Office Manager

Start-up pharmaceutique spécialisée dans les médicaments génériques en pleine croissance et active sur les marchés B2B recherche un(e) Responsable Administratif(ve).

Poste basé à Lyon – 7ᵉ arrondissement

On-Site 100%

Objectif du poste:

• Le/la responsable administratif(ve) assure un support essentiel pour la bonne réalisation des activités de l'entreprise et des tâches administratives.
• Il/Elle facilite la vie quotidienne de la direction en apportant un soutien administratif et un rôle d'interface/coordination avec les autres départements de l'entreprise et interlocuteurs externes.
• Il/Elle prend en charge les sujets liés au bon fonctionnement de l'entreprise et, plus particulièrement, assure la mise en place et le respect des procédures internes, optimise la charge administrative et les coûts liés aux prestations, est responsable du bon fonctionnement des locaux et de la gestion du parc automobile.

Principales activités du poste:

I – Coordination du ComEx - Groupe

• Est garant(e) de la préparation, de l'actualisation des outils et du suivi des actions du Comité de Direction.
• Organise et rédige les comptes rendus des réunions du Comité de Direction.
• Veille à la bonne circulation de l'information au sein de l'équipe de Direction.
• Assure le relais et la circulation de l'information entre les directions et leurs interlocuteurs internes et externes, en France et à l'international.

II – Responsabilité Administrative

• Organise les réunions, conférences, rendez-vous et coordonne les différents départements pour une communication fluide et transparente.
• Assiste dans les tâches administratives du quotidien : enregistrement des données, gestion de la documentation et de l'archivage.
• Interface avec les prestataires extérieurs financiers et informatiques.
• Gère et suit le matériel de bureau et les documents marketing en s'assurant qu'un stock minimum soit toujours disponible.
• S'assure que les documents soient à jour et en conformité avec la réglementation pharmaceutique.
• Participe à la facturation et assure le suivi du budget des dépenses opérationnelles, incluant la mise à jour des documents et le suivi des transactions financières.
• Gère les correspondances via emails, courriers et appels téléphoniques, en veillant à une communication claire et rapide au sein de l'organisation, du groupe et avec les prestataires extérieurs.
• Contribue au maintien des logiciels du bureau et s'assure de l'intégrité des données dans le système.
• Supervise et soutient les activités de maintenance des bureaux.

III – Autres interactions

• Assiste sur les projets spécifiques, actions de recherche et autres initiatives portées par les départements ou la direction.
• Gère la boîte mail « Contact France » et les mises à jour du site Internet.
• Bureaux : pilote et assure l'interface avec les prestataires pour les moyens généraux, gère la relation contractuelle, le suivi et l'optimisation des coûts, et veille à la continuité des services.
• Parc automobile : pilote la gestion du parc auprès des loueurs, prestataires et conducteurs, et reste en veille pour optimiser les coûts.

• Formation : Bac +2 minimum (BTS Assistant Manager et/ou Assistant de gestion PME-PMI)
• Expérience : 5 à 7 ans d'expérience réussie dans un poste similaire, avec une solide expérience auprès de Directions générales
• Langues : Bilingue anglais (oral et écrit)
• Informatique : Maîtrise du Pack Office et utilisation fluide des outils de tableurs
• Excellentes compétences relationnelles et de communication
• Sens des responsabilités et volonté de se développer en continu
• Capacité à s'adapter à un environnement en évolution rapide
• Polyvalence, rigueur, organisation et esprit d'initiative

• Package de rémunération compétitif
• Opportunités de développement de carrière et d'évolution professionnelle