Responsable du bureau des formations continues

Type de recrutement :

Poste ouvert en CDD

Quotité de travail :

100%

Niveau d'emploi :

A - ASI - Assistant Ingénieur

Durée du contrat :

1 an renouvelable

Localisation :

UFR Fac Médecine

Domaine la Merci 2 Chemin Duhamel

38700 La Tronche

Présentation de la structure

Le Secteur Santé qui regroupe les UFR de Médecine et de Pharmacie, organise la formation des étudiants dans les différentes spécialités médicale, pharmaceutique, et maïeutique. Il contribue également à la formation de certaines professions paramédicales. Il compte près de 132 personnels administratifs et techniques et plus de 400 enseignants hors vacataires.

Les formations dans le secteur de la santé se caractérisent par une dématérialisation des examens, qui se déroulent sur tablettes numériques via la plateforme nationale UNESS. Cette organisation repose sur l'appui d'ingénieurs pédagogiques et informatiques dédiés.

Le poste à pourvoir se situe au sein du service formation qui assure la gestion administrative de près de étudiants répartis au travers huit bureaux selon le cycle de formation, dont les formations paramédicales.

Découvrez le Secteur santé sur son site web https://secteur-, ainsi que l'Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site

Missions principales

Sous l'autorité de l'adjointe à la cheffe de service formation, vous animez, organisez et contrôlez les opérations de gestion administrative de scolarité de formation continue (FC) du secteur santé. À ce titre, vous assurez l'encadrement hiérarchique d'une équipe de 7 agents.

Activités principales

Encadrer, animer et piloter le bureau de scolarité de la FC :

• Organiser l'activité en fonction d'un calendrier et des pics d'activités
• Animer et développer les compétences
• Conduire les entretiens bilans et professionnels annuels
• Promouvoir l'harmonisation et la sécurisation des procédures

Assurer la gestion administrative de la scolarité formation continue (près de 100 formations santé pour 1500 inscrits annuels en moyenne) :

• Accompagner la création des projets de formation Diplôme Universitaire (DU)/ Diplôme Inter-Universitaire (DIU)/ Capacités
• Piloter, organiser et suivre l'ensemble des étapes de gestion administrative : de la candidature à la délivrance du diplôme en utilisant l'ensemble des applicatifs institutionnels, tout en garantissant le respect de la réglementation
• Assister les stagiaires dans l'utilisation des outils numériques tant pour la formation que pour l'évaluation
• Collaborer avec le service financier et l'ingénieur-conseil en FC pour le suivi des conventions des stagiaires
• Assurer le suivi administratif et financier des formations
• Organiser la logistique des activités de formation et le fonctionnement pédagogique quotidien
• Conseiller et accompagner les enseignants et équipes pédagogiques
• Accueillir, informer et conseiller les publics des dispositifs de FC (montage des dossiers de financements, interactions avec les entreprises ou organismes...)

Mettre en œuvre la communication de l'offre de formation :

• Assurer la mise à jour de l'offre de formation sur les différents supports
• Réaliser les supports de communication sur la formation

Développer et suivre la promotion de l'offre de FC santé :

• Développer et maintenir des partenariats internes, externes privés et publics dans une logique de réseau
• Accompagner la mise en œuvre et l'analyse de l'évaluation d'un dispositif de formation dans un processus qualité : préparation et participation aux audits Qualité
• S'assurer de la conformité des exigences de la certification Qualiopi et être en capacité d'expliquer l'amélioration continue.
• Suivre des indicateurs qualitatifs et quantitatifs, les analyser et les présenter

Restriction ou contraintes liées au poste :

Certaines réunions pourront se tenir à partir de 17h. Une augmentation de la charge de travail est à prévoir au moment des inscriptions, des jurys ou du concours.

Compétences attendues

• Connaissances générales sur l'environnement universitaire souhaitable et de la réglementation relative à la formation continue
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à s'approprier rapidement de nouveaux logiciels métiers
• Capacités managériales
• Capacité à développer l'esprit d'équipe, d'initiative et d'autonomie
• Aptitude à travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs multiples
• Capacité à communiquer et à diffuser efficacement l'information
• Capacité à identifier un dysfonctionnement et proposer des améliorations ou pistes de résolution
• Sens de l'organisation, rigueur et réactivité dans la gestion des priorités
• Esprit d'initiative, autonomie et capacité à rendre compte de son activité
• Niveau BAC +2 minimum
• Une expérience similaire ou managériale serait appréciée et/ou dans la fonction publique

Conditions de diplômes

Bac + 2

Rémunération

A partir de 1850€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 538 €.