Office Manager H/F

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Le Groupe Arrive comprend EasyPark, Flowbird, RingGo, ParkMobile et Parkopedia…Présent dans plus de 90 pays et villes, nous accompagnons nos clients et nos communautés vers un avenir meilleur et des villes plus agréables à vivre dans le but de transformer la mobilité urbaine et de simplifier le stationnement.

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Le poste 

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe « Facilities française » et l'équipe « Global Workplace & Facilities » pour accompagner et faciliter la vie des salariés dans les locaux de Besancon.

Au quotidien, vous serez responsable du bon fonctionnement du site, de sa coordination et de sa supervision, tout en gérant l'ensemble des aspects administratifs. Vous serez notamment chargé(e) de gérer les fournitures de bureau, de coordonner les relations avec les fournisseurs, de superviser les événements locaux et d'effectuer d'autres tâches administratives pour soutenir l'efficacité globale du site, et ainsi assurer une expérience positive pour les employés et les visiteurs.

Les missions

• Soutenir les Services Généraux de "soft facility" pour maintenir un environnement de travail organisé, et efficace en travaillant en étroite collaboration avec l'équipe française Facilities

• Gérer les fournitures, l'équipement de bureau et les relations avec les fournisseurs pour garantir un service de qualité et une bonne rentabilité

• S'assurer d'etre le contact principal pour la gestion du bureau concernant les Services Généraux de "soft facility" (nettoyage, restauration, événements, image de marque du bureau, etc.)

• Planifier des événements locaux de l'entreprise

• Soutenir les équipes locales pour les conférences y compris les activités de consolidation d'équipe, la restauration et d'autres événements

• Développer et mettre en œuvre des politiques de bureau pour améliorer l'efficacité opérationnelle, y compris la mise à jour des manuels, de l'intranet ou d'autres supports similaires

• Gérer les dépenses du bureau et les achats

• Fournir un soutien administratif pour d'autres éléments divers liés aux bureaux tels que le courrier entrant et sortant, etc

• Soutenir d'autres projets ponctuels liés au lieu de travail tels que les déménagements de bureau, les fusions ou les mises à niveau, si nécessaire.

Ce poste ne requiert pas de déplacements ou de voyages.

Votre profil

• Expérience significative de 3 à 5 ans en tant qu'Office Manager, Happiness Manager, Assistant(e) de Direction ou dans un rôle similaire,

• Langues: Anglais niveau bilingue / Français langue maternelle ou niveau bilingue,

• Maîtriser la gestion de projets est un fort plus,

• Avoir de solides compétences en organisation, en gestion multitâche et en résolution de problèmes,

• Une bonne connaissance des outils Google Suite et Slack est souhaitée,

• Savoir apporter une vraie valeur ajoutée à l'expérience des collaborateurs,

• Qualités requises: excellentes qualités relationnelles, sens du service et aisance orale, organisation, rigueur, polyvalence

Le poste est basé à Besançon, France.

Etapes de notre processus de sélection :

Toutes les candidatures seront soigneusement examinées. Si votre candidature est présélectionnée, vous serez invité(e) à un entretien en visio avec le/la Chargé(e) de Recrutement - une partie de l'entretien sera en Anglais. Après évaluation, les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s par le/la Manager pour un entretien avec un membre de son équipe.

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Office Manager

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As Arrive, we guide customers and communities towards brighter futures and more livable cities, it isn't a challenge just anyone could take on. Luckily, we have something to help us make it happen. Our people and our values. We Arrive Curious, Focused and Together. Just as our entire brand is inspired by the North Star, the shining light leading travelers to their destinations since time began, our values guide us. They help us be at our best. For our customers. For the cities and communities we serve. For ourselves. As a global team, we are transforming urban mobility. Let's grow better, together.

The Role

As the Office Manager, you will be responsible for ensuring the smooth operation of the Besançon office where you will be working closely with the wider French Facilities team and the Global Workplace & Facilities team.

There, you will manage office supplies, coordinate with vendors, oversee local office events, and perform other administrative tasks to support the overall efficiency of the office environment, ensuring a positive employee and guest experiences.

How to make an impact

• Support with soft facility services to maintain an organised, clean, and efficient work environment as you work closely with the Facilities French team

• Ensure our office experience aligns with that of other Arrive offices

• Manage office supplies, equipment, and vendor relationships to ensure quality service and cost-effectiveness

• Act as the primary contact for office management for soft facilities services (cleaning, catering, events, office branding etc.)

• Take the lead on planning local company events and supporting local teams with conferences, including team-building activities, catering, and other events

• Support global events and initiatives to ensure that we have a consistent experience happening across and specifically executing this in your local location

• Develop and implement office policies to improve operational efficiency, including making updates accordingly in handbooks, intranet or similar

• Manage office expenses and procurement

• Provide administrative support for other miscellaneous office-related items such as incoming and outgoing mail, etc

• Support in other ad-hoc workplace projects such as office moves, merges or upgradges.

No travel required for this role.

About you

• 3-5 years of similar roles such as Office Manager, Facilities Manager, Events Manager etc 

• Good knowledge in Google Suite and Slack are highly desirable

• Being fluent both in English and French

• Experiences in managing vendors, negotiating contracts, and ensuring compliance

• An experience working in a global and international organisation are a strong plus

• Enjoy interaction with various stakeholders and develop strong connections

• Soft skills required:  highly organised, detail-oriented individual with excellent communication skills to engage across all levels, multitasking and problem-solving skills with a proactive approach.

This role is based in Besançon, France

Recruitment Process:

All applications will be carefully reviewed. If your application is shortlisted, you will be invited to a video interview with a Recruiter. After evaluation, the successful candidates will be contacted for an interview with the Hiring Manager and someone from her/his team.

About us

Arrive, including brands like EasyPark, Flowbird, RingGo, ParkMobile and Parkopedia, is a leading global mobility platform. 

Present in over 90 countries and 20,000 cities, the company helps people and decision-makers make smarter decisions about urban mobility and ease the experience of travel worldwide. Together, we make cities more livable.  

Arrive delivers a unique combination of the core ingredients to make cities more livable: from smart payments and optimized car parks to data-driven traffic reduction and support for reinvestment in public transport and green space. It's about more than function, it's about saving time and simplifying the experience of travel for everyone. Travel is more than a journey, it's how you Arrive.