Coordinateur-trice évènementiel-le terrain

Informations générales

Organisme de rattachement

Université Sorbonne Nouvelle Paris 3  

Référence

Date de début de diffusion

/01/2026

Date de parution

/01/2026

Localisation

Paris

Intitulé long de l'offre

Coordinateur-trice évènementiel-le terrain

Date limite de candidature

01/03/2026

Nature du contrat

CDD d'1 an

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Domaine / Métier

Communication - Chargée / Chargé de production évènementielle

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Coordinateur-trice évènementiel-le terrain

Descriptif de l'employeur

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.
La Sorbonne Nouvelle en chiffres :

➢ é (dont un tiers d'é internationaux)
➢ 710 et 900 chargé.es de cours
➢ 620 personnels administratif-ves et de bibliothèques
➢ 83 parcours en Licence et 69 parcours-type en Master
➢ 5 écoles doctorales
➢ 29 unités de recherche
➢ Un réseau de 400 établissements d'enseignement supérieur dans près de 30 pays

Pour en savoir plus : www.sorbonne-

Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.

Descriptif du service

L'activité s'exerce au sein de la Direction de l'Immobilier de la Logistique et de l'Evénementiel (DILE) de l'Université Sorbonne Nouvelle, placée sous l'autorité directe du Directeur général des services.

La DILE est composée de deux blocs principaux : l'un axé sur l'immobilier ; l'autre sur la logistique et l'évènementiel, s'appuyant chacun sur des services et des pôles par domaine d'activité, avec l'appui d'une cellule administrative et financière.

La DILE compte 39 agents et dispose en 2025 d'un budget de 5,5M€ de fonctionnement et 1,2M€ d'investissements pour un parc immobilier de m².

Description du poste

Rattaché au service de la DILE (Direction Immobilière, Logistique et Evénementiel), le Pôle Evènementiel est chargé du développement et de la gestion des projets événementiels.

Les missions s'articulent autour de deux axes :
- l'organisation d'événements à destination de partenaires externes ;
- l'accompagnement des événements internes portés par la présidence, les UFR, ou les services administratifs.

Nous recherchons un-une coordinateur-trice événementiel-le terrain pour épauler le service sur l'ensemble des opérations logistiques et techniques liées à ces événements.

Les activités principales du-de la coordinateur-trice évènementiel-le terrain consistent à :

En amont des événements

• Participer aux visites de repérage avec les clients ;

• Animer ou participer aux réunions de préparation avec les équipes internes ;

• Réaliser des états des lieux d'entrée ;

• Coordonner la mise en place des espaces (mobilier, technique, signalétique…) ;

• Vérifier les implantations selon les consignes de sécurité ERP ;

• Réceptionner et vérifier les livraisons et les retours de matériel ;

• Veiller aux bonnes conditions d'accueil : propreté, chauffage/climatisation, sécurité ;

• Encadrer les équipes terrain (prestataires ou agents internes).

Pendant les événements

• Être garant du bon déroulement opérationnel de l'événement ;

• Assurer l'interface avec les clients sur site (adaptation de la mise en place, besoins de dernière minute, interface régie, ménage, technique…) ;

• Gérer les branchements audiovisuels de base (micro, vidéoprojecteur, diffusion de slides, captation simple…) ;

• Briefer et suivre les équipes terrain en fonction des plannings.

Après les événements

•Superviser la remise en état des espaces (nettoyage, rangement, désinstallation) ;

• Réaliser des états des lieux de sortie.

Le-la coordinateur-trice évènementiel-le terrain devra également :

• Gérer l'inventaire du matériel événementiel et son déploiement ;

• Participer à l'amélioration continue des process événementiels ;

• Etre un appui ponctuel à la communication logistique des événements internes.

Conditions particulières d'exercice

Poste : Création
Statut : Contractuel-le uniquement
Filière : ITRF
Catégorie d'emploi et corps : TECH - catégorie B
Emploi-type REFERENS III : BAP G - G4B48 – Technicien-ne logisitique Localisation du poste : Université Sorbonne Nouvelle – Campus Nation – 8 avenue de Saint-Mandé 75012 PARIS
Quotité : 100%
Date de prise de fonction : Dès que possible

Particularités : Horaires étendus et déplacements fréquents sur les sites du Quartier Latin à prévoir

Descriptif du profil recherché

Connaissances :

• Outils de gestion administrative et de planification événementielle (excellente maîtrise) ;

• Réglementations en matière de sécurité et d'accessibilité des Établissements Recevant du Public (connaissance générale) ;

• Maîtrise des outils numériques courants messagerie, suite Office, outils collaboratifs.

Compétences opérationnelles :

• Savoir planifier et respecter des délais (expert) ;

• Gérer les relations avec des interlocuteurs (maîtrise).

Compétences comportementales :

• Rigueur et organisation : aptitude à gérer simultanément plusieurs projets et à respecter des échéances serrées ;

• Réactivité et adaptabilité : capacité à anticiper les imprévus et à s'adapter rapidement aux situations changeantes ;

• Sens du service et excellent relationnel : aisance dans la communication et la collaboration avec une grande diversité d'interlocuteurs ;

• Autonomie et polyvalence : capacité à travailler de manière indépendante et à gérer des missions variées ;

• Discrétion et fiabilité : maîtrise de la confidentialité et respect des engagements.

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :

• Baccalauréat ;

• Domaine de formation souhaité : évènementiel, communication, tourisme, marketing ;

• Expérience en coordination logistique ou événementielle appréciée, mais pas obligatoire si bon sens de l'organisation et le goût du terrain ;

• Permis B apprécié (non obligatoire).

Temps plein

Oui

Rémunération contractuels (en € brut/an)

Selon grille catégorie B

Informations complémentaires
Informations complémentaires

Des cycles de travail hebdomadaires au choix :
o 35h hebdomadaire avec 46 jours de congés
o 38h55 hebdomadaire avec 47 jours de congés + 7 jours de RTT

Un aménagement du temps de travail modulable :
o sur 5 jours
o sur 4,5 jours
o en mode alterné (semaine de 5 jours et semaine de 4 jours)

Du télétravail conventionné : selon les nécessités de service

Le forfait mobilités durables

Des professionnels à votre disposition en matière d'accompagnement professionnel : service développement des compétences, médecine de prévention, assistante sociale, correspondant handicap, …

Télétravail possible

Oui

Management

Non

Localisation du poste

Europe, France, Île-de-France, Paris (75)

Géolocalisation du poste

8 Av. de Saint-Mandé 75012 Paris

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Université Sorbonne Nouvelle - Campus Nation

Critères candidat
Niveau d'études / Diplôme

Niveau 4 Baccalauréat

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Date de vacance de l'emploi

01/03/2026

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)

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