Un/Une assitant(e) administratif(ve) en CDD

Présentation de l'établissement -

La SEM SPAPA – Les HELIANTINES gère un EHPAD (Établissement d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes) comprenant 210 lits, dont 10 places en Unité pour la Vie Autonome (UVA) et 3 places temporaires.

Nos structures sont réparties sur 10 sites proches, basés sur les secteurs de l'ARTOIS et LENS/LIEVIN dans le PAS DE CALAIS.

Votre Mission : aide au bon fonctionnement du siège administrativement, apporter un accueil de qualité et efficace.

Gestion de l'accueil et de l'administratif en général :

• Accueil physique de toute personne se présentant au siège afin de les diriger vers le bon service selon leur demande

• Accueil téléphonique : tenue du standard téléphonique : donne des renseignements simples ou dirige l'appel vers la personne concernée

• Gestion du courrier interne (départ et arrivée)

• Affranchissement digitalisé du courrier y compris les recommandés, dépôt à la poste, retrait du courrier, y compris les recommandés

• Dépôt des parafeurs destiné au président, récupération des parafeurs signés Saisies de textes ou divers selon les indications de la direction

• Envoi des dossiers d'inscriptions d'accueil

• Réception des dossiers et saisie de la partie administrative des dossiers résidents lors de l'entrée Mise sous pli et envoi des factures résidents

• Participation à l'élaboration des élections du Conseil de Vie Sociale (saisie, envoi courrier, aide à la préparation des élections)

• participation à l'administratif générée par les aides sociales (entrée, suivi et décès) (courriers CAF, caisses de retraite, Conseil Départemental...)

• classement, photocopies, gestion maintenance fax et photocopieur, aide à l'archivage.

Gestion d'une assistance à la fonction comptable :

• Gestion des commandes : tracer, répertorier, envoyer les commandes par mail en respectant le calendrier

• Centraliser les bons de commandes et de livraison, les faire correspondre aux factures avec contrôle. Lors des règlements par chèque des factures résident, attester sur la facture de ce règlement et apposer le tampon de la SPAPA ainsi qu'à l'arrière du chèque

• Classement, contrôle et archivage des documents relatifs aux commandes de mises à disposition, saisie sur tableau mensuel pour suivi

• Suivi à effectuer sur les réceptions au siège de tenues et linge et sur les documents relatifs à Kalhyge de l'ensemble des structures. Tenue du tableau récapitulatif mensuel.

• Suivi des consommations « frais généraux »

• Saisies diverses sous les directives et le contrôle du service comptable

Gestion Administrative :

• Gestion du dossier du résident (enregistrement des dossiers d'admission, suivi de l'Aide Sociale à l'Hébergement).

• Relationnel et Accueil : Compétences en communication empathique et en gestion des situations délicates (accueil des familles, relations avec les aidants).

• Secteur Médical : Si le poste intègre du secrétariat médical : un Titre professionnel Secrétaire médical et médico-social (niveau Bac/Bac +2).

• Animation/Social : Pour l'animation de la cellule aidants, des notions en socio-animation ou des formations sur la relation d'aide et l'accompagnement des familles sont un atout.

Votre Profil

• Titulaire d'un Bac +2 dans les domaines gestion administrative, permettant une prise en charge rapide des tâches de secrétariat et d'organisation

• Une expérience significative d'au moins 1 an sur une fonction similaire, idéalement dans le secteur médico-social (EHPAD) ou de la santé, est un atout majeur.

Qualités requises

• Rigueur et Précision : Pour la gestion des dossiers d'admission, le suivi des droits (Aide Sociale)

• Organisation et Méthode : Le poste est très polyvalent (standard, gestion des fournitures, dossiers, secrétariat de direction).

• Autonomie et Polyvalence : Capacité à prendre en charge l'ensemble des missions (gestion du standard, suivi des dossiers résidents, soutien à l'équipe de direction)

• Maîtrise de la Bureautique : Expertise de base du Pack Office (Word, Excel) et capacité à apprendre rapidement l'utilisation des logiciels métiers spécifiques à l'EHPAD.

Conditions du Poste

• Type de Contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD) – Remplacement arrêt maladie.

• Prise de Poste : Dès que possible.

• Temps de Travail : Temps plein, 35h

• Rémunération : Selon la grille de la Convention Hospitalisation Privée et l'expérience. Candidature

Merci d'envoyer votre CV et Lettre de motivation à la DIRECTION :

• Par mail :

• Par courrier : Stéphane LAURENT – Directeur - 245 rue des Résistants 62890 Noyelles les Vermelles

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Rémunération : 1 801,80€ par mois

Lieu du poste : En présentiel