Agent d'accueil polyvalent

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Missions

Rattaché à la Direction Logistique, Relations aux Communes et aux Usagers, et sous l'autorité du Chef du Service Logistique, Parc Auto-Accueil, l'agent d'accueil polyvalent est chargé :

• d'effectuer l'accueil téléphonique et physique du public de l'Eurométropole de Metz
• de collaborer à la gestion administrative du pôle
• d'accompagner les utilisateurs internes dans leur usage de la Boite à Clés
• de contribuer à des conditions d'accueil de qualité

Activités principales

Effectuer l'accueil téléphonique et physique du public de l'Eurométropole Metz :

• Informer et orienter les usagers, élus et agents vers les différents espaces, étages et interlocuteurs
• Recevoir, filtrer et transférer des appels téléphoniques vers les services compétents
• Apporter un premier niveau de réponse aux demandes en utilisant la base de connaissance et toute autre source d'information
  
  identifiée et fiable
• Accompagner l'usager ou saisir pour son compte les démarches en ligne
• Réceptionner le courrier déposé à l'accueil pour transmission au bureau du courrier
• Réceptionner les colis, les enregistrer et les transmettre aux destinataires

Collaborer à la gestion administrative de la Direction :

• Recenser les questions récurrentes et contribuer à tenir à jour la base de connaissance, alimenter et suivre les tableaux de bord
  
  permettant d'établir des statistiques
• Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs (courriers, …)
• Saisir les congés et des événements dans les calendriers Outlook des agents du pôle
• Identifier les documents à conserver, déterminer le classement le plus pertinent (alphabétique, thématique, chronologique) et le
  
  mettre en oeuvre
• En renfort de la cellule Système d'Information Relations Usagers, scanner et enregistrer le courrier dans e-courrier, créer des
  
  adresses destinataires dans la base tiers

Accompagner les utilisateurs internes dans leur usage de la Boite à Clés :

• Apporter une assistance aux agents dans l'utilisation de la Boite à Clés (création de comptes, déblocage de badges, réservation
  
  de véhicules...)
• Apporter une assistance à la Cellule Logistique et Parc Auto dans la gestion du parc automobile (transmission du règlement aux agents
• Transmettre les anomalies véhicules
• Orienter les agents vers le bon interlocuteur en cas de problème sur un véhicule

Contribuer à des conditions d'accueil de qualité :

• Veiller à la bonne tenue du hall d'accueil et des espaces de convivialité
• Renseigner et orienter les utilisateurs internes sur le fonctionnement de la Maison de la Métropole
• Réserver les salles pour les partenaires en fonction des disponibilités
• Préparer, disposer, débarrasser les boissons, encas et collations lors des évènementiels de la Direction

Compétences requises

• Connaître la Fonction Publique Territoriale, ses principes et son fonctionnement
• Connaître les techniques de résolution des conflits
• Connaître les règles d'expression orale et écrite
• Maitriser le fonctionnement de l'Eurométropole (compétences, activités, grands projets, organigramme, élus)
• Maîtriser le standard téléphonique (Kiamo)
• Maîtriser les logiciels bureautiques et leurs caractéristiques (Excel, Word, Power Point, Outlook, Teams…)
• Maîtriser les techniques d'accueil
• Gérer les situations conflictuelles
• Avoir le sens de l'accueil (politesse, amabilité, patience, diplomatie, écoute active...)
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Savoir communiquer avec un public varié
• Disposer d'aisance relationnelle
• Faire preuve d'adaptabilité et de réactivité
• Être rigoureux, autonome et organisé

Conditions de travail

L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap

Informations diverses - avantages :

• Rémunération statutaire + primes annuelles
• 25 jours de congés annuels (+ 2 jours de fractionnement) + 23 jours de RTT
• Participation de la collectivité aux frais de transports en commun à hauteur de 75%
• Santé / Prévoyance : Participation de la collectivité aux frais de mutuelle et prévoyance
• Action Sociale : Accès gratuit au prestataire Plurélya
• Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel