Assistante / Assistant en charge de l'appui et de la coordination d'activité du CFJA

Vos missions en quelques mots

Votre environnement de travail : 

Le bureau chargé des missions d'appui et de coordination est composé d'une cheffe de bureau et de deux agents (un de catégorie B et un de catégorie C). Il a pour mission d'assurer toutes les activités supports nécessaires au bon fonctionnement du CFJA (budget, statistique, suivi des applications de gestion de la formation) et de veiller à la bonne coordination de l'activité du CFJA. Toutes ses missions s'exercent et s'articulent en lien avec les deux bureaux de formation et la direction.  L'assistant(e) chargé(e) des missions d'appui et de coordination est rattaché(e) à l'autorité hiérarchique directe de la cheffe de bureau.

Vos missions :

Sous la supervision de la cheffe de bureau, vous assurez des missions de soutien, de suivi et de coordination transversale des activités du Centre de Formation de la Juridiction Administrative (CFJA) : 

(1)  Coordination des outils du CFJA :

· S'assurer du bon fonctionnement, de la bonne utilisation et de l'actualisation des outils numériques utilisés pour la gestion de la formation (base de données des formations, plateforme d'inscription aux formations, outils de nomination et de rémunération des formateurs) ;

· Être en capacité de faire évoluer les outils pour répondre au plus près aux besoins des utilisateurs et de l'équipe du CFJA ;

· Participer à la formalisation et au suivi des procédures ;

· Assurer un suivi transversal et cohérent des différentes activités du centre.

(2)  Communication

· Mettre à jour et animer l'intranet du CFJA ;

· Rédiger et diffuser l'infolettre interne.

(3)  Suivi budgétaire et gestion financière :

· Élaborer et suivre le budget prévisionnel puis assurer l'exécution du budget annuel ;

· Suivre les marchés, les engagements, les paiements et les commandes aux prestataires extérieurs, ainsi que la rémunération des formateurs internes occasionnels ;

· Réaliser et analyser les restitutions dans Chorus.

(4)   Production et analyse des statistiques d'activité :

· Collecter, analyser et synthétiser les données d'activité du CFJA ;

· Appuyer la cheffe de bureau dans la rédaction des rapports et documents officiels (rapport social unique, questionnaires parlementaires, etc.).

En cas d'absence au sein de l'équipe, vous pouvez être amené(e) à assurer la suppléance pour garantir le déroulement des formations dans de bonnes conditions.

Une connaissance du domaine de la formation serait un plus.  

Liens hiérarchiques :

 N+1 : cheffe de bureau de la mission d'appui et de coordination

N+2 : directrice du centre de formation de la juridiction administrative

Pour information : le déménagement du service est prévu en fin d'année 2026 quai Voltaire (Paris 7ème).

Profil recherché

Vous possédez les compétences et savoirs suivants : 

Connaissances

Niveau expert

·  Outils bureautiques (Word / Excel niveau avancé / Access / LaSuite).

Niveau maîtrisé

·  Connaissance générale de la procédure et des outils budgétaire et comptable (Chorus).  

Niveau pratique

·   Statistiques et bases de données ;

·   Connaissances de l'organisation et du fonctionnement du Conseil d'Etat et de la juridiction administrative

Savoir-faire

Niveau maîtrisé

·   Travail méthodique et rigoureux, capacités d'organisation de son travail ;    

.   Appétence pour les outils numériques et le développement informatique ;

·   Capacités de maniement de données chiffrées, goût des chiffres et analyse des données statistiques ;

·    Savoir travailler en équipe et en lien avec des interlocuteurs internes et externes au CFJA.

Savoir-être

·     Grandes qualités relationnelles (contact avec de nombreux interlocuteurs et les publics du CFJA) ;

·     Capacité d'adaptation et réactivité ;

·     Faire preuve d'autonomie, d'initiative et de curiosité intellectuelle.

Localisation

Localisation : 7, rue Catherine Puig Montreuil

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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

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