Officier·ère d'état civil F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Catégorie : C

Direction : Démarches Droit et Document

Service : État Civil Élections

MISSIONS

Instruire les demandes présentées au guichet relevant de la compétence du service, en front office et en back office

• pièces d'identité
• recensement citoyen
• mutation de licence débits de boissons, syndicats professionnels
• inscription sur les listes électorales
• attestations d'accueil
• enregistrement et transcription : naissances, mariages, décès
• mise à jour des actes
• livrets de famille
• délivrance d'actes

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gérer l'accueil physique et téléphonique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l'usager et apporter une réponse adaptée ;

Instruire les demandes des usagers au guichet ; A raison de 50 % du temps de travail

Assurer le traitement des dossiers, donc la vérification et la saisie de documents ;

Remettre aux usagers les titres, pièces, ou actes demandés en matière d'affaires générales/identité/état-civil ;

Recevoir les déclarations et établir les actes d'état civil ;Gérer l'archivage des dossiers ;

Établir les dossiers de mariage ;Tenir administrativement les registres d'état civil.

Gérer l'archivage des dossiers ;

Participer aux dimanches d'élections et aider à la préparation des scrutins ;

Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations, donc participer à la progression du service ;

Contribuer à l'intégration des nouveaux agents ;

Représenter l'image de la collectivité.

MOYENS

Matériel bureautique ;

Progiciels spécifiques, logiciels libre office ;

Technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée ;

Un standard téléphonique.

CONDITIONS D'EXERCICE

Déplacements occasionnels afin de gérer des prestations à domicile ou sur autorisation du procureur (état-civil) ;

Devoir de réserve ;Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie ;

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité ;

Positionnement sur un pôle thématique par roulement ;

Participation, par roulement, aux permanences du jeudi jusqu'à 19h00 au plus tôt et du samedi de 9h00 à 12h00 au plus tôt ;

Assister l'élu lors des cérémonies de mariage en semaine, le samedi matin et après-midi

Participation à la préparation des élections ;

Participation aux jours d'élections le dimanche de 7h00 à minuit au plus tôt ;

Positionnement sur la mairie annexe des Blancs Vilains en fonction des besoins du service ;

Positionnement au bureau d'état civil de hôpital André Grégoire en fonction des besoins de service

Contact avec la Préfecture (en l'absence du référent de pôle) ;

Code vestimentaire adapté à la réception du public ;

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des actes.

ORGANISATION DU TRAVAIL

Poste à temps complet

Profil recherché

Savoirs

Connaissance de la législation/réglementation en rapport avec ces procédures :

• Législation sur la nationalité ;

• Procédures administratives de délivrance des titres d'identité ;

• Droit électoral ;

• Informations générales relatives à l'état civil (IGREC) ;

• Conventions internationales sur la délivrance des actes ;

• Règles communes à la rédaction des actes d'état civil ;

• Procédures administratives de délivrance des actes civils ;

• Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants ;

• Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom ;

• Notions de généalogie ;

Procédures internes de gestion des prestations ET de fonctionnement du service ;

Connaissance de l'environnement territorial et des procédures administratives ;

Progiciels de gestion des prestations affaires générales/identité/élections/état-civil ;

Logiciels de bureautique ;

Vocabulaire professionnel du service ;

Communication orale et écrite ;

Procédures internes de gestion des prestations ET de fonctionnement du service ;

Connaissance de l'environnement territorial et des procédures administratives ;

Progiciels de gestion des prestations affaires générales/identité/élections/état-civil

Logiciels de bureautique ;

Vocabulaire professionnel du service ;

Communication orale et écrite ;

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.) ;

Techniques de recherche documentaire.

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier ;

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser ;

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse, gestion du conflit, empathie, prise de recul, gestion du stress ;

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques, réactivité.

Savoir faire

Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis de séjour...) ;

S'exprimer clairement et reformuler la demande ;

Accueillir et renseigner les usagers dans les domaines affaires générales/élections/identité/état-civil ;

Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état-civil (naissance, décès....) ;Rechercher des informations, notamment réglementaires ;Plus spécifiquement en matière d'état-civil :

• signaler le caractère inopportun d'un prénom ;

• expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte civil ;

• expliquer l'indivisibilité du nom ;Comprendre et mettre en œuvre la réglementation applicable ;

Vérifier la validité des informations traitées, notamment par le contrôle de l'authenticité des attestations fournies ;

Rédiger des documents administratifs, donc établir des attestations/certificats ET des actes d'état-civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès..) ;

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;

Saisir des documents de formes et de contenus divers ;

Gérer et actualiser une base d'informations (syndicats professionnels, objets trouvés, etc.)