Agent (e) de gestion administrative, financière et accueil - offre 796 H/F - EC9876

MISSION : assiste à raison de 50% de son temps le correspondant territorial logistique et bâtiment (CTLB) dans le suivi administratif et financier de ses missions.

A raison de 50% assure la fonction d"agent d"accueil de la Maison du Département (MDD), afin d"en garantir la continuité du fonctionnement.

ACTIVITES

Activités principales

• Accueille et renseigne le public, physiquement et/ou par téléphone
• Oriente le public vers les services ou les organismes compétents, ou apporte une première réponse
• Actualise, diffuse et/ou constitue la documentation disponible à l"accueil
• Affiche les informations (réunions, manifestations, ...)

Activités spécifiques

• Surveille et contrôle les accès, procède à l"ouverture du site
• Applique ou fait appliquer les normes de sécurité
• Accompagne et introduit les visiteurs
• Tient à jour les plannings de réservation de salles
• Réceptionne, distribue et expédie le courrier (l"affranchissement), effectue des travaux administratifs divers
• Réceptionne les commandes du service
• Gère le planning de réservation des véhicules.

Appui administratif et financier auprès du CTLB

• Etablit les bons de commande et les transmet aux équipes et aux fournisseurs
• Prépare le paiement des factures, signatures et photocopies
• Enregistre les factures sur le logiciel de gestion du parc de véhicules
• Met à jour et effectue le suivi des fiches de l"ensemble des véhicules de service du pool de la direction
• Effectue le suivi de la boîte mails relative aux demandes d"interventions techniques sur les sites
• Relance les entreprises pour intervention
• Effectue la saisie de courriers divers, rédige des courriers simples, classe les dossiers
• Contribue à la mise en place d"outils de suivi de l"activité de la délégation ressources s"agissant de la maintenance des bâtiments et de la gestion du parc automobiles

Gestion financière spécifique

• Assure la Régie du territoire comme régisseur principal
• Gère l"enveloppe convivialité
• Gère les mandatements liés aux remboursements des frais de repas ASE

Spécificités

• Poste exigeant une grande ponctualité
• Polyvalence indispensable avec l"autre professionnel de la mission

Référence de l'offre : nifaubrzi2

Compétences stratégiques :

• Etre autonome dans l"organisation et l"exécution de son travail
• Avoir le sens des responsabilités
• Faire preuve de rigueur dans l"organisation de son travail
• Assurer la polyvalence sur l"ensemble des missions
• Etre capable de prendre des initiatives
• Savoir faire face à une situation de crise ou d"urgence
• Etre force de proposition
• Faire preuve de curiosité intellectuelle

Compétences relationnelles :

• Maîtriser les techniques d"accueil téléphonique et physique
• Comprendre les besoins de son interlocuteur
• Etre capable de transmettre des informations
• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles
• Préserver la confidentialité
• Créer de bonnes conditions d"accueil
• Savoir gérer le stress
• Etre en mesure de travailler en équipe
• Savoir rendre compte de ses actions

Compétences techniques :

• Maîtriser l"organisation des services et des missions
• Connaître le fonctionnement de l"administration publique
• Connaître l"actualité et les projets de la collectivité/du territoire
• Connaître l"orthographe, la grammaire et la syntaxe
• Utiliser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,...)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l"activité

Territoire doté d'un grand nombre d'attractivités, la Meurthe-et-Moselle œuvre à offrir un cadre de vie de qualité à ses d'habitants. Chef de file de l'action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l'aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l'accès à la culture pour tous.

Rejoindre les équipes du Département, c'est faire le choix d'une collectivité de 3 300 agents attentive à la qualité de vie au travail par :

• Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
• Des opportunités de carrière : dispositif d'intégration et d'accompagnement à la mobilité ;
• Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle/vie privée : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
• Des actions sociales diversifiées : CNAS, prévoyance, participation mutuelle santé, aide de secours, participation à la restauration.

Construisez avec nous votre avenir professionnel