Assistant technique et administratif H/F

À propos du poste

L'ensemble scolaire accueille 2 885 élèves et 280 adultes (enseignants et personnels ASMBR). Il est constitué de plusieurs établissements répartis sur 3 sites et 2 communes : Une école (390 élèves), et un collège (740 élèves) dit du Rosaire situé sur la commune de Saint Leu la Forêt, un collège (816 élèves) et un lycée (815 élèves situé sur le site dit de Bury et un pôle d'enseignement supérieur (124 étudiants) situé sur le site dit du château Leroux, ces deux derniers sites étant sur la commune de Margency.

Sous l'autorité du Directeur d'exploitation, l'assistant(e) administratif et technique a pour mission de suivre l'ensemble des activités réglementaires au sein de l'ensemble scolaire ainsi que le suivi administratif en lien avec les travaux réalisés dans l'ensemble scolaire. A ce titre il/elle devra suivre l'ensemble des garanties gros œuvres, suivre les process de sécurisation des sites ainsi que veiller aux contrôles réglementaires.

Enfin il/elle sera garant de coordonner les besoins des services techniques des sites.

Il/Elle est le collaborateur direct du directeur d'exploitation et en lien avec les responsables technique. Sa capacité d'organisation et ses compétences techniques garantissent la bonne conduite des projets dans le respect des normes et des délais.

Les missions attendues:

1. GROS ŒUVRE ET GESTION DES GARANTIES

• Suivre la gestion administrative des travaux

• Suivre la gestion des garanties de parfait achèvement et de bon fonctionnement

• Faire la veille du suivi des formations et maintenances constructeur de 1ère année

• Classer les DOE / DIUO de chaque site après réception et contrôle par le Directeur d'Exploitation

• Suivre les contrats d'assurance immobilières (DO, DAB)

• Réaliser et gérer les déclarations des sinistres dits « quotidiens » (hors DO et DAB)

• Réaliser le classement des déclarations de sinistres DO et DAB

2. SECURISATION DES SITES

• Suivre la mise à jour l'ensemble des obligation liées aux exigences de mise en sécurité des établissements (PPE, PPMS, Exercices incendie

• Rédiger, selon les directives du directeur d'exploitation, les procédures/Process de sécurité/sureté et vérifier leur application

• Mettre à jour le DUERP conformément à la législation en vigueur en collaboration avec le RH

• Suivre les procédures de stockages des produits dangereux et du suivi DASRI(track déchets)

3. PRESTATIONS TECHNIQUES ET CONTROLE REGLEMENTAIRE

• Assister le directeur d'exploitation pour le suivi des contrôles réglementaires obligatoires (équipements, matériels, installations, EPI, etc.)

• Suivre les indicateurs qualité (non-conformités, réclamations, audits...)

4. COORDONNER LES BESOINS : QUALIFER LES DEMANDES

• Recevoir les appels des fournisseurs, des différentes relations internes et apporter des premiers éléments de réponse ou savoir orienter vers le bon interlocuteur

• Etablir un retro planning général des événements de l'ensemble scolaire pour la répartition des besoins et leur réalisation

• Avec le service technique participer à l'organisation des prestations spéciales pour les évènements de l'ensemble scolaire

• Piloter la gestion des stocks des produits courants (petites fournitures pour le service, produits d'entretien de l'ensemble scolaire, produits alimentaires pour les réunions COPIL et CA, matériel bureautique pour le personnel)

• Faire la distribution des stocks nommés ci-dessus en collaboration avec le service technique

• Tenir à jour un reporting pour recenser le matériel acheté par les responsables techniques ainsi que les produits courants

Profil recherché:

Vous êtes détenteur d'un Bac pro (Administration, gestion, acceul) ou un BTS (gestion PME, support managérial, ATAB)

SAVOIR FAIRE :

• Savoir utiliser les outils bureautiques (word, excel) et le logiciel approprié (urbest)

• Connaître les procédures administratives courantes (gestion courrier, organisation de réunions, gestion de plannings…)

• Savoir communiquer efficacement et avoir une bonne maîtrise de l'écrit et de l'oral

• Savoir classer et archiver tous types de documents

• Assurer des reportings

• Savoir d'adapter aux urgences

• Savoir sensibiliser aux enjeux environnementaux et aux bonnes pratiques en entreprise

• Connaissance des métiers du second œuvre est un plus

SAVOIR ETRE

• Savoir travailler en équipe

• Savoir rendre compte et alerter à sa hiérarchie

• Sens du rapport humain, de l'écoute, de la coordination et de la discrétion

• Savoir anticiper, informer, conseiller

• Être rigoureux, honnête

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 32 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• Restaurant d'entreprise
• RTT

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

• Assistanat commercial: 5 ans (Requis)

Langue:

• francais (Requis)

Lieu du poste : En présentiel