Gestionnaire administratif H/F

Identification du poste :

Coordinateur Administratif

Liaisons hiérarchiques :

• Chef de Service : Pr T. BAUBET
• Directeur des Ressources Humaines : V. KINDT
• Sous la supervision directe des Dr T. MOUHOUD responsable de la Maison des Adolescents, Pr T. BAUBET chef de service.

Liaisons fonctionnelles :

• Cadre Paramédicale du DMU « Urgences et Métabolisme » : C. CHALUMEAU
• Adjointe Cadre Paramédicale du DMU : L. JEAN LOUIS
• Chef Du DMU : Pr E. CHANZY
• Encadrement paramédical de l'unité : S. GASPAR
• L'équipe pluridisciplinaire du service de Psychopathologie de l'Enfant et de l'Adolescent

Présentation du service:

Le service de psychopathologie est un service d'accueil, de consultations ambulatoires hors secteur psychiatrique. Il n'y a pas d'unité d'hospitalisation de nuit.

Les unités du service de psychopathologie: Psychopathologie périnatale, pédopsychiatrie, Centre Référent des Troubles du langage et des Apprentissages, Centre Régional du Psychotraumatisme, hôpital de jour pour adolescents, Cellule d'Urgence Médico-Psychologique, Psychiatrie de l'adulte et addictologie

La Maison des adolescents - Centre d'accueil, de soins et d'interventions thérapeutiques auprès d'adolescents (CASITA)

Equipe pluridisciplinaire constituée de médecins psychiatres, d'un pédiatre, d'un cadre infirmier, d'une infirmière en pratique avancée, d'infirmiers, de psychologues-psychothérapeutes, d'un psychomotricien, d'une éducatrice spécialisée chargée du lien avec l'ASE, d'une assistante sociale, d'une secrétaire, d'une psychologue scolaire détachée de l'éducation nationale, d'une éducatrice spécialisée détachée de la PJJ.

La maison des adolescents est organisée sous la forme d'une plate-forme transdisciplinaire d'accueil ouverte avec ou sans rendez-vous et d'un centre de consultations : consultations psychiatriques, psychothérapiques, infirmières, psychomotricité, groupes psychothérapiques dont psychodrame analytique, groupes à médiations. Elle accueille tous les adolescents de 11 à 21 ans qui présentent une souffrance psychologique. Elle intervient également auprès des adolescents hospitalisés à Avicenne, ou aux urgences.

Intervention dans un réseau sanitaire et social local et départemental (bassin de vie : Bobigny, Pantin, Drancy, Noisy le Sec, La Courneuve, Aubervilliers)

Détails :

ACTIVITES

IDENTIFICATION DU POSTE :

Coordinateur administratif

MISSIONS DU POSTE

La Maison des Adolescents (MDA) de l'Hôpital Avicenne accueille chaque année plus de 400 jeunes et leurs familles. Elle constitue une unité de soins, d'accueil et d'orientation pour les adolescents, intégrée au pôle de pédopsychiatrie.

Dans ce cadre, le/la Coordinateur(trice) administratif(ve) assure,sous la responsabilité directe du Dr Mouhoud, le suivi et la coordination des activités administratives et médico-administratives de la MDA.

Il/elle apporte un appui transversal à l'équipe médicale et administrative, veille à la bonne organisation du parcours patient, au suivi de l'activité et à la production des bilans institutionnels.

Le/la coordinateur administratif de la Maison des Adolescents d'Avicenne a plusieurs missions se déclinant en plusieurs axes :

Coordination et suivi des activités médico-administratives

• Assurer la planification, la mise à jour et la validation des calendriers médicaux et de l'équipe.
• Superviser et contrôler le codage des actes, le suivi d'activité et la facturation.
• Garantir la fiabilité et la complétude des données d'activité dans les outils institutionnels (PMSI, RIM-P, etc.).
• Recueillir, compiler et structurer les données nécessaires à l'élaboration des bilans d'activité annuels (activité clinique, partenariats, prévention, etc.).
• Rédiger, compléter et mettre en forme les bilans suivants :

o Bilan ARS (activité annuelle institutionnelle)

o Bilan ASE (Aide Sociale à l'Enfance)

o Bilan PJJ (Protection Judiciaire de la Jeunesse)

· Soumettre les versions provisoires des bilans au Dr Mouhoud pour relecture, validation et ajustement.

· Consolider et finaliser les documents après validation médicale, puis assurer leur transmission officielle aux instances concernées (Direction, ARS, partenaires).

• Contribuer à la mise à jour du tableau de bord d'activité (indicateurs, flux, délais, typologie des accompagnements).

Appui au responsable d'unité et à l'équipe médicale

• Apporter un soutien administratif direct au Dr Mouhoud pour la gestion et le suivi de l'activité de la MDA.
• Participer à la préparation des rapports, réunions et documents officiels (bilans, courriers, notes).
• Assurer le suivi des dossiers patients et projets transversaux, en lien avec les institutions partenaires.
• Contribuer à la structuration et l'optimisation des procédures administratives internes.
• Participation et prise de note en réunion d'équipe et partenariale, production de comptes rendus.

Gestion du parcours patient

• Suivre le circuit administratif du patient : création, codage, suivi des rendez-vous, archivage.
• Coordonner la circulation d'informations entre les professionnels de la MDA et les partenaires externes.
• Participer à l'amélioration continue du parcours d'accueil et de prise en charge.

Accueil et continuité de service

• Assurer l'accueil des patients et familles en l'absence de la secrétaire d'accueil.
• Participer au traitement des appels, courriers et mails, ainsi qu'à la gestion du matériel administratif.
• Soutenir le fonctionnement quotidien de l'unité.

Conditions d'exercice :

· Poste à temps plein, basé à la Maison des Adolescents – Hôpital Avicenne, Bobigny.

· Horaires de journée (du lundi au vendredi).

· Activité exercée sous la supervision directe du responsable d'unité, sans responsabilité hiérarchique sur d'autres agents.

COMPETENCES

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels hospitaliers (Orbis et autres)

· Connaissance du fonctionnement hospitalier et des circuits administratifs.

· Compétences avérées en collecte, analyse et synthèse de données d'activité.

· Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation et respect de la confidentialité.

· Capacité à travailler en équipe et à rendre compte régulièrement à la hiérarchie.

QUALITES REQUISES

· Avoir un gout et intérêt dans la relation d'aide avec les adolescents

· Intérêt pour le travail en équipe pluridisciplinaire

· Discrétion (stricte observation du secret professionnel),

· Calme, maîtrise de soi, bienveillance, tolérance

· Aptitude à l'organisation et à la planification

· Aptitude à l'utilisation des outils informatiques et suite Microsoft

· Esprit de synthèse

· Dynamisme

PREREQUIS

· Bac +3 minimum (gestion, santé publique, administration hospitalière, sciences humaines ou équivalent).

· Expérience dans un environnement hospitalier ou médico-social souhaitée.

· Intérêt pour la pédopsychiatrie, le travail institutionnel et la coordination interprofessionnelle.

Rémunération : règles de la fonction publique hospitalière

Type d'emploi : Temps plein

Avantages :

• Flextime
• Prise en charge du transport quotidien
• RTT

Lieu du poste : En présentiel