Office Manager H/F

Rejoins la révolution énergétique Tu aimes les défis et tu as envie d'avoir un vrai impact ? Rejoins-nous
Qui sommes-nous ?  Octopus Energy France est une scale-up engagée et en pleine croissance dans le domaine de l'énergie. En trois ans, nous sommes devenus le cinquième fournisseur français
Notre mission ? Fournir une énergie moins chère et plus verte à tous les Français, ainsi que des solutions concrètes pour accélérer la transition écologique.
Nous plaçons l'innovation, la transparence et l'excellence au centre de notre modèle. Grâce à notre plateforme Kraken, notre expertise en data et nos équipes, nous accompagnons nos client·es vers un avenir à faible émission de CO₂, tout en leur permettant de réaliser des économies.
Nous déployons un modèle innovant de service client qui permet de proposer une expérience unique pour les clients et pour les équipes d'Octopus Energy. Convaincus que la relation client est un levier clé pour accélérer la transition énergétique, nous travaillons au quotidien pour allier excellence opérationnelle et impact positif.
La preuve ? Nous sommes la marque la mieux notée parmi les fournisseurs d'énergie Français sur Google Reviews et Trustpilot.
Nos bureaux parisiens (Paris 2e) accueillent une partie importante de nos équipes (env personnes) : on y travaille, on s'y retrouve, on y passe des moments conviviaux. Bref, c'est un vrai lieu de vie. Pour cela, on cherche un·e Office Manager en CDI pour assurer le run du quotidien, améliorer en continu l'expérience au bureau, et accompagner les projets qui font évoluer nos espaces.
Tu reporteras au Head of People Ops basé à Paris et tu travailleras aussi en lien étroit avec notre Office Manager basée à Lille (partage de pratiques, coordination sur certains sujets, relais ponctuels).
Tes missions principales seront les suivantes : Office management / "run" du quotidien :

• Faire "tourner" le bureau : prestataires (propreté, maintenance, services), vie de site, petits incidents, suivi des demandes internes
• Garantir des espaces communs impeccables et accueillants : tenue des bureaux, confort, ambiance (et faire vivre des "règles de vie" avec tact)
• Gérer les achats et les stocks : fournitures, consommables, goodies, équipements du quotidien (commandes, distribution, besoins spécifiques)
• Piloter le prestataire courrier (process en cours d'externalisation)
• Gérer la relation avec le bailleur et les prestataires clés (maintenance, travaux, artisans, sécurité, etc.) : suivi, coordination, escalade, qualité de service
• Être au contact des salarié·e·s pour capter les irritants, anticiper les besoins et contribuer au bien-être / QVT (hospitality, confort, améliorations continues)

Événements internes :

• Organiser un événement interne chaque mois (logistique, coordination, prestataires, expérience sur place)
• Proposer de nouveaux formats et les exécuter
• Participer à l'organisation de notre séminaire annuel

Projets "workplace" :

• Contribuer aux projets immobiliers en cours
• Structurer les sujets (mode projet) : cadrage, planning, coordination, communication interne, suivi d'avancement
• Participer à la relation avec nos partenaires externes (dont cabinet de conseil sur certains sujets)

Onboarding / support aux équipes :

• Participer à l'onboarding : accueil, installation, matériel (en lien avec People/IT)
• Aider ponctuellement sur des sujets d'organisation (déplacements, logistique, documents administratifs)

Ce poste est fait pour toi si :

• Tu es proactif·ve : tu repères, tu anticipes, tu proposes, tu exécutes (sans attendre qu'on te dise)
• Tu as une excellente communication : clair·e, fiable, à l'aise à l'écrit comme à l'oral 
• Tu sais récupérer l'info : aller chercher la bonne donnée au bon endroit, poser les bonnes questions, relancer quand il faut, et reconstituer une vision claire même quand c'est flou
• Tu es organisé·e et méthodique : tu sais cadrer un besoin, t'aligner avec les client·es internes, prioriser, suivre le projet dans son entièreté 
• Tu as le sens du service (hospitality) : tu aimes que les gens se sentent bien au bureau et tu fais attention aux détails
• Tu sais gérer les imprévus sans stress (et garder le sourire quand tout arrive en même temps)
• Tu es à l'aise en anglais à l'oral pour échanger avec des équipes UK
• Tu as au moins 8 ans d'expérience sur un poste similaire (Office Manager / Workplace / Office & Facilities), idéalement dans un environnement dynamique/scale-up et multi-interlocuteurs.

Infos pratiques :

• CDI, statut cadre
• Localisation : Paris 2e (Bourse)
• Présentiel : 5 jours/semaine sur site
• Outils : Mac / Google Suite / Slack
• Contexte international : coordination avec les équipes UK (anglais requis)

Pourquoi tu vas adorer travailler chez nous ?    Tu te demandes quel est le salaire pour ce poste ? Demande-le nous Lors de notre premier contact, c'est un point que nous abordons toujours, car nous souhaitons réellement faire correspondre ton expérience avec le bon salaire. La raison pour laquelle nous n'en parlons pas ici est que nous avons un certain degré de flexibilité et que nous ne voudrions jamais que le salaire soit une raison pour laquelle quelqu'un.e ne postule pas chez Octopus - ce qui est plus important pour nous est de trouver le bon octofit     Octopus Energy France a été classé quatrième sur plus de 200 entreprises au classement Great Place to Work Cela reflète bien notre engagement pour un environnement de travail épanouissant
Nous sommes une organisation où les gens apprennent, décident et construisent plus rapidement. Où ils travaillent de manière autonome, avec des gens extraordinaires, sur des projets qui innovent. Intéressement au capital, flex-office, excellente mutuelle, forfait mobilité douce, prise en charge d'une partie de ton titre de transport au delà du minimum légal, et même des jours de congés spéciaux pour t'investir dans un projet associatif qui te tient à coeur… nous voulons que ton investissement soit récompensé par des avantages auxquels tu tiens vraiment
Chez Octopus, nous cherchons des personnes foncièrement bienveillantes et empathiques. L'égalité des chances nous tient à cœur et nous veillons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable. Nous t'invitons à postuler, quels que soient ton âge, genre, vie conjugale, couleur, handicap, grossesse ou parentalité, origine, convictions religieuses ou orientation sexuelle. Si tout cela te stimule, postule dès maintenant We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of the hiring process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing responses. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment. Final hiring decisions are ultimately made by humans. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.

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