Assistant de direction H/F

Entreprise

Partenaire des grands projets industriels avec plus de 9 000 machines installées en Europe, le groupe HRT fait partie des leaders dans son domaine d'activité en apportant une solution personnalisée de Haute Qualité à la fois technique, économique et humaine aux problématiques de développement de l'industrie. Soucieux de répondre aux besoins de nos clients et attentif à l'évolution du marché, nous proposons aujourd'hui une gamme complète composée de Machines-Outils à Commande Numérique, de solutions robotisées et de machines pour la Fabrication Additive (Imprimantes 3D).

Responsabilités

En qualité d'Assistante de Direction et rattaché(e) à la Direction Générale, vous participerez aux missions suivantes :

Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil

• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

• Accueillir physiquement les rendez-vous.

• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) de la direction générale et des différentes parties prenantes.

• Organisation et participation aux salons professionnels et temps fort de l'année

• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

• Assurer la relation avec les directions générales des fournisseurs stratégiques.

• Contribuer à la saisie et l'organiser de différentes actions commerciales dans notre ERP

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.

• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).

• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

• Gérer les notes de frais de la direction générale.

• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

• Organiser un reporting mensuel des différentes entités du Groupe et mettre à jour des données de suivi (tableau de bord...)

Communication (en collaboration avec le service marketing et communication)

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

• Rédiger, relire et mettre en forme les documents liés à l'activité de la Direction

• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

• Définir et participer à la stratégie de communication Interne et Externe en collaboration avec le service Marketing & Communication

Cette liste est non exhaustive et vous pourrez être amené(e) à effectuer d'autres missions en fonction des besoins du poste.

Profil recherché

De formation Bac +2 minimum en assistanat, secrétariat ou équivalent, vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans en tant qu'Assistant(e) de Direction ou dans une fonction similaire. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint) et savez en faire un usage efficace au quotidien. Doté(e) d'un excellent sens de l'organisation, vous faites preuve de rigueur, de méthode et savez gérer vos priorités dans un environnement dynamique. Vous possédez également de solides compétences en communication orale et écrite, vous permettant d'interagir aisément avec des interlocuteurs variés. Votre autonomie, votre réactivité et votre discrétion sont des atouts essentiels pour réussir à ce poste, où la confidentialité est primordiale. Un niveau d'anglais B2 minimum est souhaité (à confirmer selon les besoins du poste).

Vous souhaitez rejoindre un groupe ambitieux et humain qui offre des perspectives de carrière et de formation favorisant la prise de responsabilités.

Modalités

Date de début : Dès que possible

Agence de rattachement : Site de Halbronn, à Lognes (77)

Envie de rejoindre nos équipes et relever un nouveau défi ? Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à : -

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 32 000,00€ à 35 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel