Responsable Pédagogique H/F

OPTIMA FORMATION – 30 ans d'engagement pour l'alternance

Depuis plus de 30 ans, Optima Formation accompagne les entreprises et environ 60 jeunes dans la réussite de leurs parcours en alternance.

Spécialiste de l'enseignement supérieur tertiaire, Optima est centré sur 4 BTS clés qui répondent aux besoins du marché :

• BTS Professions Immobilières
• BTS Assurance
• BTS Gestion de la PME
• BTS Management Commercial Opérationnel (MCO)

Basé à Toulon, Optima s'appuie sur un processus de sélection rigoureux et humain pour proposer des profils motivés, encadrés et adaptés aux exigences du terrain.

Notre mission : créer les meilleures conditions pour que jeunes et entreprises réussissent ensemble.

1. Animation / Organisation de la formation

• Accompagner l'équipe pédagogique dans la mise en place des cours donnés, valider la conformité aux référentiels
• Réunion de rentrée et transmission d'informations
• Membre et mise en place du conseil de perfectionnement (obligation Qualiopi)
• Suivi et gestion complète des candidats en formation (présence, absence, modifications de planning…), tenir informés les tuteurs de façon hebdomadaire
• Organiser les épreuves de BTS blancs avec les formateurs
• Coordination d'une équipe de 10 formateurs
• Organiser les conseils de section avec les formateurs
• Assurer la relation avec les partenaires institutionnels tels que (OPCO, Académies)
• Recruter, intégrer et accompagner les formateurs/intervenants
• Monter les plannings annuels et résolution des conflits de planning
• S'assurer du respect de la progression pédagogique et du suivi des heures
• Gérer les entretiens individuels (objectifs, difficultés, redressement)
• Suivre les dossiers en lien avec les CFA partenaires, OPCO, entreprises
• Contribuer au développement du CFA en lien avec le commercial (retours pédagogiques, besoins marché, axes d'amélioration)
• Préparer la mise en place d'un ou deux Titres Professionnels pour 2026 (analyse des référentiels, construction pédagogique, besoins formateurs, organisation des futures sessions).

2. Élaboration et transmission des documents scolaires

• Production des documents de suivi des candidats (bulletins de notes, simulation BTS, reporting dans la fiche d'axe d'amélioration) pour préparation des rendez-vous entreprise du directeur
• Élaboration des documents de rentrée (planning, trombinoscopes, livrets pédagogiques…)
• Suivi des cours donnés en début de formation (copier les cours pour les donner aux nouveaux entrants…
• Élaboration et transmission des livrets scolaires
• Préparation et transmission des dossiers professionnels support aux épreuves orales
• Gestion et création des diverses licences (Office 365, EBP…)
• Édition et élaboration de divers documents de gestion (feuilles de présence, disponibilité des salles, documents à afficher sur les tableaux de communication…)

3. Gestion des inscriptions aux examens

• Gérer toute la partie inscription des jeunes à l'examen final
• Préparation de l'envoi des dossiers et envoi des dossiers en respectant scrupuleusement les livrables académiques

4. Tâches diverses

• Correction des tests de préinscription si besoin avec l'assistante RH
• Ouverture et fermeture de l'école selon l'organisation interne
• Gérer toute la partie fournitures, commande de matériel si nécessaire avec notre fournisseur Lyreco, passer la commande (achats généraux)
• Veille informationnelle sur les recommandations académiques, les fiches ressources communiquées par l'inspecteur académique
• Suivre et produire les éléments de contrôle académique proposés par l'inspecteur académique en collaboration avec l'équipe de direction

5. Missions Qualiopi / Qualité

• Mettre à jour les procédures internes pour assurer la maîtrise et l'application des 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi
• Gérer le système documentaire Qualiopi : collecter, mettre à jour et organiser toutes les preuves, procédures et documents obligatoires
• Assurer la conformité des formateurs : tenir à jour leurs dossiers de compétences et piloter leur plan de formation
• Suivre les indicateurs qualité et piloter l'amélioration continue : analyser les résultats, identifier les écarts et mettre en place des actions correctives
• Préparer et sécuriser les audits Qualiopi : former l'équipe, anticiper les non-conformités et garantir la conformité permanente

SAVOIR-FAIRE (Compétences techniques)

• Utiliser fréquemment Galia (gestion candidats, plannings, documents).
• utilisation Trello pour notre suivi Qualiopi
• Coordonner les formateurs et organiser les plannings.
• Contrôler la conformité des cours aux référentiels BTS.
• Gérer les dossiers d'inscription aux examens académiques.
• Produire les documents pédagogiques (bulletins, livrets, dossiers professionnels).
• Suivre l'assiduité, les absences, les reporting.
• Gérer le système documentaire Qualiopi (preuves, procédures, audits).
• Suivre les indicateurs qualité et mettre en place des actions correctives.
• Gérer les relations institutionnelles (OPCO, Académie, entreprises).
• Assurer la veille académique (directives, fiches ressources).

SAVOIR-ÊTRE (Qualités personnelles)

• Rigueur
• Organisation
• Fiabilité
• Autonomie
• Leadership pédagogique
• Communication claire
• Adaptabilité
• Sens des responsabilités
• Gestion du stress et des imprévus
• Esprit d'équipe

Profil recherché

• Une solide expérience dans le domaine de l'enseignement ou de la gestion pédagogique
• une capacité à manager une équipe. Vous possédez d'excellentes compétences en leadership, organisation et communication.
• La maîtrise des techniques d'enseignement ainsi qu'une forte aptitude à coordonner différents acteurs sont indispensables.
• Vous faites preuve d'autonomie, de rigueur et d'un sens aigu du relationnel.
• Une capacité à innover dans l'approche pédagogique et à fédérer autour d'un projet commun sera un atout majeur pour réussir dans ce poste

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 500,00€ par mois

Avantages :

• Intéressement et participation

Question(s) de présélection:

• quel est votre maitrise du logiciel Galia ( SC-form concept)?
• connaissez vous les référentiels des BTS que nous proposons?

Formation:

• Bac +3 (Licence / Bachelor) (Requis)

Expérience:

• centre de formation : 3 ans (Requis)
• pédagogie: 3 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel