Assistant Responsable d'Affaires F/H

Qui sommes-nous ?
Le périmètre VINCI Energies France Tertiaire IDF, pôle de VINCI Energies, est l'un des leaders des métiers des corps d'état techniques du bâtiment, sur le marché du tertiaire parisien.

A travers les 50 entreprises qui lui sont rattachées, il déploie son activité relevant du génie électrique et climatique, dans tous types de bâtiments tertiaires.

Omnidec, société de VINCI Energies, est spécialisée dans l'aménagement de bureaux, et est le partenaire incontournable des entreprises sur les travaux de cloisonnement, de plafonds suspendus, de planchers surélevés, d'acoustique ou encore de second œuvre.

Avec un chiffre d'affaires de 11M€ et une équipe de plus de 30 collaborateurs, Omnidec est une structure à taille humaine, agile et ancrée dans son territoire.

Sur nos chantiers, chaque jour est différent : organisation, coordination, challenge et esprit d'équipe seront votre quotidien

Quelles seront vos missions ?
Au cœur de l'action, vous serez le véritable bras droit des opérationnels sur le terrain :

Administration & gestion documentaire

• Créer et tenir à jour les affaires et les tiers (clients, fournisseurs, sous-traitants) dans nos outils.
• Ouvrir et structurer les dossiers clients et dossiers chantiers.
• Préparer et mettre à jour les documents administratifs : contrats, budgets, situations de travaux, courriers.
• Élaborer les PPSPS, constituer les DOE et assurer le suivi des pièces QSE.
• Compléter les marchés clients (dossiers, signatures, envois) et suivre les retours.

Achats, fournisseurs & sous-traitants

• Passer les commandes fournisseurs et sous-traitants, suivre les livraisons et effectuer les relances.
• Réclamer les PV de réception et documents associés.
• Gérer les demandes d'agrément et de référencement des sous-traitants.
• Solliciter et maintenir à jour les échantillons et tarifs fournisseurs.

Planning & coordination

• Consolider et diffuser le planning chantier (hebdomadaire et quotidien).
• Gérer les agendas des responsables chantier (réunions, interventions, visites).
• Suivre les congés des équipes et sous-traitants.
• Organiser les accès chantier et faire le lien avec les clients.

Logistique & vie du chantier

• Organiser la logistique de chantier : base vie, consommables, affichage réglementaire, accès.
• Réceptionner et contrôler les marchandises, tenir le classeur de livraison à jour.
• Gérer les stocks : fournitures de bureau, EPI/vêtements de travail, cartouches, eau, consommables.
• Préparer les événements internes ou réceptions chantier (traiteur, salle, coordination).
• Participer à la résolution des aléas chantiers (approvisionnements, matériel, planning).

Outils & support interne :
Agir comme correspondant(e) informatique (gestion du parc téléphonique, demandes courantes).

Le poste est à pourvoir à Pantin (93).

Envie de vous lancer ?
Voici le profil que l'on recherche :
Vous êtes diplômé d'un Bac+2 (assistanat, gestion, techniques du bâtiment, etc.).

Vous avez au moins 2 ans d'expériences sur un poste similaire (alternance(s) comprise(s)).

Vous aimez organiser, structurer, anticiper, et rendre les projets plus fluides.

Vous maîtrisez le Pack Office, et idéalement Codex et/ou Batigest, ou êtes motivé pour vous y former.

Vous savez rester calme dans l'imprévu, faire preuve de rigueur et de sens de la synthèse.

Adaptable et à l'aise dans l'échange, vous aimez travailler au plus près du terrain.

Vous êtes mobile et faites preuve de discrétion et de professionnalisme.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Venez exprimer vos talents, nous saurons vous accompagner