Secrétaire médicale en Hépatologie ou Polyclinique Chirurgicale F/H

Informations générales

Organisme de rattachement

Hôpital Avicenne  

Référence

APHP_

Date de début de diffusion

/11/2025

Date de parution

/01/2026

Domaine / Métier

Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Intitulé du poste

Secrétaire médicale en Hépatologie ou Polyclinique Chirurgicale F/H

Description du poste

L'agent d'accueil a pour rôle d'assurer un accueil professionnel, chaleureux et efficace des patients et de leur entourage, ainsi que la gestion administrative des consultations. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service et à l'amélioration de l'expérience patient.

Missions du Service d'hépatologie :
Gestion de l'accueil physique et téléphonique et du flux patient à l'accueil
Assurer la gestion du flux des patients des 3 secteurs (HDS, HC et HDJ)
Gérer la prise de rendez-vous sur les différents secteurs à la demande des médecins
Effectuer les demandes et les retours des patients sur le logiciel i-transport
Numériser, intégrer et effectuer les envois de résultats d'examens.
Assurer la traçabilité (Examens réalisés, albumines administrées…) dans le dossier informatisé du patient.
Classer et archiver
Assurer les courses au sein du service (magasin et éventuellement au sein du DMU, rangements divers).
Toute aide au service s'inscrivant dans son domaine de compétences et respectant la réglementation
Saisir l'activité.

Missions en Polyclinique Chirurgicale :
Accueillir les patients et leurs accompagnants avec bienveillance.
Identifier les besoins et orienter les patients vers le bon interlocuteur ou le bon service.
Fournir des informations claires sur la consultation, les horaires, les délais ou les modalités de consultation.
Gérer les demandes et transmettre les informations nécessaires aux équipes médicales et administratives.
Enregistrer les arrivées des patients dans le logiciel dédié ORBIS ou autre logiciel de gestion hospitalière.
Vérifier et mettre à jour les données administratives (identité, couverture sociale, mutuelle).
Préparer les dossiers médicaux nécessaires aux consultations.
Planifier et reprogrammer les rendez-vous en fonction des disponibilités et des impératifs du service
Orienter les patients vers les salles d'attente et informer les équipes médicales de leur arrivée.
Gérer les flux patients pour minimiser les temps d'attente et éviter les encombrements.
Collaborer avec les équipes médicales, paramédicales et administratives pour le bon déroulement des consultations.
S'assurer de la disponibilité des documents requis (ordonnances, résultats d'examens, etc.)

Descriptif du profil recherché

Savoir-faire requis
*Excellentes compétences relationnelles.
*Sens de l'organisation et rapidité dans l'exécution des tâches.
*Connaissance du circuit patient.
*Maîtrise des outils informatiques et des applications métiers (Gilda, Orbis, PACS – enregistrement de CD-Rom).
*Application des protocoles, procédures et règles d'identitovigilance.
*Formation et maîtrise des gestes d'urgence.

Connaissances associées
*Connaissances informatiques solides.
*Formation sur site pour les spécificités liées au plateau technique.
*Connaissance des protocoles d'hygiène, de sécurité et des procédures institutionnelles.

Qualités requises
*Vigilance, rigueur et sens des responsabilités.
*Écoute, disponibilité et bonne présentation.
*Autonomie et esprit d'initiative.
*Esprit d'analyse et capacité à travailler en équipe et en interdisciplinarité.
*Discrétion professionnelle et maîtrise de soi.
*Ponctualité, assiduité et respect des recommandations vestimentaires liées à l'hygiène et à la sécurité.
*Engagement dans l'amélioration continue et l'actualisation des connaissances.

Localisation du poste

Europe, France, Île-de-France, Seine Saint-Denis (93)

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