Assistant du Directeur adjoint de Cabinet F/H

La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.

Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur adjoint de Cabinet, l'assistant(e) de direction constitue un maillon essentiel dans l'organisation, la coordination et la sécurisation des activités administratives du Cabinet et de la collectivité.

Interface entre les différents acteurs internes de notre collectivité et des partenaires externes, diplomatie, confidentialité et de rigueur administrative sont indispensables dans l'exercice des missions :

Direction Adjointe de Cabinet

Proposition de rédaction et mise en forme de courriers dans un logiciel dédié,

Organisation de réunions entre le Cabinet, les directions opérationnelles et services, (réservation des créneaux, logistique organisationnelle, réservation des salles..),

Gestion et coordination des agendas entre le Cabinet et les assistantes de direction,

Gestion des congés dans le logiciel dédié,

Gestion des demandes d'interventions informatiques,

Envoi et suivi des discours validés des Vice-Présidents,

Préparation et saisie des entretiens annuels d'évaluation (EAE),

Validation des demandes de lots,

Traitement des réponses aux sollicitations relatives aux contremarques des Musées de notre collectivité,

Préparation et participation aux réunions des assistantes de Vice -Président et coordination d'équipe,

Tenue et mise à jour des tableaux de suivi d'activités,

Préparation des dossiers du Président (pages de garde, éléments à rassembler des services et du Cabinet + relances),

Intérim de l'Assistante des Conseillers Techniques et Directrice adjointe de Cabinet afin d'assurer la continuité de service en cas d'absence des collègues,

Manifestations

Suivi du circuit de validation et enregistrement des notes d'intention,

Gestion de la boite mails « Manifestations » et suivi des réponses dans un tableau dédié,

Rédaction du compte-rendu du Comité de suivi des Manifestations,

Établir les déroulés des manifestations, rédaction du discours, demande d'éléments aux Directions en lien avec les Conseillers techniques, transmission aux élus concernés,

Participation aux manifestations importantes (accueil des invités, émargement, etc.).

Protocole

Traitement et suivi des invitations du Président (saisie dans le tableau de suivi, traitement et demande de représentation du Président),

Rédaction des déroulés du Président,

Gestion des commandes de gerbes,

Gestion des bons de commandes du Cabinet et de la Direction de la communication.

Activités secondaires

En l'absence des assistantes du pôle politiques publiques, vous serez également amené(e) à:

Assurer le suivi des parapheurs,

Tenir à jour le tableau de suivi des demandes d'éléments et des discours,

Traiter les courriers du Président et reporter les informations dans les tableaux de suivi pour les Conseillers Techniques et effectuer des relances,

Distribuer le courrier.

Vous disposez d'une expérience solide similaire en collectivité territoriale ou dans le domaine de l'assistanat de direction,

Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, de leur environnement institutionnel et réglementaire,

Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques, de communication électronique et de visioconférence, ainsi qu'une capacité rédactionnelle irréprochable,

Organisation, réactivité, discrétion, curiosité intellectuelle, sens du service public et du travail en équipe animent votre quotidien,

Vous savez prioriser des tâches, faire preuve d'autonomie, de polyvalence de diplomatie et savez gérer les urgences,

Vous vous reconnaissez dans le descriptif de cette offre, alors n'hésitez plus à candidater

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance obligatoire
• Parking gratuit
• Gare à proximité
• Prestations sociales et COS