Assistante / Assistant principal du Département Electricité, Eclairage Ville connectée

Description de l'entreprise

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l'eau, de l'environnement, de l'industrie, de la mobilité et de l'énergie.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d'exercer un métier qui allie l'art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. 

Nos collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l'humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d'expérience.

Description du poste

Votre équipe

L'activité Electricité, Eclairage Ville connectée porte les ambitions d'Artelia dans le domaine de l'énergie et des territoires connectés.

Vous rejoindrez une équipe composée d'ingénieurs, chefs de projets et experts techniques qui interviennent sur des projets d'envergure en France et à l'international, notamment dans les domaines de l'électricité, de l'énergie et de la ville connectée.

Vos missions

Vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif, commercial et assistance comptable de nos projets, tout en contribuant à la vie quotidienne de l'équipe.

Suivi de projet : 

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires (contrats, protocoles d'accord, contrats de sous-traitance, factures, courriers émis et reçus, …),
• Accompagnement des responsables de mission et des directeurs de projets au quotidien pour respecter les délais des différentes étapes d'un projet, 
• Suivi administratif des contrats de sous-traitance et de co-traitance, des feuilles de temps, des factures des différents intervenants extérieurs.

Appui commercial : 

En étroite collaboration avec les chefs de projets et les directeurs de projets et responsables d'offres, vous contribuerez activement au développement commercial :

• Participer à la rédaction des candidatures et réponses aux appels d'offres (France et international)
• Coordonner les retours internes via l'outil REFLEX (GO/NO GO)
• Relancer les équipes pour collecter les éléments nécessaires aux offres
• Apporter son soutien à la constitution des dossiers techniques :
• Collecter les CVs identifiés dans les organigrammes, cadrage et saisie du rapport d'offres avec appui des responsables techniques, montage des tableaux d'honoraires...
• Assurer le dépôt des offres et leur suivi
• Mettre à jour l'outil de gestion commerciale

Appui comptable :

• Assurer la facturation client avec dépôt des honoraires d'ARTELIA sur des plateformes dédiées (type chorus pour les marchés publics par exemple)
• Assurer la facturation travaux :
  • Comptabilité travaux (pas de comptabilité pure). Vérifier les attachements et factures des entreprises travaux et leurs éventuels co-traitants et sous-traitants
  • Calculer les révisions, les avances et retenues de garanties
  • Etablir les certificats de paiement
  • Suivi des délais contractuels en lien avec les Ordres de Service émis par les contrôleurs de travaux
  • Suivi des tâches administratives des OPR en lien avec les contrôleurs de travaux
  • Veille sur les avenants passés et les PV de réception
  • Etablir les soldes puis les décomptes généraux des marchés de travaux
  • Echanges avec les entreprises et clients (téléphones, mails, ...) en lien avec les missions citées
  • Lien avec les clients pour le suivi comptable

Appui à la vie d'équipe : 

Ces missions pourront être complétées par de l'appui au fonctionnement de l'ensemble du service :

• Organiser les réunions, gérer les agendas, réserver les salles
• Gérer les déplacements : billets, hôtels, voitures
• Rédiger les ordres de mission, les tableaux de bord du département EEV
• Accueillir les visiteurs et assurer le bon fonctionnement administratif du service

Qualifications

Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si vous êtes issu(e) d'une formation en assistanat, gestion administrative ou commerciale avec au minimum une première expérience réussie, idéalement en gestion de projet ou en appui commercial. 

Une connaissance des procédures de réponse aux appels d'offres sur les marchés publics est un plus (DC1 / DC2 etc...)

Ce qui fera la différence, c'est avant tout votre savoir-être, votre sens de l'engagement, votre capacité à vous investir et à travailler en équipe.

Si vous n'avez pas encore d'expérience directe dans la gestion de projet ou le développement commercial, ce n'est pas rédhibitoire : nous valorisons les profils motivés, curieux et rigoureux, capables d'apprendre et de s'adapter rapidement. Vous aurez aussi l'appui d'assistant(e)s expérimenté(e)s qui apporteront leur expérience pour une montée en compétence.

En effet, ce poste nécessite une grande organisation, de l'autonomie, de la flexibilité et de la rigueur dans son travail. Du fait des nombreuses interactions avec les collègues, nos clients et nos partenaires, des qualités relationnelles de travail en équipe sont attendues.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (en particulier le Pack Office, Outlook, Teams…) et êtes à l'aise avec les chiffres et les tableurs.

Une maîtrise de l'orthographe et des qualités rédactionnelles sont indispensables.

La maîtrise de l'anglais est un plus en raison du contexte de plus en plus international des projets.

Ce poste est à pourvoir en CDI à temps plein.

#LI-MA1

Informations complémentaires

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 27 jours de congés hors ancienneté
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

Artelia s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.  

Type de contrat: Contrat à durée indéterminée

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