invitations
- Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d'orientations aux services attributaires,
- Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents),
- Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet,
- Préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet : félicitations, remerciements, vœux….
- Coordination, avec le personnel de résidence, de l'organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet : élaboration et envoi d'invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table.
 
2 – organise et coordonne le fonctionnement et l'activité du pôle « Secrétariat particulier » :
- Suivi de l'agenda du directeur de cabinet,
- Préparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels,
- Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles,
- Organisation d'audioconférences et de visioconférences,
- Rédaction des déclarations d'absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale,
- Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral,
- Suivi des notes hebdomadaires de permanence,
- Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture),
- Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques).
 
3 – met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
 
Ce poste peut amener à travailler dans l'urgence et par anticipation.
Il suppose des amplitudes horaires coordonnées des trois assistantes pour assurer l'ouverture du secrétariat particulier en continu de 08h00 à 19h00.
Il nécessite disponibilité et discrétion.
Le poste n'est pas télétravaillable.

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques :
- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis
 - connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise – requis
Savoir- faire :
- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise– requis
- avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - requis
- savoir rédiger : niveau pratique - requis
- savoir s'organiser : niveau maîtrise – requis
Savoir-être :
 - avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis
- savoir s'adapter : niveau maîtrise – requis
- savoir communiquer : niveau maîtrise - requis
- s'avoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis

Informations complémentaires
Informations complémentaires

Votre environnement professionnel

Activités du service
Le Cabinet est composé du service du cabinet et de la Direction des sécurités.
Le service du cabinet est chargé de l'ensemble des actions relevant de la représentation de l'État et de la communication.
Le pôle secrétariat particulier est le garant de la coordination des activités du Préfet et de la Directrice de cabinet, en tenant compte des différentes missions afférent à un préfet de département, de région et de Zone de défense.
 
Composition et effectifs du service
- Chefferie de pôle : 2 agents
- Pôle secrétariat particulier : 3 agents
- Pôle conducteurs : 4 agents
- Pôle communication interministérielle : 3 agents
- Pôle affaires institutionnelles et protocolaires : 4 agents
 
Liaisons hiérarchiques
Préfet
Directeur de cabinet
Cheffe de cabinet

 Durée sur le poste : 3 ans minimum

Liaisons fonctionnelles
Le corps préfectoral, les élus (les parlementaires, le Conseil Départemental, le Conseil Régional, les Maires), l'ensemble des services déconcentrés de l'État, à l'échelle du département et de la région, les services ministériels, les personnalités départementales et les partenaires extérieurs.

Emploi type : Assistante d'administration générale

Fondement juridique du recrutement

Fondements juridiques :Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Localisation du poste

Europe, France, Bretagne, Ille et Vilaine (35)

Géolocalisation du poste

  

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

RENNES

Date de vacance de l'emploi

01/11/2025

Contact 1

maud.-et-

---