Gestionnaire de formation continue H/F

Créée en 1958, l'Ecole nationale de la magistrature est l'école unique de formation des magistrats de l'ordre judiciaire français. Elle joue un rôle de trait d'union entre savoir-faire et savoir-être, entre les magistrats et les acteurs de la justice et du droit, entre la pratique de la justice et la compréhension de société.

Composé de 15 agents, le service de la formation continue est chargé de préparer l'offre de formation continue nationale, gérer les inscriptions, assurer la mise en œuvre des actions inscrites au plan de formation continue nationale et coordonner la formation continue déconcentrée au sein de chaque cour d'appel.

En qualité de gestionnaire de la formation continue, votre mission principale consistera à accompagner la sous-direction, au sein du service de la formation continue, en assurant la préparation, l'organisation et le suivi d'un portefeuille de sessions de formation à destination des magistrats.

Ce portefeuille est varié et comprend tant des sessions de formation sur un ou plusieurs jours, que des cycles et des parcours de formation.

Toutes vos opérations de saisie seront réalisées dans un logiciel dédié, Open Portal (système d'information automatisé permettant et facilitant la gestion des formations et le traitement des vacations administratives). Des formations sont proposées en interne pour le maîtriser.

Dans l'exercice de vos missions, vous collaborerez étroitement avec un ou plusieurs coordonnateurs de formation (8 magistrats, 1 avocat, 1 administrateur civil et 1 attaché principal d'administration).

Vos activités principales seront les suivantes :

1 - gestion des formations —cycles ou parcours

Gérer les convocations aux sessions de formation – en présentiel et/ou distanciel - des participants, intervenants et directeurs de sessions

Préparer et diffuser les programmes de formation

Gérer la réservation du matériel nécessaire aux sessions de formation

Gérer les ordres de mission de ces publics

Assurer la reprographie des documents ou procéder aux réservations de prestation auprès du titulaire du marché si besoin

Assurer un accueil téléphonique et/ou échanges mails auprès d'un public très diversifié

Accueillir les participants et intervenants sur le site de l'école, à Arborial, en distanciel ou sur tout autre site extérieur à Paris ou proche banlieue

Assurer la gestion des évaluations et des attestations de suivi de formation

Alimenter les bases de données et tableaux de suivi

2- gestion financière et suivi (aucune compétence financière n'est exigée) :

Etablir les fiches navettes en ligne (pour que le service financier puisse pré-engager toutes les prestations du portefeuille : formations payantes, prestations de petits déjeuners, de cocktails …. ), ainsi que le service fait dès que la prestation est réalisée

Gérer les vacations des intervenants et directeurs de ses sessions (rétribution des interventions, en lien avec le coordonnateur de formation concerné, puis édition et transmission des états indemnitaires au service des RH après signature de la cheffe de service)

Assurer un suivi étroit via le dépôt sur le serveur commun des éléments et l'actualisation de tableaux dédiés.

3- Participation à la résorption du stock des vacations :

Le service de la formation continue est en cours de résorption d'un stock de vacation non payées aux intervenants. Si ce stock n'est pas entièrement résorbé à la date de la prise de poste, vous pourrez être amené à traiter de manière prioritaire le stock restant (préparation, édition et suivi des dossiers en lien avec le service RH pôles vacations basé à Bordeaux).

4- Participation au projet de service :

Vous participerez à la fiabilisation des données du système d'information, en lien avec la cheffe de service, l'adjointe à la cheffe de service et la gestionnaire en charge du projet, pour que le service puisse procéder à des extractions statistiques fiables (formation continue nationale, formation continue déconcentrée et délocalisée).

Vous pourrez enfin être amené à participer à toute mission ou tâche en lien avec l'activité du service de la formation continue.

Vous serez l'interlocuteur privilégié de publics très variés :

a) Sous-directrice

b) Adjointe à la sous-directrice

c) Cheffe de service et son adjointe

d) Coordonnateurs de formation (magistrats, administratrice civile, attachée principale et avocate)

e) Magistrats, experts d'un domaine, directeurs, directrices de session

f) Intervenants (nationaux et parfois européens)

g) Participants (dans la France entière)

Connaissances

Organisation judiciaire (échelle nationale, déconcentrée, délocalisée) : serait un plus

Gestion administrative : maîtrise

Outils informatiques (Word, Excel, messagerie Outlook) : maîtrise ou application

Techniques de rédaction/écrits professionnels : maîtrise ou application

Savoir-faire

Capacité à travailler en mode collaboratif : maîtrise

Organisation et rigueur : maîtrise

Capacité d'analyse : maîtrise

Communication : maîtrise

Organiser son activité : maîtrise

Savoir rendre compte de son activité : maîtrise

Rédaction de courriers et de mails

Savoir-être

Proactivité

Réactivité

Sens du travail en équipe

Sens du contact, dialogue et de l'écoute

Capacité d'adaptation

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD d'1 an renouvelable)