Assistant(e) formation F/H
il y a 1 jour
Informations générales
Organisme de rattachement
Hôpital Henri-Mondor
Référence
APHP_
Date de début de diffusion
/06/2025
Date de parution
/12/2025
Localisation
Créteil
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Domaine / Métier
Ressources Humaines - Responsable d'ingénierie de formation
Intitulé du poste
Assistant(e) formation F/H
Description du poste
GESTION DES STAGES
o Appliquer et suivre la procédure de stage,
o Gérer et suivre les dossiers de stage accepté/refusé en lien avec le tuteur,
o Renseigner et actualiser le tableau de suivi,
GESTION ADMINISTRATIVE DES ACTIONS DE FORMATION
o Programmer les sessions en lien avec les intervenants et les organismes,
o Participer à la mise en œuvre d'une action de formation
Gérer les diffusions, les inscriptions, les convocations,
Etablir les conventions de formation,
Elaborer les tableaux d'inscription en ligne sur Excel,
Utiliser le logiciel HRa formation pour créer les formations, saisir les présences/absences et clôturer les sessions de formation,
GESTION FINANCIERE
o Appliquer et suivre les procédures liées aux achats de formations collectives et individuelles payantes dans le respect du Code des Marchés Publics en lien avec l'Economat,
o Utiliser l'outil SAP pour la création des demandes d'achat pour l'obtention du bon de commande,
o Effectuer le service fait (bon pour paiement),
o Renseigner et actualiser le tableau budgétaire,
ACCUEIL ET GESTION LOGISTIQUE DU SERVICE
o Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies,
o Assurer l'accueil physique et téléphonique du public interne et externe,
o Gestion des salles de formation :
Gérer les réservations,
Assurer l'ouverture et la fermeture,
Superviser l'installation et la remise en état des salles,
Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel,
o Effectuer les commandes de fournitures (SAP) et les demandes d'intervention technique (ISILOG SAPHIR),
COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
o Diffuser et publier les offres de formation,
o Être le lien privilégié entre :
Les intervenants et les organismes internes et externes,
Le réseau service formation AP-HP et le centre de formation PICPUS
Les agents, les directions et les DMU
Les missions seront amenées à évoluer en fonction des besoins du service formation et de la règlementation.
Descriptif du profil recherché
Maîtriser les outils et les techniques d'assistante :
o Bonne maîtrise de l'outil bureautique et informatique : Excel, World, Outlook, Internet
o Connaître la structure et le fonctionnement des hôpitaux.
Les qualités professionnelles :
o Avoir le sens de l'organisation et des priorités,
o Sens du travail en équipe,
o Avoir l'esprit d'initiative et savoir être réactif(ve),
o Savoir rendre compte à sa hiérarchie,
o Posséder des qualités relationnelles d'accueil et de conseil,
o Faire preuve de discrétion et de disponibilité
o Communication / relation interpersonnelles
o Capacité à s'inscrire dans une structure hiérarchisée
Localisation du poste
Europe, France, Île-de-France, Val de Marne (94)
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