Instructeur administratif

Entité : Ville de Metz

Filière : Administrative

Grade : Rédacteur ; Adjoint administratif ; Adjoint administratif principal de 2ème classe ; Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie du poste : B ; C

Type d'offre : Vacance de poste

Temps de travail : temps complet

A compter du : 01/01/2026

Mode de recrutement : Statutaire ou à défaut contractuel

Titre : Instructeur administratif / Officier d'état civil (formalités - gare) (H/F)

DGA : Direction Déléguée Proximité

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Direction / Pôle : Proximité-Population

Lieu de travail :Mairie annexe en gare - Place du Général De Gaulle 57000 METZ

Fin de publication : 23/01/2026

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A seulement 1h20 de Paris et au cœur d'un espace de coopération regroupant des partenaires européens historiques (France, Allemagne, Luxembourg, Belgique), la Ville de Metz bénéficie d'une situation géographique offrant un rayonnement exceptionnel dont témoignent les nombreuses marques de reconnaissance obtenues en termes de qualité de vie et compétitivité. Capitale de l'écologie urbaine et ville jardin, cité créative UNESCO, territoire de 3 000 ans d'histoire, la Ville de Metz est également tournée vers l'innovation numérique et bénéficie de nombreuses formations d'excellence (innovation, recherche photonique). Elle est aussi un lieu de nombreux rendez-vous culturels et sportifs avec Constellations de Metz, Metz Handball, FC Metz, Moselle Open, le Centre-Pompidou-Metz...

Au cœur de son action municipale, la Direction Déléguée Proximité incarne l'engagement de la Ville de Metz en faveur d'un service public de proximité, d'écoute et de réactivité.

En lien direct avec les élus de proximité, les services municipaux et les partenaires institutionnels, la DDP œuvre à une administration accessible, humaine et efficace, ancrée dans les territoires et à l'écoute des besoins réels des habitants. Elle contribue activement à la modernisation de l'action publique, à la simplification des démarches administratives, à la valorisation de l'action citoyenne et à la promotion du vivre ensemble.

Au-delà des fonctions administratives qui la caractérisent, la DDP est un acteur central de la démocratie locale : elle encourage la participation citoyenne, soutient les dispositifs de concertation (Conseils de quartier, Conseil municipal des enfants, Conseil communal consultatif) et accompagne les projets de territoire portés par les Messins.

Au sein du service Formalités – Élections et affecté à l'annexe gare, vous jouez un rôle essentiel d'accueil, d'information et d'accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives. Interlocuteur privilégié du public, vous instruisez et délivrez des formalités relevant notamment de l'État civil et des titres d'identité, dans le respect des procédures et des règles de confidentialité. Garant de la qualité du service rendu, vous veillez également au bon fonctionnement et à l'organisation générale de l'annexe gare, en contribuant à la continuité du service public, à la gestion des flux et à la sécurité des lieux et des documents. Par votre sens du contact, votre rigueur et votre engagement, vous participez pleinement à la mission de proximité portée par la Ville de Metz.

Accueil, information et accompagnement des usagers

• Accueillir, orienter et renseigner le public sur les démarches d'état civil, les prestations de l'annexe gare et la Maison du Luxembourg (QR code, les dates des ateliers, etc)
• Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs ; apaiser les tensions éventuelles et solutionner les réclamations des usagers
• Garantir une qualité d'accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité et des délais réglementaires
• Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
• Veiller à la gestion de l'affluence et du planning des rendez-vous
• Actualiser la documentation mise à disposition du public et l'affichage d'informations

Instruction des demandes aux diverses formalités administratives

• Remettre les dossiers / formulaires à compléter s'inscrivant dans la compétence recherchée
• Instruire les demandes : analyse des pièces à fournir, vérification des éléments du dossier, enregistrement
• Délivrer les titres (CNI, passeports et identités numériques) et les actes d'état civil
• Accompagner le Référent Dispositif de Recueil Mobile en démarches à domicile sur les communes du territoire de l'Eurométropole de Metz le cas échéant

Organisation générale de l'annexe gare

• Gérer la boîte mail générique (transférer les demandes aux agents en charge des dossiers le cas échéant)
• Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique : gérer le matériel et les stocks de consommables et engager les commandes nécessaires
• Alerter le cadre de gestion en cas de disfonctionnement
• Veiller à la sécurité des lieux et des titres (coffre-fort, alarme, etc) .
• Intervenir en renfort sur les mairies de quartiers lorsque l'activité l'exige

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des partenaires institutionnels, des usages et procédures administratives
• Bonne connaissance de la réglementation générale relative aux différentes missions (droit civil, droit électoral)
• Bonne connaissance de l'organisation et des procédures afférentes à l'instruction générale relative aux CNI/Passeports/Identité numérique, à l'Etat-Civil et aux formalités administratives
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers
• Qualités relationnelles avérées et sens du service public
• Courtoisie, politesse et bienveillance
• Diplomatie et discrétion
• Aptitude au travail en équipe
• Rigueur, organisation

Temps de travail

• 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi | horaires atypiques :
• du lundi au jeudi : en continu de 11h30 à 19h00
• le vendredi : de 08h00 à 12h00
• 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe / quinzaine (le vendredi après-midi)
• Disponibilité occasionnelle en soirée ou les week-ends en période électorale

Rémunération

• Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
• Primes annuelles : 13ème mois, CIA

Avantages

• Participation de la collectivité aux frais liés :
• aux transports en commun (75%)
• à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
• Amicale du personnel
• Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)

La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

• Faire le choix de rejoindre des équipes dynamiques et engagées
• Contribuer à des projets ambitieux pour le territoire et ses usagers
• Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
• Bénéficier d'un épanouissement personnel et professionnel