Chargé(e) de projets événementiels

L'Office de Tourisme et des Congrès d'Antibes Juan-les-Pins recrute un(e) Chargé(e) de projets événementiels pour le Palais des Congrès Antipolis, lieu incontournable du tourisme d'affaires sur la Côte d'Azur. Congrès, conventions, colloques, salons… Antipolis accueille chaque année des événements de 100 à 600 participants, à portée internationale, nationale et locale. Il contribue activement au rayonnement d'Antibes Juan-les-Pins et à son attractivité économique.

Description du poste :

Sous la responsabilité de notre responsable de clientèle, vous serez le/la référent(e) opérationnel(le) sur la préparation et l'exploitation des événements accueillis à Antipolis, en coordination avec les équipes internes et assurerez le renfort sur la gestion commerciale des dossiers clients. Vous contribuerez à garantir la qualité de l'accueil des événements. Vos missions seront les suivantes :

1.    Organisation logistique et coordination des événements accueillis :

Préparation des événements :

- Organiser la préparation des événements confiés (planning, checklists) en relation avec le client selon les process de gestion interne de l'accueil d'un événement,

- Garantir le respect des délais,

- Recueillir les données techniques et logistiques de l'événement auprès du client en relation avec l'équipe technique et les prestataires,

- Rédiger et mettre à jour les fiches techniques et assurer la fluidité de l'information,

- Participer/animer les briefings opérationnels (interne / prestataires) et garantir la bonne transmission des besoins de l'événement aux équipes.

Exploitation & suivi opérationnel

- Être l'interlocuteur(trice) du client sur les aspects opérationnels (planning, logistique, technique).

- Garantir une communication claire, professionnelle et réactive.

- Vérifier la conformité des installations, préparer la signalétique dynamique de l'événement,

- Accueillir le client et assurer le suivi opérationnel de l'événement ;

- Assurer des permanences au cours de l'exploitation (ouverture/fermeture du site) ainsi que les phases de montage/démontage

2.    Gestion commerciale des événements accueillis sous la responsabilité de notre responsable clientèle :

Collaboration au suivi des dossiers clients

- Participer ou réaliser des visites de repérage et prise de brief clients,

- Editer les documents financiers (devis, contrat, facture…),

- Relancer les options en veillant à l'optimisation du planning d'occupation,

- Suivre les commandes de prestations extérieures,

- Traiter les commandes des exposants (prestations sur stand, signalétique...).

Suivi administratif des dossiers (
selon procédures de la comptabilité publique
) :

- Préparer et centraliser les éléments administratifs nécessaires aux dossiers,

- Établir les bons de commande et assurer le suivi du circuit (transmission, contrôle administratif des pièces / factures fournisseurs),

- Mettre à jour les tableaux de suivi (clients, fournisseurs, autres).

3.    Reporting, qualité & amélioration continue

-  Assurer un reporting régulier,

-  Contribuer aux bilans post événement (REX) et au suivi de la satisfaction client,

-  Participer à l'amélioration des process de préparation et d'exploitation,

-  
Participer à la démarche RSE du site
(ISO en contribuant aux actions planifiées.

Profil recherché :

D'une formation commerciale/événementielle supérieure minimum Bac+3, vous justifiez d'une expérience d'un minimum 3 ans dans le secteur de l'événementiel ou de l'hôtellerie MICE.

Vous faites preuve d'esprit d'équipe et apprécier de travailler en collaboration ; vous avez le sens de l'organisation, de l'accueil et de la qualité de service. Vous savez mener plusieurs projets en parallèle tout en gérant efficacement les priorités.

Dynamique et réactif(ve), vous disposez d'excellentes aptitudes relationnelles, d'une très bonne présentation et faites preuve de rigueur dans votre travail.

Votre disponibilité est adaptée au secteur de l'événementiel (
amplitude horaires étendues selon les besoins des événements, ponctuellement tôt le matin, en soirée, week-ends et jours fériés
). Vous êtes véhiculé(e) et de préférence domicilié(e) sur le secteur d'Antibes Juan-les-Pins.

Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale et êtes en capacité de communiquer en anglais.

Plus d'info sur www.antipolis-

Poste en CDI à pourvoir au 1
er
février 2026, envoyer
Lettre de motivation + CV
à Jean-Pierre Derail, directeur d'exploitation par mail à - -

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les dossiers de candidature non motivés par le candidat ne seront pas traités -